Archiv für das Jahr:

Hilfs- und Geschäftsprozesse digitalisieren und das am liebsten gestern?

Die meisten Unternehmen kennen das. Doch um die Gesamtabläufe effizient und somit kostensparend abzubilden, müssen auch für kleine Prozesse oft viel Geld und Zeit investiert werden.

Was ist Microsoft Power Apps?

Power Apps vereinfacht die Digitalisierung von Prozessen. Vor allem kleinere Abläufe können innerhalb kürzester Zeit umgesetzt werden. Praktisch: Tiefe Programmierkenntnisse sind nicht nötig, um einfache Power Apps aufzubauen und den jeweiligen Kollegen bereitzustellen. Verfügen Sie bereits über Programmierkenntnisse, fällt Ihnen die Einarbeitung natürlich leichter und auch komplexere Szenarien lassen sich zügig umsetzen.

Power Apps stellt Ihnen eine Entwicklungsumgebung zur Verfügung, bei der das Frontend komfortabel per Drag and Drop zusammengestellt wird und die Backend-Funktionalitäten über Konnektoren und vorgefertigte Funktionen hinterlegen werden.

Die Apps sind nicht nur für iOS- und Android-Geräte verfügbar, sondern können auch problemlos über eine Webapp im Browser beziehungsweise in SharePoint Online eingebettet oder über Microsoft Teams aufgerufen werden.

HR-Services gibt es bei synalis in einer App

Bei synalis haben wir nicht nur für Kunden Power Apps entwickelt, sondern nutzen den Service auch umfangreich für uns selbst.

Unsere synalis-eHR-App bietet HR-Services für die Mitarbeiter an. In der App können wir unser Urlaubskonto, unser Arbeitszeitkonto und unsere Stammdaten einsehen sowie direkt eine Krankmeldung versenden.

Die App bezieht ihre Daten aus der Datenbank des ERP-Systems (Microsoft Dynamics NAV), welche durch ein Datagateway und den SQL-Konnektor von Power Apps angesprochen wird.

Hier werden Daten zum Mitarbeiter, zum Urlaubs- und zum Arbeitszeitkonto aus Views abgerufen. Diese wurden erstellt, um eine hohe Performance der App sicherzustellen und nur aktuell benötigte Daten anzufordern.

So haben die Mitarbeiter auch mobil die Möglichkeit, ihre persönlichen Daten abzurufen und in einer Übersicht einzusehen. Gleiches gilt für Manager in Bezug auf das Ihnen zugeordnete Team beziehungsweise für die Geschäftsführung und den Personalbereich hinsichtlich aller Mitarbeiter.

Digitale und automatisierte Krankmeldungen – wie geht das?

Der Krankmeldungsprozess war bei synalis bis zur Automatisierung zwar klar geregelt, jedoch mussten oftmals mehrere Schritte durchgeführt und eine ganze Reihe an Kollegen informiert werden.

Nun ist der Prozess noch einmal klarer strukturiert und die Mitarbeiter können die synalis-eHR-App direkt auf ihrem Smartphone abrufen. Es reicht aus, die Krankmeldung über die zentrale App abzusetzen – die bisher zusätzlich benötigten Schritte wie der Versand von Informations-E-Mails an alle relevanten Personen und die Erstellung eines Kalendereintrags entfallen. Im nächsten Release wird dann auch die Abwesenheitsnotiz mit den richtigen Abwesenheitszeiten automatisch gesetzt.

Die Daten für die Krankmeldung werden in einer sogenannten Form in der Power App eingepflegt; die Standardwerte (eingeloggter Mitarbeiter, Start- und Enddatum) sind bereits vorbelegt.

Der Mitarbeiter muss also gegebenenfalls nur das Enddatum anpassen, den Grund für sein Fehlen (eigene Krankheit oder Krankheit des zu betreuenden Kindes) auswählen und den Vertreter eintragen.

Außerdem kann ausgewählt werden, ob das gesamte Team benachrichtigt werden soll und ob man ein ärztliches Attest einreichen möchte. Wenn die Dauer der Krankmeldung mehr als zwei Tage beträgt ist die Einreichung eines Attests ohnehin verpflichtend.

Dieses kann problemlos fotografiert und mit der Krankmeldung erfasst werden. Sollte der Mitarbeiter noch kein ärztliches Attest haben, kann er dieses auch später an die Personalabteilung senden und den Schritt in der synalis eHR-App überspringen.

Nach dem Klick auf den „Krank melden“-Button, wird ein Power Automate Flow ausgelöst.

Dieser verschickt E-Mails an die Personalabteilung, die Geschäftsführung, die Büroorganisation, den Bereichsleiter und den Vertreter. Angehängte Atteste werden nur an die Personalabteilung verschickt und gemäß der vorherigen Auswahl wird das Team per Microsoft Teams oder per Outlook benachrichtigt.

Außerdem wird der Zeitraum des Fehlens samt Hinweis auf den Vertreter im Kalender des Mitarbeiters eingetragen. Für den Prozess in Power Automate werden die Konnektoren für Power Apps, Outlook, Teams und SharePoint benötigt.

Des Weiteren haben wir einen Service-Account erstellt, der den E-Mail-Versand und die Teams-Posts übernimmt.

Anregungen für weitere Power Apps

Sie möchten Ihre Prozesse auch gerne mit Power Apps digitalisieren und vereinfachen? Wir können Ihnen helfen – und haben auch gleich noch ein paar Anregungen für Sie:

• Sie möchten Ihren Krankmeldungs- oder Urlaubsantragsprozess digitalisieren?
• Sie möchten den Prozess der Bestell- / Bedarfsanforderungen (BANF) vereinfachen?
• Sie benötigen einen Kalkulator, um die Rentabilität von Kunden oder interne Kosten zu berechnen?
• Sie sind LMS365-Kunde und möchten den Kursanlageprozess verschlanken?
• Oder Sie möchten Lücken in der Prozessunterstützung anderer Systeme schließen?

All das haben wir im Angebot. Wenn Sie lieber selbst etwas über Power Apps lernen möchten, um diese intern entwickeln zu lassen, stehen wir Ihnen gerne mit einem umfangreichen Hands On-Trainingsangebot zur Seite. Melden Sie sich gerne bei uns.

Neuerungen ab Oktober  

Im Oktober ist es soweit: Microsoft veröffentlicht in seinem zweiten Release 2020 neue Funktionen und Verbesserungen für Dynamics 365 und Power Plattform. Darunter fällt auch Dynamics 365 Business Central.  Im Fokus des Releases steht die Aufwertung von Service, Leistung und Systemsicherheit. Umgesetzt wurden zudem die Anwender-Anforderungen zur Produktivitätssteigerung und auch die Integration in Power Plattform sowie Microsoft 365 – hier insbesondere MS Teams – wurde weiterentwickelt. 

Highlights der neuen Release Wave 2 2020  

Optimierung des Modern Client  

Für mehr Leistung und Produktivität reagieren Seiten und Infoboxen nun schneller, Rollencenter öffnen sich rascher. Auf verbreiteten Anwenderwunsch hin hat Microsoft auch die Benutzerfreundlichkeit erhöht: Die Überarbeitung von Seiten- und Dialog-Design ermöglicht eine schnellere und intuitivere Navigation. Außerdem können Sie von den mobilen Apps fortan auf mehrere Produktiv- und Sandbox-Instanzen zugreifen.  

Verbesserte Integration  

Microsoft realisiert konstant die nahtlose Integration von Business Central in andere Produkte und Lösungen: So ist es heute schon möglich, über den Outlook-Client in Business Central zu arbeiten. Auch eine automatisierte Verbindung zwischen Dynamics 365 Sales, Dataflex Pro (ehem. CDS – Common Data Service) und Business Central kann eingerichtet werden für eine einfache Datensynchronisation. In Zukunft ist es sogar angedacht, nur noch eine Datenbasis für alle Produkte und Lösungen in Dataflex Pro zu schaffen, um so maximale Flexibilität zu erreichen.  

Dream-Team: Teams & Business Central  

Auch für Microsoft Teams soll bis Ende des Jahres eine Integration bereitstehen, welche die direkte Arbeit aus Teams in Business Central ermöglicht, ohne erst den Browser wechseln zu müssen. Wir können also gespannt sein, welche Neuerungen auch nach dem großen Update im Oktober noch auf uns warten.  Bei Fragen zu den Neuerungen, Funktionen und Unterstützung bei der Integration sind wir jederzeit gerne für Sie da!  

P.S.: Sie nutzen derzeit Business Central On-Premise und möchten den Einstieg in die Cloud wagen? Aktuell bietet Microsoft besondere Vorteile für den Umstieg in die Cloud. Sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gern!  

Diese Neuerungen erwarten Sie: Es ist wieder soweit, die nächste Release Wave von Microsoft steht bevor.

Die „Release Wave 2“ 2020 bringt einige Neuerungen für die Dynamics 365 Cloud-Lösungen mit sich. Damit Sie auf diese gut vorbereitet sind, informieren wir Sie heute mit einer Zusammenfassung der wichtigsten Fakten. Das „Release Wave 2 – Update“ wird sukzessive über den Zeitraum Oktober 2020 – März 2021 bereitgestellt. Mit einem Großteil der Funktionen kann man jedoch schon im ersten Monat, dem Oktober, rechnen. Kernthemen der Neuerungen sind:

PowerPlatform / Dynamics 365

• Neue, verbesserte globale Suche
• Power BI -Reports und -Dashboards auch als Systemdashboard verfügbar

Dynamics Sales

• Neue mobile Umgebung
• Vereinfachte Funktionen zur Erkennung und Zusammenführung von Duplikaten

Dynamics Marketing

• Zahlreiche Verbesserungen an dem Kundenkontaktverlauf-Designer (Customer Journey)
• Erweiterung der Social-Media Funktionen
• Einfachere Datenverarbeitung aus Formularübermittlungen
• Direkte Integration von Microsoft Teams für Webcasts und Meetings

Eine ausführliche Dokumentation der Release Wave finden Sie hier.

PowerPlatform / Dynamics 365

Neue, verbesserte globale Suche

Es wird eine neue Suchleiste in der Kopfzeile eingeführt. Bei Eingabe in dieser Leiste, werden automatische Vorschläge geliefert sowie eine Rechtschreibprüfung durchgeführt. Des Weiteren werden die Suchergebnisse ein verbessertes Ranking haben.

Aktiviert für: Endbenutzer durch Administratoren, Hersteller oder Analysten
Öffentliche Vorschau: –
Vorabzugriff: –
Allgemeine Verfügbarkeit: Oktober 2020

Alle Details finden Sie hier.

Power BI-Reports und Dashboards auch als System-Dashboards verfügbar

Bisher war es nur möglich Power BI Reports und Dashboard in persönliche Dashboards einzubinden. Mit dieser Release Wave wird dies auch für Systemdashboards möglich gemacht.

Aktiviert für: Endbenutzer durch Administratoren, Hersteller oder Analysten
Öffentliche Vorschau: August 2020
Vorabzugriff: –
Allgemeine Verfügbarkeit: November 2020

Alle Details finden Sie hier.

Dynamics Sales

Neue mobile Umgebung

Microsoft arbeitet an einer neuen Dynamics Sales App, welche den mobilen Zugriff auf das CRM deutlich erleichtern soll. Bisher ist nur die Vorschau terminiert, jedoch soll die App auch in dieser Release Wave allgemein verfügbar gemacht werden.

Alle Details finden Sie hier.

Vereinfachte Funktionen zur Erkennung und Zusammenführung von Duplikaten

Mit diesem Feature wird es Benutzern möglich sein, einfacher zu ermitteln, warum ein Datensatz als Duplikat gekennzeichnet wird. Über die Duplikats-Warnmeldung wird in Zukunft das direkte Zusammenführen bzw. Aktualisieren des bereits bestehenden Datensatzes (Firma, Kontakt oder Lead) möglich sein. Diese Verbesserung ersetzt das hybride Dialogfeld des alten Webclients durch ein vollständiges Dialogfeld in der einheitlichen Oberfläche.

Aktiviert für: Endbenutzer durch Administratoren, Hersteller oder Analysten
Öffentliche Vorschau: –
Vorabzugriff: –
Allgemeine Verfügbarkeit: Oktober 2020

Alle Details finden Sie hier.

Dynamics Marketing

Zahlreiche Verbesserungen an dem Kundenkontaktverlauf-Designer (Customer Journey)

Mit dieser Version wird der Kundenkontaktverlauf-Designer (bestehend aus Canvas und Toolbox) komplett neu gestaltet um deutlich einfacher anspruchsvolle und mehrstufige Kampagnen zu gestalten.

• Sie müssen nicht mehr zwischen dem Canvas und der Toolbox hin- und herwechseln, während Sie Elemente auf das Canvas ziehen. Jetzt können Sie den gesamten Kontaktverlauf direkt auf dem Canvas erstellen, indem Sie ein Kontaktverlaufsmenü an Ort und Stelle verwenden.
• Verbesserte visuelle Einblicke in den Kontaktverlauf.
• Vereinfachte zeitbasierte Kontaktverlaufaktionen. Die Schaltflächen„Warten auf“ und „Warten bis“ sind jetzt verfügbar.
• Empfänger, die eine bestimmte Bedingung nicht erfüllt haben (z.B. die keine E-Mail geöffnet und keinen Link ausgewählt haben) können nun einzeln für Folgeereignisse ausgewählt werden.

Aktiviert für: Endbenutzer durch Administratoren, Hersteller oder Analysten
Öffentliche Vorschau: –
Vorabzugriff: September 2020
Allgemeine Verfügbarkeit: Oktober 2020

Alle Details finde Sie hier.

Erweiterung der Social-Media Funktionen

Die Umgebung für die Erstellung von Beiträgen wurde intuitiver gestaltet und zeigt nun übersichtlich alle damit verbundenen sozialen Interaktionen an.

Aktiviert für: Endbenutzer durch Administratoren, Hersteller oder Analysten
Öffentliche Vorschau: –
Vorabzugriff: August 2020
Allgemeine Verfügbarkeit: Oktober 2020

Weite Details finden Sie hier.

Einfachere Datenverarbeitung aus Formularübermittlungen

Bisher mussten Formulare mit einem Lead oder Kontakt verbunden werden. Ab dieser Version können Formularübermittlungen gesammelt und unter anderen Entitäten gespeichert werden. Dadurch ist der Umgang mit, vom Kunden in Marketingformularen, eingegebenen Daten viel einfacher und flexibler. Aus den Formularübermittlungen können daraufhin per Automatismen andere Datensätze erstellt werden (Kontakte, Leads, etc.)

Aktiviert für: Endbenutzer durch Administratoren, Hersteller oder Analysten
Öffentliche Vorschau: –
Vorabzugriff: September 2020
Allgemeine Verfügbarkeit: Oktober 2020

Weitere Details finden Sie hier.

Direkte Integration von Microsoft Teams für Webinare und Meetings

Immer mehr Veranstaltungen werden in ein virtuelles Format umgewandelt. In Zukunft können Anmeldungen (inklusive Kommunikation und Auswertungen) für Webinare und interaktive Meetings, die in Teams abgehalten werden, direkt aus Dynamics 365 Marketing verwaltet werden. Dabei können die Teams-Webcasts direkt in Marketing-Veranstaltungen integriert werden.

Weitere Details finden Sie hier.

Aktiviert für: Endbenutzer durch Administratoren, Hersteller oder Analysten
Öffentliche Vorschau: August 2020
Vorabzugriff: –
Allgemeine Verfügbarkeit: Oktober 2020

So arbeitet synalis: Produktiv im Büro und daheim 

Nach gut sechsmonatigem Corona-bedingtem Homeoffice ist es an der Zeit, eine kurze Zwischenbilanz zu ziehen: Bestehen die anfänglichen Herausforderungen noch? Haben wir weitere Vorteile erkannt? Welche Auswirkungen hat die temporäre Nutzung dieses Arbeitsmodelles für die Zukunft? 

„Bereits vor Corona hatten unsere Mitarbeiter die Möglichkeit, auf Wunsch mobil von zuhause aus zu arbeiten. Das Konzept diente neben den flexiblen Arbeitszeiten und Arbeitszeitkonten vor allem dazu, die Work-Life-Balance unserer Mitarbeiter zu fördern. Unsere letzte Mitarbeiterbefragung hat gezeigt, dass anteilige Heimarbeit auch weiterhin auf der Wunschliste unserer Mitarbeiter steht.“ 

Rieke Zervas, Head of Human Resources & Internal Operations 

Telearbeit – laut Studie ein Gewinn für Unternehmen

Einer Sonderanalyse der Krankenkasse DAK zufolge empfindet sowohl der Großteil der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber die Option auf Homeoffice als Bereicherung. Das Stresserleben gehe laut Studie zurück, während Arbeitszufriedenheit und Produktivität gleichermaßen steigen. Der Zeitgewinn, etwa durch den wegfallenden Arbeitsweg, stehe laut DAK besonders weit oben auf der Liste der Vorteile.  

Die flexiblere Zeiteinteilung und Gestaltung des Arbeitstages trägt ebenso zur Mitarbeiterentlastung bei: Auch private Kleinigkeiten können zwischendurch erledigt werden, was das persönliche Stresslevel senkt und die Arbeitsmotivation umgekehrt anhebt. Wir können frisch kochen, uns im Garten die Beine vertreten, einfacher Arzttermine wahrnehmen und mittags Erledigungen vornehmen, die im klassisch-abendlichen Berufsverkehr auf der Straße und im Supermarktgang relativ viel Zeit und Nerven fressen. Es kommt also auf die kleinen Dinge an, genauer auf deren Summe, die uns die Freiheiten im Homeoffice schätzen lassen.  

Die Mischung macht’s  

An den Möglichkeiten mobiler Heimarbeit erfreuen sich nicht nur Unternehmen laut Studie, sondern auch unsere eigenen Mitarbeiter, wie die jüngste interne Befragung gezeigt hat: Die Mehrheit von synalis-Mitarbeitern möchte auch zukünftig gern regelmäßig zwei bis drei Tage von zuhause aus arbeiten. Interessant: Bei der Abfrage kam heraus, dass weder die durchgängige Büroanwesenheit noch die fünftägige Telearbeit der Idealvorstellung der synalis-Mitarbeiter entsprechen. 

Der Wunsch nach einer Kombination beider Modelle könnte auch von den laut DAK als negativ empfundenen Seiten des Homeoffice rühren. Dazu zählen etwa die Isolation von den Kollegen, die Ablenkung durch die eigene Wohnsituation oder die Schwierigkeit für gerade junge Leute, nicht ausreichend Grenzen zwischen Beruflichem und Privatem ziehen zu können. Dauerhaftes Homeoffice könnte eine langfristige Abgeschiedenheit bedeuten oder – je nach Wohnsituation – starke Ablenkungsreize, etwa durch Nachbarn, Kinder oder Haustiere. Eine strikte Anwesenheitspflicht am Arbeitsplatz erschwert umgekehrt flexible Terminierungen und spielt der Work-Life-Balance nicht unbedingt in die Hände.  

Vor diesem Hintergrund ist nachvollziehbar, warum die Mischung aus Büro- und Heimarbeitsplatz für Mitarbeiter die Wunschlösung darstellt – auch zukünftig. Apropos Zukunft: Die Umwelt profitiert laut Greenpeace ebenfalls von den flexiblen Arbeitsmöglichkeiten, durch welche die Emissionen zuletzt deutlich zurückgegangen sind.  

Die jährlich stattfindende Konferenz der Microsoft Ignite wurde dieses Jahr vom 22. bis 24. September Corona-bedingt als reine Online-Veranstaltung abgehalten.

In über 800 Sessions rückten bei der Microsoft Ignite beispielsweise Themen wie Produktivität, Mobile Arbeit und Homeoffice, Microsoft Power Platform oder Entwicklernews in den Fokus.

Auch unser Experte für IT-Security und Cloudsicherheit, Daniel Philips, wohnte ausgewählten Sessions bei und schlug sich dafür, aufgrund der Zeitverschiebung, die ein oder andere Nacht um die Ohren, natürlich nicht umsonst.

„Erwartungsgemäß stand dieses Jahr das mobile Arbeiten besonders im Fokus, Stichwort Homeoffice. Dabei spielen sowohl die Sicherheit auf Basis des Microsoft 365 Defenders als auch Erweiterung in Microsoft Teams wie dem Together-Mode und den neuen Breakout Räumen eine wichtige Rolle“, resümiert Daniel Philips.

Interessierten hat Microsoft zum Überblick eine Videoauswahl zusammengestellt, die etwa den Modern Workplace, Azure (Active Directory / Arc / AI / Stack) oder Home Learning behandeln.

Lesen Sie außerdem, welche neuen Funktionen die Nutzer konkret zu Microsoft Teams erwarten (von benutzerdefinierten Layouts über die Optimierung der Telefonie bis hin zur Integration der Power BI App).

#1 – Trotz Navigation orientierungslos?

Die Funktion Navigieren, früher Navigate, ist vielen Business Central Usern ein Begriff; schließlich findet man diesen in Business Central an vielen Stellen – und weiß vielleicht doch nicht so recht, was er nun genau bedeutet.

Mit der neuen Release hat Microsoft dieses „Navigations-Chaos“ beseitigt und die Funktionen passender benannt. Somit gibt es jetzt nur noch ein „Navigieren“, um direkt auf die Stammdatensätze, die mit diesem Datensatz verbunden sind (z. B. den Debitor zu einer Verkaufsrechnung) zu gelangen. „Posten werden gesucht…“ zeigt die mit dem Datensatz verbunden erstellten Posten an und über „Zugehörig“ findet man alle weiteren dem Datensatz zugehörigen Informationen wie etwa Statistik, Dimensionen, Belege etc.

#2 – Kontakte mittels Vorlagen in Kreditoren und Mitarbeiter konvertieren

Die Konvertierung von Kontakten in Debitoren, Kreditoren, Mitarbeiter etc. ist bereits auch seit den vorigen Versionen von Business Central möglich. Dabei wird aus den Informationen des Kontakts der entsprechend neue Datensatz erstellt.

Für die Erzeugung eines Debitors aus einem Kontakt ist es zusätzlich möglich, Konvertierungsvorlagen zu definieren, die – ähnlich wie die Debitorenvorlagen – gewisse Voreinstellungen und -informationen für den neuen Debitor enthalten. Ob eine solche Vorlage bei der Konvertierung gewählt werden soll, fragt Business Central vor der Erzeugung ab.

Anschließend kann die passende Vorlage ausgewählt werden und der Debitor wird mit den Informationen des Kontakts und der entsprechenden Vorlage erstellt. Mit dem neuen Release von Business Central ist die Funktion der Konvertierungsvorlagen nun auch für Kreditoren und Mitarbeiter möglich.

Hier ein Beispiel für die Konvertierung eines Kontakts in einen Mitarbeiter:

Wählen Sie auf der Kontaktkarte über Aktionen -> Erstellen als -> Mitarbeiter aus. Es öffnet sich nun die Auswahl der im System hinterlegten Mitarbeitervorlagen. Wählen Sie die entsprechende Vorlage und dann OK aus.

Sie erhalten nun die Meldung, dass der Datensatz erstellt wurde.

Auf der Kontaktkarte über Zugehörig -> Verknüpfte Informationen -> Debitor/Kreditor/Bankkonto/Mitarbeiter können Sie sich anschließend den Datensatz ansehen.

Bitte beachten Sie: Diese Funktion muss durch einen Business Central Administrator erst in der Funktionsverwaltung für alle Benutzer freigeschaltet werden.