Archiv für das Jahr:

So empfangen Sie Ihre Besucher heute

Das Portfolio an Business Solutions und Modulen bei ELO wächst stetig an. Seit einiger Zeit findet sich dort auch die Business Solution ELO Visitor, die ein professionelles, schnelles und kundenfreundliches digitales Besuchermanagement verspricht. Doch was genau bietet die Visitor-Lösung – und kann sie mit ihren erfolgreichen Geschwistern Invoice und Contract mithalten?

In der Theorie trifft die Business Solution Visitor genau das Anforderungsprofil eines digitalen Besuchermanagements. Sie befähigt die Mitarbeiter dazu, digital Besucher, Gruppen oder Firmen innerhalb von ELO voranzumelden und durch den Prozess hinweg zu begleiten. Der Empfang kann anschließend die vorangemeldeten Besucher beim Eintreffen einchecken und bei der Abreise wieder abmelden. Nicht vorangemeldeter Besuch kann bequem über die Funktion der Direktanmeldung verwaltet werden. In gewohnter Solution-Manier wird ein Dashboard zur übersichtlichen Darstellung der Besucher und deren Status im Unternehmen zur Verfügung gestellt. Natürlich legt ELO dabei alle Besucher als Element im Archiv an und gewährleistet die gewohnten Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagementsystems.

Um einem modernen Besuchermanagement gerecht zu werden, bietet die ELO Visitor-Lösung neben den klassischen Anforderungen auch einige weitere konfigurierbare Features:

• Willkommensbildschirm zur Begrüßung der Gäste
• Erstellen von Besucherlisten
• Erstellen eines Besucherausweises
• Self-Check-In / Out via Barcode / QR-Code
• Vorlage eines digitalen Dokuments auf einem Endgerät zur digitalen Unterschrift
• Import von Besucherlisten

(Bildquelle: ELO Partner Portal)

Das Gesamtpaket sieht somit auf den ersten Blick sehr vielversprechend aus und deckt einen großen Teil der Anforderungen des Besuchermanagements ab. Dabei sind die Funktionen, wie in anderen ELO Business Solutions auch, standardisiert und konfigurierbar, um auf die individuellen Anforderungen eines jeden Unternehmens angepasst werden zu können.

So weit, so gut. Um das eigene Besuchermanagement zu digitalisieren und zu modernisieren, haben wir uns als langjähriger ELO Partner dazu entschieden, die Solution unternehmensintern einzusetzen und zu testen, um unsere Kunden kompetent zum digitalem Besuchermanagement aus dem Hause ELO beraten zu können.

Schlummerndes Potential

Im Grundgerüst bietet die Business Solution ELO Visitor eine solide Lösung zur Digitalisierung des Besuchermanagements. Obwohl es in der aktuellen Version (1.05.0000) an mehreren Stellen noch Handlungsbedarf gibt, sprechen wir hier von kleineren Bugfixes, die leicht behoben werden können: Als Beispiel vererben Gruppen ihr Termindatum nicht an ihre Mitglieder, die somit nicht in der Besucherliste erfasst werden, oder der Welcome Screen fügt bei der Anmeldung einer Gruppe eine leere Seite hinzu. Vor allem für Unternehmen, in denen ELO bereits von der Mehrheit der Mitarbeiter genutzt wird, empfiehlt sich die Lösung als sinnvolle Ergänzung.

Positiv anzumerken ist, dass ELO für die Funktion der Voranmeldung keine kostenpflichtigen ELO-Lizenzen fordert und die Funktion dementsprechend von jedem Mitarbeiter genutzt werden kann. So entstehen keine zusätzlichen Kosten für Mitarbeiter, die ELO lediglich zur Voranmeldung von Besuchern nutzen.

Bisher vermissen wir eine Integrationsmöglichkeit in gängige Softwareprodukte, die auf ganzer Unternehmensebene Anwendung finden wie etwa Microsoft Outlook oder Microsoft Teams. Denn ohne diese müssen Termine zusätzlich zur Voranmeldung in ELO noch manuell in den Kalender eingetragen werden. Eine Integrationsmöglichkeit würde einem Terminmanagement mit zwei Programmen entgegenwirken. Somit könnte ohne Mehraufwand eine Voranmeldung automatisiert in den Microsoft-Kalender synchronisiert oder per Knopfdruck eine Mitteilung an einen in ELO hinterlegten Verantwortlichen per E-Mail oder Direct Message versendet werden.

Einen größeren Optimierungsbedarf sehen wir im Willkommensbildschirm, der im Standard und in der Konfiguration noch deutlich Luft nach oben bietet. So sind dort beispielsweise keine Termindaten aufzufinden und Gruppen werden nicht als einzelnes Element angezeigt, sondern in ihre Mitglieder aufgespalten. Demnach wirkt das Feature schnell unübersichtlich noch nicht völlig zufriedenstellend.

Während der Konfiguration haben wir die Möglichkeit einer Verlagerung der Direktanmeldung zum Besucher hin vermisst. In der aktuellen Konzeption der Solution ist es nicht vorgesehen, dass ein Besucher eigenständig seine Kontaktdaten erfassen kann. Diese müssen immer von einem Mitarbeiter in ELO manuell erfasst werden. Da aber bereits mit dem „Signature Device“ und der damit verbundenen Funktion „Vorlage eines Dokuments zur digitalen Unterschrift“ eine Interaktion zwischen der Lösung und dem Besucher existiert, läge der nächste Schritt darin, das Interaktionspotential zu erweitern und den Anmeldeprozesses auf den Besucher zu übertragen.

Nice-to-have wäre zudem die Option, Besucherlisten nicht nur tagesaktuell mit den eingecheckten Besuchern ausstellen zu können, sondern auch datumsspezifisch und statusspezifisch. Auf diese Weise könnte relativ einfach eine Übersicht darüber gegeben werden, welche Besucher an einem zukünftigen Datum erwartet werden; auch rückwirkend könnte eine Liste erstellt werden, welche Besucher sich im Unternehmen befunden haben. In Reflektion zur aktuellen weltweiten Lage – gerade in Zeiten einer Pandemie – eine durchaus wünschenswerte Option.

Um mit den großen Geschwistern mithalten zu können, fehlt der Business Solution Visitor noch der Feinschliff. Das Potenzial zu einer ähnlich ausgereiften Solution zu avancieren ist definitiv vorhanden und wir sind zuversichtlich, dass ELO die Qualität der Solution in kommenden Updates stetig verbessern wird. Ein solides Fundament für das Besuchermanagement besteht bereits und die Business Solution ELO Visitor kann bereits als Gewinn für Unternehmen bewertet werden; vor allem dann, wenn bereits mit ELO gearbeitet wird und die internen Prozesse nah am Standard der Solution sind.

MS Teams: Die moderne Art der Kommunikation

Microsoft Teams wird in immer mehr Firmen zur zentralen Kommunikationsplattform für Echtzeitkommunikation. Von Hause aus bringt es die gesamte Palette an notwendigen Werkzeugen mit: Chat, Konferenzen und Telefonie. Man gewöhnt sich schnell an den Chat auf dem Smartphone, den Komfort von Screensharing und freie Hände beim Telefonieren.

Solange sich alles in der geschlossenen Teamswelt abspielt, funktioniert das super. Ein elementarer Bestandteil von Echtzeitkommunikation ist aber die gute alte Festnetztelefonie. Nicht selten kommt es vor, dass Menschen in einer Telefonkonferenz abgelenkt sind, weil ihr „Telefon“ klingelt.

Die Integration von Microsoft Teams

Ich benutze die Anführungsstriche für Festnetz-„Telefonie“ hier ganz bewusst, denn: Was ist der Unterschied zwischen einem internen Telefonat mit einem Kollegen und einem Kunden, der mich anruft? In meinem Berufsalltag gibt es diesen Unterschied nicht. Beides ist eine Fernsprechverbindung.

Bei uns ist die Telefonie in Microsoft Teams integriert. Unsere Telefonanrufe werden in einem Rechenzentrum angenommen und von dort aus an Teams weitergeleitet. MS Teams wiederum prüft, auf welchen Geräten ein User angemeldet ist und dort klingelt es schließlich: PC, Smartphone, Tablet oder auch ein „richtiges“ Telefon. Der User kann im Zweifel nicht mal erkennen, ob jemand über das Festnetz oder via Teams anruft. Wenn in Outlook die Telefonnummer des Kontakts gepflegt ist, steht in Teams nur der Name des Anrufers.

Der große Vorteil: Microsoft Teams hält jegliche Ablenkung von mir fern: Anrufe oder auch Chatnachrichten während einer Konferenz? Sehe ich später. Ich habe einen wichtigen Termin in Outlook eingetragen? Keine Störung durch Teams. Aufmerksamkeit und Konzentration sind knappe Güter in unserer digitalen Wissensgesellschaft. Teams kann hier helfen, diese zu halten.

3 Anwendungsfälle für optimale Teams-Telefonie

Eine weitere Stärke ist technischer Natur. Um mit Teams zu telefonieren benötigt das Endgerät nur eine Internet- und keine Telefonverbindung. Diese Konvergenz führt zu drei Anwendungsfällen, in denen Teams-Telefonie eine echte Lösung ist:

1. Remote Worker: Für Menschen, die nicht oder nur wenig im Büro arbeiten, ist das Telefonieren über Teams ideal – egal ob im Homeoffice, nach einem Kundentermin, im Vertrieb oder der Geschäftsführung.
2. Kleine Standorte: Eine Telefonanlage zu betreiben ist immer Aufwand und verursacht Kosten. Gerade, wenn die Haus-IT weit weg ist. Mit Teams lassen sich diese Anlagen vollständig ersetzen.
3. Neue Mitarbeiter: Warum nicht neue Mitarbeiter direkt mit einem Headset ausstatten? Dies spart Verkabelungsaufwand und gegebenenfalls sogar Kosten für ein neues Telefon.

Das Beste an den drei genannten Anwendungsfällen: Sie können die Integration ergänzend einsetzen. Um mit Teams telefonieren zu können, müssen Sie nicht von heute auf morgen die Telefonanlage „wegschmeißen“.

Mit Einführung der BI-Anwendung oktant erlangen mittelständische Kanzleien und Unternehmen nun ganzjährig aktuelle Angaben, die die digitale Abschlussprüfung und -analyse präzisieren und optimieren. Continuous Auditing hebt zum einen die Datenqualität und erleichtert zum anderen den Geschäftsalltag von Wirtschaftsprüfern auf gleich mehrere Weisen:

Während bislang eine rein stichtagsbezogene Betrachtung des Jahresabschlusses üblich war, überblicken Wirtschaftsprüfer fortan die gesamte Unternehmensentwicklung lückenlos und ungeachtet des eingesetzten IT-Systems oder des verwendeten Gerätes. Die IT-Lösung übernimmt, verknüpft und vereinheitlicht komfortabel und schnell sämtliche Daten, die für eine erfolgreiche Abschlussprüfung relevant sind.

In Zusammenarbeit mit dem Prüfungs- und Beratungsunternehmen dhpg ist mit oktant eine Software entstanden, die bei Erwerb bereits mit 40 standardisierten Prüfungshandlungen für das Continuous Auditing aufwartet und über 30 Analysekennzahlen sowie vielseitige Reports für die erfolgreiche Unternehmessteuerung beinhaltet. Der gezielte Einsatz von Business Intelligence ermöglicht Wirtschaftsprüfern und Unternehmen eine kontinuierliche, transparente und automatisierte Jahresabschlussprüfung bzw. Abschlussanalyse. Interessierte der BI-Anwendung können jederzeit einen Demo-Termin anfragen.

Jahresrückblick: Das war 2020

Welche Worte beschreiben das Jahr 2020 für dich am treffendsten?

Andreas Lau: Es gibt viele Begriffe, die 2020 gut beschreiben würden und einige davon wären verständlicherweise negativ behaftet; aber das laufende Jahr hat auch zu interessanten Veränderungen geführt, weshalb eine treffende Begrifflichkeit für mich Microsoft Teams ist. Corona-bedingt ist die Nutzeranzahl der Kommunikationsplattform immens angestiegen und wächst weiterhin, weil das Bedürfnis nach dem persönlichen Dialog – und sei er auch virtuell – natürlich anhält. So bewirkt Covid-19 den beschleunigten Einzug weiterer digitaler Kommunikationsmittel in die privaten Haushalte und Unternehmen.

Ein anderes Wort, das 2020 auf den Punkt bringt, ist meiner Ansicht nach der Kompromiss. Wir mussten und müssen dieses Jahr auf Vieles verzichten und Gewohnheiten durchbrechen und ablegen. Dadurch haben sich aber auch die ein oder anderen neuen Denkanstöße und Chancen ergeben, etwa wie bei der Nutzung von MS Teams: Face-2-Face-Kommunikation im Besprechungsraum ist nicht mehr ohne Weiteres möglich, daher greift man auf die Online-Variante zurück, um sich im Videocall auszutauschen.

Ähnlich verhält es sich mit unserer Weihnachtsfeier. Da diese aus bekannten Gründen nicht stattfinden kann, haben wir einen digitalen Adventskalender bereitgestellt, der neben Überraschungen auch verschiedene Aufgaben zur Teambindung enthält. Natürlich würden wir uns freuen, mit allen Kollegen persönlich feiern zu können. Auf diese Weise hält sich der Verzicht jedoch in Grenzen und wir bleiben immerhin im Teamkontext im Austausch. Vieles ist immer noch möglich, man muss nur aufgeschlossen in der Lösungsfindung sein und sich den Gegebenheiten anpassen.

Apropos anpassen: Die unternehmerischen Konsequenzen der Covid-19-Pandemie wurden häufig als Treiber einer überfälligen flächendeckenden Digitalisierung bezeichnet, wenn es um Homeoffice und mobile Arbeit geht. Stimmst du dem zu?

Andreas Lau: Deutschland allgemein ist unterschiedlichen Studien zufolge nicht gerade für seine Vorreiterrolle in Sachen Digitalisierung berühmt. Aber dennoch kann man sagen, dass die Entwicklung in Richtung Cloudcomputing und moderner Arbeitstechnologien sich schon in den letzten Jahren bemerkbar gemacht hat und nicht erst jetzt. Die Dringlichkeit der Umstellung hat sie jedoch vielerorts beschleunigt: Während neben den Großunternehmen auch bereits zahlreiche größere Mittelständler die Flexibilität von Cloudservices schätzen, ziehen nun auch die kleineren Unternehmen nach, die ohne die Pandemie-Unterbrechung wahrscheinlich noch einige Zeit länger gebraucht hätten.

Arbeitswelt und Arbeitsweisen befinden sich gerade stark im Wandel. Inwiefern haben sich die Anforderungen bei den Kundenanfragen verändert?

Andreas Lau: Wie vorhin schon angemerkt haben sich insbesondere die Kommunikationswege geändert, um nicht zu sagen angepasst. So haben zuletzt gerade Plattformen, Systeme und Tools an Interesse gewonnen, die die Online-Kommunikation in jeglicher Weise unterstützen beziehungsweise den uneingeschränkten Datenzugriff: Sei es mit Videocalls und Features für die Teamorganisation oder die Ablösung papiergebundener Prozesse durch ein Dokumentenmanagementsystem wie ELO.  

Schwierig wird es immer dann, wenn Unternehmen mit digitalen Tools arbeiten möchten, führende Prozesse jedoch nicht digitalisiert sind. Auch bei der Einführung neuer Systeme erfolgt die Vermittlung von Schulungsinhalten jetzt digital, etwa mit einer Lernmanagementlösung wie LMS365. Damit tritt diese anstelle der bisher vorherrschenden Präsenzschulungen.

Die Anforderungen haben sich also verschoben. Wie sieht es denn bei den damit zusammenhängenden Herausforderungen aus? Wird der plötzliche „Digitalisierungsdruck“ hier deutlich?

Andreas Lau: Meines Erachtens haben die vergangenen Monate die Unternehmen gleich vor eine doppelte Herausforderung gestellt: Zum einen macht die jüngste Zeit ein Umdenken bestehender Geschäftsmodelle erforderlich. Viele Konzepte können nicht länger aufrechterhalten werden und in den pandemischen Auswirkungen bestehen.
Zum anderen muss schnell eine Digitalisierungsstrategie entwickelt werden, welche die (neue) unternehmerische Ausrichtung adäquat unterstützt.

An dieser Stelle werden Unternehmen für gewöhnlich häufig mit den Schwächen ihrer bisherigen Infrastruktur konfrontiert und den sogenannten „gewachsener Strukturen“. Wurde hier in der Vergangenheit viel versäumt, ist der Handlungsdruck heute entsprechend hoch. Die Anforderungen machen in solchen Fällen deutlich, dass viel Nachholbedarf herrscht. Um überhaupt erst einmal auf den aktuellen Technologiestand zu gelangen, müssen alte Digitalisierungsoffenstände aufgearbeitet werden. Erst dann kann man sinnvoll für die Zukunft planen.

Hast du den Eindruck, dass die meisten Unternehmen sich bereits zielgerichtet nach spezifischen Technologien erkundigt und im Vorfeld damit beschäftigt haben? Oder waren sie in den letzten Monaten eher auf der Suche nach einer kurzfristigen technologischen Möglichkeit zur Arbeitsbefähigung der Mitarbeiter im Homeoffice?

Andreas Lau: Viele Unternehmen haben eher kurzfristig nach Notlösungen gesucht, um weiterhin Produktivität gewährleisten zu können und die Mitarbeiter auch im Homeoffice arbeitsfähig zu halten. Gibt es bislang noch keine ausreichenden technischen Voraussetzungen dafür, müssen diese erstmal geschaffen werden. Viele Anfragen beruhen daher auf Impulsen, welche „Digitalisierung jetzt“ rufen.

Nichtsdestotrotz arbeiten wir auch mit vielen Unternehmen zusammen, bei denen die Prozessdigitalisierung und verschiedene Migrationen problemlos ablaufen, weil sie mit der Zeit gegangen sind und sich in vielen Aspekten bereits angepasst haben.

Wer wie zuvor genannt kurzfristig nach Lösungen sucht, muss diese in der Regel später noch einmal prüfen und gegebenenfalls ersetzen. Wie nachhaltig ist daher deiner Einschätzung nach der aktuelle Digitalisierungsschwung?

Andreas Lau: Um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen ist eine langfristige Planung unter Berücksichtigung der eigenen Unternehmensziele grundlegend. Werden kurzerhand zur ad hoc-Mobilisierung Übergangs- und Insellösungen implementiert, birgt das – wie schon angedeutet – Risiken: Werden die Lösungen in ein paar Jahren noch in die Infrastruktur passen? Werden alle Sicherheitsaspekte mit einbezogen bei der schnellen Nutzung neuer Anwendungen et cetera?

Sein Unternehmen zu Mobilität und Flexibilität hin auszurichten ist der richtige Schritt, um langfristig am Markt bestehen zu können. Das sollte allerdings weniger in „Hauruck“-Aktionen geschehen, sondern in einer soliden Strategie.

Im Hinblick auf Cyber Security hat sich in Corona-Zeiten ebenfalls viel getan; Hacker nutzen gezielt die Schwachstellen der Unternehmen aus, welche ihre Mitarbeiter provisorisch ins Homeoffice geschickt haben. Hast du einen Tipp, wie man die Sicherheitsrisiken minimieren kann?

Andreas Lau: Auch hier sollte man die Vorkehrungen stets ganzheitlich betrachten. Wenn wirksame Schutzmaßnahmen, moderne Erkennungstechnologien und geschulte Mitarbeiter aufeinandertreffen, ist Ihr Unternehmen schon gut aufgestellt. Mittlerweile haben die meisten Unternehmen ein Bewusstsein dafür entwickelt, dass eine Firewall und ein Virenschutz nicht mehr ausreichen, um angesichts der Flut an Cyberangriffen ausreichend geschützt zu sein.

Inzwischen werden auch die Awareness-Schulungen, wie wir sie ebenfalls anbieten, gut angenommen und deren Relevanz erkannt. Vor Phishingmails und damit einhergehenden Fehlreaktionen von Mitarbeitern schützen die Systeme nämlich in der Regel nicht. Eine gute Basis, um bei Hackerattacken keinen oder nur einen geringen Schaden zu nehmen, schafft daher das Zusammenspiel verschiedener Faktoren. Prüfen Sie Aktualität und Umfang Ihrer IT-Security-Strategie, nutzen Sie intelligente Detektionsverfahren und bieten Sie regelmäßig Trainings an, in denen Sie aktuelle Risiken und ein möglichst sicheres Verhalten im Arbeitsalltag am PC etc. beleuchten.

Fazit: Dieses Jahr verlangt Unternehmen einiges ab: Kannst du ihnen einen Leitspruch mit auf den Weg geben, wie man technologisch gesehen einigermaßen sauber aus der Krise hervorgeht und zudem für ähnliche Zukunftsszenarien gewappnet ist?

Andreas Lau: Natürlich kann man nie wissen, was die Zukunft noch bringen mag. Aber wie in jedem Lebensbereich empfiehlt es sich auch hier, aufgeräumt, strukturiert und zukunftsorientiert zu agieren. Das bedeutet: Prüfen Sie Ihre Infrastruktur auf Sinnhaftigkeit und Effizienz. Meiden Sie wenn möglich Spontanlösungen und Lösungen, die zu customized sind. Wählen Sie eher standardisierte Lösungen, für die Schnittstellen bestehen und die zudem schneller erweitert oder konfiguriert werden können.

Von jeglichen gewachsenen Strukturen, die nicht mehr zeitgemäß und effizient sind, sollten Sie sich im nächsten Jahr mit gutem Vorsatz trennen und diese durch moderne Technologien ablösen, welche Ihrer IT-Struktur und Ihrem Unternehmenskonzept entsprechen. Nicht zuletzt sollte Sie bei jeglichen Anpassungen und Veränderungen darauf achten, Ihre Mitarbeiter stets frühzeitig an Bord zu holen, um ihnen die Sinnhaftigkeit neu eingeführter Technologien vorzuleben und nahezubringen.

Ende Mai war es so weit: ELO hat die diesjährige Version seines bewährten Dokumentenmanagementsystems veröffentlicht: Die ELO ECM Suite 20. Wer diese bereits kennt, mag sich über den Sprung von 12 auf 20 gewundert haben – ELO hat sich also wieder dazu entschieden, das aktuelle Jahr zur Versionierung zu verwenden.

Wenn jemand mit ELO-Erfahrung die Versionsänderungen verfolgt, wird schnell klar, dass sich an der Suite im Kern nicht viel ändert: Das System wird stabiler, die Software im Hintergrund aktualisiert. So weit, so gut. Dürfen Anwender darüber hinaus mit Anpassungen oder Erweiterungen rechnen?

Ich kaufe ELO – und weiter?

Das Szenario ist bekannt: Ein Unternehmen wächst stetig und die Aktenschränke werden voll und voller. Spätestens seit Covid-19 ist offensichtlich, dass diese Vorgehensweise sehr schnell problematisch werden kann, sobald die Büros nicht mehr konstant besetzt sind. Was tun also?

Digitalisieren lautet das Lösung, im Zuge dessen die physischen Dokumente durch elektronisch gespeicherte Dateien ersetzt werden. Da aber die Ordnerstruktur eines klassischen Betriebssystems nicht im Geringsten ausreicht, um hier eine klare und auch gesicherte Struktur bereitzustellen, hilft ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Als mehrjähriger ELO-Partner verwenden und vertreiben wir dabei die ELO ECM Suite (20).

Was zeichnet die ECM Suite nun im Vergleich zu anderen DMS aus? Die Antwort: ELO denkt weiter – und das mit Erfolg, denn es bleibt nicht bei der „simplen“ Dokumentenverwaltung; besonders dann nicht, wenn diese Dokumente weitere Verwendung haben. Mit den zugehörigen ELO Business Solutions liefert ELO als Hersteller verschiedene Möglichkeiten, um Geschäftsprozesse abzubilden, welche mit diesen Dokumenten in direkter Verbindung stehen.

Sind die Dokumente hinter den Geschäftsprozessen schon digitalisiert, stellt sich die Frage, ob die Geschäftsprozesse selbst nicht auch digitalisiert werden können. Rechnungen fallen schließlich immer an und müssen jedes Mal geprüft und schrittweise freigegeben werden.

Oder: Mit jedem neuen Mitarbeiter wird wieder eine neue Personalakte benötigt:  Müssen diese überhaupt erst auf Papier erstellt werden, bevor sie digitalisiert werden können?

Für Abläufe wie diese hat ELO eigens spezifische Business Solutions (ELO BS) entwickelt. Weil das Angebot der Business Solutions inzwischen parallel zu den Anwender-Anforderungen gewachsen ist, bietet es sich hier an, eine Übersicht über die verschiedenen BS zu geben, welche die Unternehmensprozesse zielgerichtet unterstützen.

ELO Invoice: Das Konzept digitaler Rechnungsbearbeitung

Als die erste von ELO entwickelte Business Solution dient die Business Solution ELO Invoice der Digitalisierung und Vereinheitlichung der Rechnungsprozesse im Unternehmen. Gleichzeitig liefert sie der Finanzbuchhaltung auch die Möglichkeit, den Rechnungsfluss zu verfolgen. Dadurch können Fragen wie „Wo ist die Rechnung der Firma X denn gerade?“ durch die FiBu selbst beantwortet werden.

Dank ELO Invoice wird der Rechnungsprozess deutlich beschleunigt und transparenter. Eine Rechnung kann von der Poststelle digitalisiert und mit nur einem Klick in den Rechnungsworkflow eingespeist werden. Ab diesem Moment geschieht der klassische Prüfungsablauf – nur eben digital.

Dabei ermöglicht es ELO seinen Anwendern standardmäßig, die Rechnungen – ganz wie auf Papier – mit Klebezetteln und Notizen zu versehen, beispielsweise um Unklarheiten zu beseitigen. Wurde die Rechnung freigegeben, kann die Buchhaltung diese im nächsten Schritt im Rechnungswesen verbuchen und die Rechnung als „abgeschlossen“ betrachten.

An dieser Stelle enden die Workflows allerdings noch nicht: Ein Unternehmen, welches besonders viele Rechnungen bearbeiten muss, würde eine Menge Zeit bei der Klassifizierung der Rechnung verlieren. Hier bietet ELO mit dem DocXtractor ein mächtiges Hilfsmittel zur Bewältigung dieser Aufgabe an. Angebunden an Datenbanken mit Stammdaten liest der DocXtractor eine Rechnung und füllt automatisch die erkannten Felder aus. Dabei nimmt die Erkennungsrate des Programms stetig zu, da die enthaltene KI aus korrigierten Fehlern lernt.

Neben der BS ELO Invoice, die sich grundsätzlich an jedes ERP-System anbinden lässt, ist aus der Partnerschaft mit der DATEV eG das neue Belegmanagement ELO for DATEV entstanden.

ELO for DATEV: Rechnungswesen auf der Überholspur

Mit dieser DMS-Lösung greift ELO direkt auf die Stammdaten von DATEV zu und baut diese in die Prüfungsschritte ein. Die automatische Erkennung mithilfe des DocXtractors ist hier sogar im Standard enthalten; hier wird die Software auf Datev zugeschnitten, um eine optimale Einrichtung zu ermöglichen. Freigegebene Rechnungen werden automatisch an Datev Rechnungswesen übertragen und können dort verbucht werden, sodass die Anwender weniger Zeit und Arbeitsschritte aufwenden müssen.

HR-Personnel File: Schnelle und einfache Verwaltung aller Personalakten

Eine weitere der von ELO bereitgestellten Lösungen optimiert Ihr Personalmanagement. Als erste der beiden HR-Lösungen erlaubt die Business Solution HR Personnel File die Verwaltung der Personalakten in gesicherter Form. Hiermit können neue Personalakten angelegt und verwaltet, aber auch wichtige Prozesse begonnen werden wie zum Beispiel der Eintrittsprozess von neuen Mitarbeitern.

Anstelle von Mails und Telefonaten können nun wichtige Abläufe unmittelbar über Workflows gestartet werden: Auf diese Weise wird zum Beispiel die IT-Abteilung direkt über neue Mitarbeiter informiert und kann so die erforderliche Hardware sofort bestellen. Auch Termine in Bezug auf die Mitarbeiter können durch die elektronische Personalakte realisiert werden. Dadurch kann beispielsweise eine Erinnerung an die Personalabteilung geschickt werden, um auf den bevorstehenden Geburtstag eines Mitarbeiters hinzuweisen. Weiterhin besteht die Möglichkeit, eine gesammelte Ansicht dieser Termine in einem von ELO bereitgestellten Kalender von der Personalabteilung einzusehen.

Auch für die Mitarbeiter selbst bietet die Lösung Vorteile: Die digitale Verwaltung der Personalakte ermöglicht es auch den Mitarbeitern, ihre Personalakten über ELO-eigene Prozesse einzusehen. Dies erlaubt ebenfalls die Einsicht als Vorgesetzter, um sich etwa auf ein Mitarbeitergespräch vorzubereiten.

HR-Recruiting: Bewerbermanagement mit „Drag and Drop“

Die zweite HR-Lösung von ELO betrifft das Bewerbermanagement. Eng verzahnt mit der Business Solution HR Personnel File liefert HR Recruiting ein neues Konzept der Verwaltung und Erstellung von Stellenausschreibungen und deren Bewerbern.

So kann zum Beispiel der Abteilungsleiter direkt über eine zu besetzende Stelle berichten, was dann von der Personalabteilung mit wenigen Schritten in eine Stellenanzeige umgewandelt wird. Diese Stellenanzeige kann dann auf Wunsch auf verschiedenen Stellenportalen veröffentlicht werden, nicht zuletzt durch eine Partnerschaft von ELO mit der GoHiring GmbH.

ELO selbst liefert außerdem mit einem hauseigenen Bewerberportal die Möglichkeit, eine direkte Anbindung vom Bewerbermanagement an die eigene Website herzustellen. Bewerber, die ihre Unterlagen auf diese Weise einreichen, können so einfach in ELO verwaltet und auch kontaktiert werden. Ist die HR Personnel File zudem im Einsatz, so kann die Bewerberakte eines eingestellten Bewerbers sogleich in die Personalakte überführt werden.

Nutzen und Vorteile der Business Solutions

Nachdem nun im Vorfeld einige Business Solutions präsentiert wurden, stellt mancher sich jetzt vielleicht die folgende Frage: Warum eine solche Lösung benutzen und keine andere, möglicherweise sogar selbstprogrammierte?

Klarer Vorteil von ELO: die „Business Solutions Custom“. Diese erlauben, einen Großteil der von ELO bereitgestellten Funktionalitäten anzupassen – ohne großen Arbeitsaufwand.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass ELO als Hersteller der Business Solutions deutlich mehr Möglichkeiten hat als jeder Drittanbieter, die BS adäquat und ELO-passend weiterzuentwickeln.

Final zu erwähnen ist auch der Grundgedanke dieses Blogbeitrages: Bei sämtlichen Produkten von ELO wird durchlaufend für Kompatibilität mit allen Versionen gesorgt, die seit Release der BS erschienen sind und erscheinen werden. Somit ist bei einem Versionsupgrade – wie jetzt von Version 12 auf 20 – die weitere Verwendung der BS problemlos möglich.

Gibt es noch weitere Business Solutions?

Wie bereits aus den oberen drei Lösungen ersichtlich, stellt ELO mit diesen und anderen Lösungen verschiedene Möglichkeiten bereit, die Dokumentenverwaltung für jeden Anlass und Zweck zu optimieren. Alle Business Solutions finden Sie bei ELO.

Eine Tradition nennen wir unser jährliche Kindermalaktion, die wir mit dem Abenteuerlernen e.V. auch dieses Jahr durchführen wollten – nur wie? Corona lässt es leider nicht zu, dass wir in den Räumlichkeiten des Vereins zusammen mit den Kindern aus Flüchtlingsfamilien malen und die Weihnachtszeit einleiten.

Dieses Jahr ist alles anders. Die Kinder mussten allein, getrennt voneinander zu Hause malen und umso emotionaler wirken die Bilder auf uns, von denen zahlreiche den kindlichen Blick auf die aktuelle Coronalage widerspiegeln.

Viele Kinder kennen wir noch von den letzten Jahren und natürlich auch deren bewegende Schicksale, die von Trennung, Flucht, Krieg und Sehnsucht geprägt sind.

Als das Team vom Abenteuer Lernen e.V. uns erzählte, wie sehr sich die Kinder gefreut haben, dass wir trotz Corona unsere Malaktion machen, war die Freude riesig.

Bunt, fröhlich und mit viel Kreativität haben die Kinder ihre Gedanken zu Papier gebracht, sodass eine Galeriewand mit viel positiver Energie entstanden ist.

Wir hoffen, dass wir im kommenden Jahr wieder gemeinsam bei Lebkuchen und Kinderpunsch an den Kunstwerken arbeiten können.

Weil es so schöne Erinnerungen sind: Hier eine Auswahl an Bilder aus den letzten Jahren unserer Malaktion mit Flüchtlingskindern

Wie in den vergangenen Jahren unterstützt synalis den Abenteuer Lernen e.V. auch mit einer finanziellen Spende: Unterstützung – egal ob monetärer oder ehrenamtlicher Art – kann die Einrichtung immer gut gebrauchen. Und eins ist klar: In die Zukunft der Kinder zu investieren ist eine Investition in unserer aller Zukunft und somit immer lohnenswert, gerade in Zeiten wie diesen.

Das letzte Jahr brachte durch seine Corona-bedingten Auswirkungen eine Vielzahl neuer Herausforderungen für Unternehmen mit sich, die sich auch im neuen Jahr fortsetzen. Wie begegnen wir diesen am besten, beispielsweise beim Thema Onboarding?

Onboarding neuer Mitarbeiter

Wer neue Mitarbeiter einstellen und effizient anlernen will, stößt eventuell auf das Problem, dass sich die direkten Kollegen aus gesundheitlichen Gründen im Homeoffice befinden. Wie kann man dennoch eine sinnvolle und nachhaltige Einarbeitung sicherstellen?
„Auch wir stehen vor der Herausforderung, unsere Mitarbeiter bestmöglich einzuarbeiten, obwohl es zu Einschränkungen in der Anwesenheit kommt.

Mit regelmäßigen Check-Ins via Microsoft Teams, einem gemeinsamen Daily Meeting sowie einem aktuellen Info-Cockpit mit allen wichtigen Informationen schaffen wir eine solide Basis für eine multimediale Einarbeitung“, fasst Rieke Zervas, Head of Human Resources bei synalis, zusammen und rät weiterhin: „Ob von Angesicht zu Angesicht, im Rahmen eines Videocalls oder im Chat – konstanter Austausch und turnusmäßiges Feedback sind die Schlüsselwörter beim erfolgreichen Onboarding: Physische Präsenz ist hilfreich, wichtiger ist allerdings, dass die Ansprechpartner klar definiert und erreichbar sind.“

Mit welcher technischen Unterstützung Onboarding gelingt? Lesen Sie die Artikel zum Onboarding mit Microsoft Teams & LMS365 und zum Onboarding-Portal für Microsoft Teams!

#3 – FiBu-Buchungs-Blätter im Hintergrund auf Fehler überprüfen

Bisher war es in Business Central bereits über die Funktion „Buchungsvorschau“ möglich, eine geplante Buchung im Vorfeld auf eventuelle Fehler zu prüfen.

Mit der neuen Release Wave wurde diese Funktion für die Buchungs-Blätter und Zahlungs-Buchungs-Blätter noch einmal erweitert, sodass nun eine Fehlerüberprüfung im Hintergrund aktiviert werden kann.

Bei Aktivierung der Funktion wird nun automatisch während der Bearbeitung der Buchungs-Blätter die Buchung in der Infobox validiert. Bei auftretenden Problemen erfolgt sogleich ein Hinweis.

Die Hintergrundprüfung wertet sowohl einzelne Zeilen als auch das gesamte Buchblatt aus und gibt die Anzahl der Probleme inklusive Fehlerbeschreibung an. Die Liste der einzelnen Fehler können Sie sich anschließend in einer Übersicht anzeigen lassen.

Auch neu ist die Übersicht der Buchungs-Blattzeilen-Details in der Infobox. Dort finden Sie nützliche Informationen sowie den Zugriff auf Sachkonten, Debitoren oder Kreditoren und die Buchungseinrichtung.

Es ist das erste Mal, dass sich ein etablierter Hersteller wie die ELO Digital Office GmbH und ein großes Softwarehaus, die DATEV eG, im Bereich der Digitalisierung zusammengeschlossen haben (ELO for DATEV). Welche Vorteile bringt diese Kooperation für kleine und mittelständische Unternehmen mit sich? 

Daniel Schulte: Für Unternehmen, die sich mit der Einführung von DATEV-Produkten für die eigene Finanzbuchhaltung beschäftigen, bringt die Kooperation vor allem Orientierung am Markt, da hiermit auch die klare Empfehlung für die ELO ECM Suite als passendes DMS verbunden ist.  

ELO wird im Rahmen der Kooperation Lösungen bereitstellen, die speziell auf die DATEV-Programme zugeschnitten sind. Unternehmen haben hierbei den Vorteil, dass die Lösungen seitens DATEV geprüft werden und entsprechend konform sind. 

Viele Unternehmen befinden sich auf der Suche nach einem digitalen Rechnungsmanagement. Wie kann ich mir die Funktionsweise der Business Solution „ELO for DATEV“ vorstellen? 

Daniel Schulte: Die Business Solution ELO for DATEV umfasst die folgenden Prozessschritte:

• Erfassung von Papier- und E-Mail-Rechnungen 
• Automatische Vorklassifizierung durch den ELO DocXtractor 
• Klassifizierung durch die Finanzbuchhaltung 
• Sachliche Prüfung 
• Zahlungsfreigabe 
• Abschließende Prüfung und Export an DATEV als Buchungsvorschlag 

Anschließend erfolgt die Rechnungsverbuchung in DATEV. Die getätigte Zahlung wird automatisch am Rechnungsbeleg vermerkt, sodass berechtigte ELO-Anwender den aktuellen Status einsehen können. Die Lösung bietet darüber hinaus auch ein Dashboard, in dem ich auf einen Blick einsehen kann, in welchem Bearbeitungsschritt sich die Rechnungen befinden.  

Wie bei ELO üblich wird die Business Solution als Standard ausgeliefert; als ELO Partner haben wir aber umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten bis hin zu kundenspezifischen Anpassungen. 

DATEV setzt auf die Cloud, ELO bislang vermehrt auf die On-Premise-Anwendung. In welcher Variante steht mir die neue Business Solution „ELO for DATEV“ zur Verfügung? 

Daniel Schulte: Die Business Solution baut auf der modernen DATEV Connect-Schnittstelle auf. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, dass ELO und DATEV auf derselben IT-Infrastruktur bereitgestellt werden müssen. Dies kann sowohl das Rechenzentrum des Kunden sein als auch eine Cloud-Umgebung wie Microsoft Azure. Konkret wird DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen unterstützt. Nicht unterstützt werden DATEV-Systeme, die in der DATEV-Cloud betrieben werden.  

Welchen Mehrwert bietet mir ELO for DATEV gegenüber der bestehenden Business Solution „ELO Invoice“? 

Daniel Schulte: Ich zähle mal die wesentlichen Vorteile auf: 

• Die Lösung enthält bereits den ELO DocXtractor zur automatischen Dokumentenklassifizierung. 
• Alle Funktionen, Voreinstellungen und Formulare sind perfekt auf DATEV zugeschnitten. Der Aufwand zur Inbetriebnahme und Konfiguration ist dadurch wesentlich geringer. 
• Durch den enthaltenen Fremd-Connector können bei der Buchung in DATEV mit einem Klick die Belege in ELO geöffnet werden. 
• Es zeichnen sich bereits Funktionserweiterungen ab; wir freuen uns schon auf die Version 2.0. 

Da sprechen also einige Punkte für ELO für Datev: Ergibt es denn dann als Invoice-Kunde Sinn, auf ELO for DATEV zu wechseln? 

Daniel Schulte: Ein Unternehmen, das bereits die auf sich angepasst Business Solution Invoice einsetzt, ist damit auch weiterhin gut beraten. Über einen Wechsel auf die Business Solution ELO for DATEV kann man aber beispielsweise nachdenken, wenn man seine bestehende Invoice-Lösung mit dem ELO DocXtractor zur automatischen Dokumentenklassifizierung nachrüsten möchte. Hier kann ein Wechsel durchaus wirtschaftlich sein. 

Sind weitere Kooperation von ELO und DATEV geplant? 

Daniel Schulte: Nach unseren Informationen ist ELO for DATEV nur der Anfang der Kooperation. Wir gehen davon aus, dass es im Jahr 2021 Ankündigungen für weitere Produkte geben wird. 

Bereits zu Anfang der Coronakrise hat Microsoft vielen Unternehmen durch kostenlose Teams-Lizenzen unterstützt. Zusätzlich wurde eine responsive Power App entwickelt, die beim Krisenmanagement und vor allem bei der Kommunikation helfen soll sowie darüber hinaus bequem in MS Teams bereitgestellt werden kann. Diese steht ebenfalls kostenlos zur Verfügung.

Wobei hilft die Krisenmanagement-App?

Die Krisenmanagement-App befähigt Organisationen dazu, die interne Kommunikation (in Form von Unternehmensnews und Tipps oder Verhaltensregeln) mit der von Regierungsorganen / Weltnachrichten zu verbinden. Vor allem in der Coronakrise kann die App beispielsweise aktuelle Fallzahlen anzeigen.

Außerdem ermöglicht es die Power App, ein FAQ zu führen, nützliche Links zu teilen sowie Notfallkontakte zu hinterlegen. Zudem ist sie Basis für Anfragen zu weitergehenden Informationen.

Die Mitarbeiter können über die App angeben, an welchen Tagen sie von zu Hause aus arbeiten oder außer Haus sind. Dies hilft Ihnen bei der Belegungsplanung, um die nötigen Abstandsregeln und Hygienevorschriften einzuhalten. Sie können auch entscheiden, ob sie ihr Team benachrichtigen und eine Abwesenheitsnachricht einrichten möchten.

Wo finde ich die Power App?

Die Krisenmanagement-App können Sie in einem von Microsoft verifizierten Git-Repository herunterladen. Zur kompletten Bereitstellung gibt es unter anderem eine Anleitung in der Microsoft Dokumentation.

Neben der eigentlichen App ist ein Power Automate Flow, der die gesamte Datenstruktur für die Power App hinterlegt, im Download inbegriffen. Anschließend passt man nur noch die SharePoint-Verbindungen an und trifft bei Bedarf optionale Einstellungen. Dieses Vorhaben ist in der Microsoft Dokumentation genauer erklärt (Farbanpassungen in der Firmen-CI sind in den Erklärungen ausgenommen). Selbstverständlich unterstützen wir Sie gern bei der Bereitstellung und Weiterentwicklung.