Kategorie-Archiv: Digitalisierung

Assistentenfunktion mit künstlicher Intelligenz für Microsoft 365-Anwendungen 

Mit diesem Blogbeitrag knüpfen wir nahtlos an unsere Reihe zum Thema Microsoft Copilot Studio an. Wir freuen uns, dass sich unsere Expertin, Vanessa Schreuder, für ein Interview begeistern konnte und detaillierte Antworten auf einige interessante Fragen ausgearbeitet hat. Vanessa ist Teil des LOW-CODE Solution Teams bei synalis und beschäftigt sich mit den MS Business-Applications, zu denen unter anderem der Microsoft Copilot gehört.  

Einfache Bedienbarkeit des Microsoft Copilot Studios

Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein konstantes Ziel eines jeden Unternehmens. Power Automate ist in dieser Hinsicht bereits ein erprobtes Tool, um CRM-Prozesse zu automatisieren. Doch wie sieht es im Bereich Kundensupport aus?   

Die Microsoft Power Platform bietet hierfür den Copilot an, welcher es Einzelpersonen und Organisationen ermöglicht, leistungsstarke, KI-gesteuerte virtuelle Agenten (Chatbots) zu gestalten, ohne ein tieferes Verständnis für das Programmieren mitzubringen. Der Hauptzweck besteht darin, die Erstellung und Verwaltung von Chatbots zu vereinfachen, um Unternehmen die Möglichkeit einer effizienteren und personalisierten Kundeninteraktion zu verschaffen.  

Wie genau wird der Chatbot konfiguriert, wenn er nicht programmiert wird?  

Microsoft bietet dafür mit dem Copilot Studio eine besonders intuitive und einfach zu handhabende Oberfläche an. In dieser lassen sich Inhalte, die der Chatbot abdecken soll, individuell konfigurieren. Hier wird vor allem der Low-/No-Code Ansatz der Applikation sichtbar. 

Nutzer können Ihre Inhalte in verschiedene Themenblöcke einteilen und im Studio anlegen. Innerhalb der Themen können Sie die Aktionen des Bots dann per Drag-and-Drop anpassen. Dafür werden sogenannte Knoten benutzt. Das Studio bietet verschiedene Knoten an, mit denen Sie Nachrichten, Bilder oder Videos verschicken, oder aber auch den Kunden zum Antworten motivieren können z.B. über die Fragen oder Adaptive Karten. Kontextbezogene Daten und Nachrichten des Kunden, mit denen Sie im späteren Verlauf des Chats weiterarbeiten wollen, lassen sich hier über Variablen abspeichern. Folglich sind dynamische Reaktionen auf die Antworten des Kunden kein Problem. 

Copilot-Integration in die Umgebung von Power Platform

Das klingt schon mal sehr nutzerfreundlich. Du hast erwähnt, dass der Copilot Teil der Power Platform Oberfläche ist. Wie integriert sich dieser in das breitere Ökosystem der Power Platform und welche Vorteile bringt diese Integration mit sich?  

Der Copilot integriert sich nahtlos in die Power Platform. Diese Gegebenheit bietet mehrere Vorteile: Chatbots, die mit Copilot erstellt wurden, können Daten und Dienste aus der Power Platform nutzen, um auf Informationen aus verschiedenen Quellen zuzugreifen oder Aktionen, wie die Aktualisierung von Datenbanken oder das Versenden von E-Mails durchzuführen. Diese Aktionen können wir problemlos in Kombination mit Power Automate verwirklichen. Hierzu würden wir dem Kunden z.B. durch den Knoten, ein Formular innerhalb des Bots zur Verfügung stellen, welches ausgefüllt und über einen Power Automate Flow innerhalb des Dataverse weiterverarbeitet wird. Infolgedessen können Sie Ihrem Dataverse dynamisch Inhalte hinzufügen, diese aktualisieren oder auch an Ihren Kunden zurückgeben. Darüber hinaus lassen sich auch Prozesse, die in Folge einer Antwort des Kunden automatisch im Hintergrund ablaufen sollen, über den Bot starten. 

Arbeitserleichterung dank Chatbot 

Das hört sich an, als hätte Microsoft Copilot Studio einiges auf dem Kasten. Im Kontext des Copilots wird auch oft von KI gesprochen, könntest du dazu noch ein paar Details erläutern?   

Bei der Erstellung des Copilots wird gefragt, ob Sie mit KI-gestützten Antworten arbeiten möchten; wenn dies der Fall ist, kann z.B. eine Webseite hinterlegt werden, auf die sich die KI trainieren lässt. Das ist eine hilfreiche Stütze, um sich einigen Arbeitsaufwand bei der Konfiguration des Bots zu sparen. Viele Unternehmen bieten auf Ihrer eigenen Webseite ja z.B. eine FAQ-Seite an. Normalerweise würde man diese Fragen und Antworten in einem Thema händisch anlegen, damit diese im Bot auch abgedeckt sind. Mit der KI-gestützten Funktion fällt dieser Arbeitsaufwand weg! Sobald man die KI auf die angegebene Webseite trainiert hat, können alle Fragen, die sich auf die Inhalte jener Webseite beziehen, direkt per KI beantwortet werden.   

Das klingt nach einer großen Arbeitserleichterung! In euren Kundenprojekten scheint der Copilot ebenfalls immer beliebter zu werden. Wie steht es aktuell um Akzeptanz und Nachfrage?  

Unsere Kunden zeigen immer mehr Interesse an dem Copilot. In Kombination mit den PowerApps und PowerPages werden die Chatbot Funktionen immer attraktiver. Gerade im Support-Bereich ist ein gut gepflegter Chatbot eine hervorragende Unterstützung, denn mittlerweile bevorzugen viele Kunden eher die schriftliche als die telefonische Kommunikation. Daher ist eine direkte Anbindung zu den FAQs oder zum Support über einen Chatbot dort besonders attraktiv.  Auch die direkte Anbindung des Bots an die Datenbank bietet hierbei viele Vorteile für den Kunden-Support. Kunden können Informationen direkt abrufen oder abspeichern, ohne die Website zu verlassen.   

So viel steht fest: Dem Copilot kommt eine immer größere Bedeutung zu. Fragen auch Sie sich jetzt, wie Sie sich den Microsoft Copilot zunutze machen können? Dann kontaktieren Sie uns gern, sollten Sie Unterstützung bei der Implementierung oder Rückfragen zur Nutzung haben.  

So gelingt die Cloudmigration sicher

Mit dem fortschreitenden Umzug von lokalen IT-Infrastrukturen in die Cloud werden wir von Kunden regelmäßig gefragt, wie ELO mit dieser Situation umgeht. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie dies mit der ELO ECM Suite gelingt.

Die ELO-Lösung besteht im Kern aus zwei Elementen: Datenbank(en) und Applikationsserver(n). Die Applikationsserver können in der Cloud über klassische Microsoft Azure VMs installiert werden, während für die Datenbanken von Microsoft drei verschiedene Szenarien zur Verfügung stehen:

• MSSQL-Server auf einer (weiteren) VM installieren,
• Azure SQL Database,
• Azure SQL Managed Instance

Mit den beiden zuletzt genannten Optionen werden die Datenbanken zu vielen Teilen durch Microsoft verwaltet. Dies kann sogar so weit gehen, dass einzelne Tabellen durch Microsoft-Automatismen für den ständigen Zugriff durch Benutzer optimiert werden, um Reaktionszeiten zu verbessern. Ein weiterer, für deutsche Unternehmen enorm wichtiger Punkt ist der physische Ablageort der Unternehmensdaten in der Cloud. Microsoft Azure bietet mit seinem Regionskonzept hierzu die Region Germany West Central. Damit werden die Unternehmensdaten (zum aktuellen Zeitpunkt) auf Rechenzentren in Berlin, Magdeburg und Frankfurt verwaltet.

Nutzerverwaltung & Konfiguration

Wenn die ELO-Suite dann im Unternehmen installiert wurde, gibt es klassische Themen wie etwa die Benutzerverwaltung, die mit Einführung eines neuen Systems besprochen werden muss. Während ELO von Haus aus auch eine eigene Benutzerverwaltung anbietet, ist es auch offen dafür, dass ein übergeordnetes System die Benutzer verwaltet. Ein solches übergeordnetes System kann problemlos in ELO integriert werden, sodass beispielsweise die Anmeldung von Benutzern mitsamt Multifaktor-Authentifizierung über das OAuth 2.0-Protokoll konfiguriert werden kann. Im Falle der Microsoft Cloud handelt es sich dabei um Microsoft Entra ID. Wer sich lieber via LDAP bei ELO anmelden möchte, kann dies mit Konfiguration gegen „Microsoft Entra Domain Services“ problemlos konfigurieren.

Damit die Benutzer sich auch tatsächlich bei ELO anmelden können, bietet das Produkt verschiedene Clients an. Diese können abhängig von den Mitarbeiterrollen auf Terminalservern oder auch ggf. direkt im Browser des Mitarbeiters aufgerufen werden. Im Rahmen von Microsoft Azure können die verschiedenen ELO-Clients gut mit Azure Virtual Desktops (AVD) bereitgestellt werden, die direkt notwendige Benutzerkonfigurationen mitliefern, um einen unkomplizierten Start des gewünschten ELO-Clients zu ermöglichen.

Sobald die Benutzer anfangen, sich mit dem System zu verbinden, gibt es zudem Dokumente, die abgelegt werden. Diese sollten aus Sicherheitsgründen regelmäßig mit Backups gesichert werden, um Datenverlust zu vermeiden. Hierzu liefert Microsoft mit dem „Azure Blob Storage“ wirtschaftliche Aufbewahrungsmöglichkeiten, die von ELO für die Sicherung angesprochen werden können.

Mehr Freiheiten und Möglichkeiten bei der Bearbeitung

Um die Benutzer in der Ablage von Dokumenten zu unterstützen, bietet ELO schon seit vielen Jahren mit dem „ELOxc“-Modul die Möglichkeit, Postfächer direkt vom Microsoft Exchange Server abzurufen und in ELO weiterzuverarbeiten. Auch dieses Modul ist heute schon in der Lage, sich in die Cloud mit dem Exchange Online Dienst zu verbinden, um dort Postfächer abzurufen.

Nachdem der Benutzer nun auf verschiedene Arten Dokumente ablegen kann, landen wir automatisch bei dem Punkt, dass Dokumente bearbeitet werden müssen. Verfolgte ELO hier bis vor einiger Zeit das strikte Prinzip, dass nur eine Person zu einem Zeitpunkt ein Dokument bearbeiten kann, ermöglicht die Cloudanbindung von Microsoft 365 hier offenere Vorgehensweisen:

• Mit Anbindung von Office Online können Personen gleichzeitig Office-Dokumente im Browser bearbeiten und sehen Änderungen von anderen Personen ohne Zeitverzug.
• Über das Modul „Checkout to OneDrive” können sogar ganze Ordner (aber auch einzelne Dokumente) ausgecheckt und über OneDrive zur Mitarbeit freigegeben werden – so auch mit externen Parteien.
• Mit ELO Sync können ganze Archivpfade regelmäßig mit OneDrive und auch SharePoint Online (und somit auch MS Teams Dateien) synchronisiert werden, sodass – auch ohne ELO direkt zu verwenden – die Arbeit an Dokumenten möglich ist.
• Mit verschiedenen Integrationen in Microsoft Teams können ELO-Archivpfade direkt in Teams-Kanäle integriert werden, um von dort eingesehen und bearbeitet zu werden. Zusätzlich bietet ein besonderer ChatBot die Möglichkeit, direkt aus Teams heraus eine Suche in ELO zu initiieren und zu teilen.
• Der „ELO Integration Client“ liefert für verschiedene Microsoft Produkte wie „Microsoft Dynamics Business Central“ fertige Anbindungen, um beispielsweise zu einer gebuchten Eingangsrechnung direkt das korrelierende Rechnungsdokument aus ELO anzuzeigen – ohne Business Central verlassen zu müssen.
  Für verschiedene Produkte bietet ELO hier weitere fertige Integrationen. Es gibt allerdings auch einen generellen Client, der speziell für Kundenanforderungen zugeschnitten werden kann, um eine optimale Integration in eigene Drittsysteme zu ermöglichen.

ELO ECM in der Microsoft Cloudmigration? Check!

Auch wir bei synalis haben bereits eigene Lösungen entwickelt, um die Verbindung zwischen ELO und beispielsweise Business Central zu optimieren. Mit unserem synFile können so von Business Central versendete Ausgangsrechnungen direkt in ELO nach vorgegebenen Ablageregeln wie Debitorenname oder -nummer abgelegt werden. Andersherum kann eine komplexe Aktenstruktur mit synFile geschaffen werden, die unter Einbezug der Kreditoren und Debitoren aus Business Central eine einfache, aber strukturierte Ablage von Dokumenten ermöglicht.

Wie hier klar zu erkennen ist, hat ELO bereits den Schritt in die Cloud durchgeführt und integriert sich optimal in strikt cloudbasierte IT-Infrastrukturen. Sämtliche Abhängigkeiten von ELO, die ehemals eine „On-Premises“-Infrastruktur erfordert hätten, wurden abgebaut und mit dezentralen Funktionalitäten verbessert.

Lange wurde er angekündigt, nun ist er endlich da: Der neue Microsoft-Planner. Dieser soll mehr Klarheit in den Aufgaben-Tools bringen. Wo es vorher To Do, Planner, Outlook Aufgaben, OneNote und Loop gab, um die eigenen Aufgaben zu markieren, findet sich nun all das und noch mehr im neuen Planner –  inklusive neuem Design, versteht sich.

Aufbau der neuen Planner-App

Schauen wir uns zunächst einmal an, wie der neue Planner aufgebaut ist: Öffnet man die App, sieht man einen Navigationsbereich auf der linken Seite und die Aufgaben auf der rechten Seite.

Im Navigationsbereich kann man sich verschiedene Dinge anzeigen lassen. Unter „Meine Aufgaben“ finden Sie eine Übersicht aller Aufgaben, die Ihnen persönlich zugewiesen sind (s. Screenshot). Als besonders nützlich erweiset sich hier die Angabe der Aufgabenquelle.

Direkt über den Aufgaben haben Sie die Möglichkeit, zwischen „Allen Aufgaben“, „Private Aufgaben“ (persönliche Aufgabenliste, wie To Do), „Mir zugewiesen“ (Aufgaben, die einem in Loop oder Planner-Boards zugewiesen wurden) und „Gekennzeichnete E-Mails“ (in Outlook als zur Nachverfolgung markierte E-Mails) zu filtern.

Unter „Mein Tag“ im Navigationsbereich sieht man alle Aufgaben, die am heutigen Tag fällig sind. Unter „Meine Pläne“ verfügen Sie zudem über die Option, alle Planner-Boards zu sehen, auf die Sie Zugriff haben. Wie wir es von Microsoft bereits gewöhnt sind, haben wir also verschiedene Möglichkeiten, zu einer Aufgabe oder zu einem Planner-Board zu gelangen.

Alles an einem Ort

Auffällig ist, dass der neue Planner die Aufgaben aus allen Anwendungen berücksichtigt und somit das zentrale Tool des persönlichen Aufgabenmanagements darstellt. Bisher wurden neben den zugewiesenen Aufgaben aus Planner-Boards oder Project bereits persönliche Aufgaben aus To Do sowie als Aufgabe markierte E-Mails aus Outlookangezeigt.

Nun gibt es auch die Möglichkeit, Aufgaben, die in Loop erstellt werden, in Planner zu sehen. Da insbesondere die Loop-Funktion, während eines Teams-Meetings dynamische Besprechungsnotizen inklusive resultierender To Dos zu machen, zunehmend an Bedeutung gewinnen wird, ist diese Funktion von besonderer Bedeutung.

Zudem gibt es seit längerem die Möglichkeit, Stichpunkte in OneNote „Zur Nachverfolgung“ zu markieren – wie E-Mails in Outlook. Auch diese Aufgaben zeigt der neue Planner an.

So werden nun wirklich alle Aufgaben, unabhängig von der präferierten Arbeitsweise und den präferierten Tools, mit dem Planner synchronisiert – keine Aufgabe sollte mehr unter den Tisch fallen.

Persönliche Planner-Boards und Verknüpfung mit einer M365-Gruppe

Eine weitere Besonderheit des neuen Planners liegt in der Möglichkeit, persönliche Planner-Boards zu erstellen. Wer also statt mit To Do lieber mit einem persönlichen Planner-Board arbeitet, kann dies fortan tun. An dieser Stelle wird eine weitere Besonderheit deutlich: Planner-Boards müssen nicht mehr zwingend an eine M365-Gruppe gekoppelt werden, was eine noch flexiblere Nutzung der Anwendung erlaubt.

Mit dieser Besonderheit geht die Möglichkeit einher, Planner-Boards flexibel mit Personen zu teilen. Wenn man ein Planner-Board ohne Verknüpfung zu einer M365-Gruppe erstellt hat, hat man die Option, das Board nachträglich einer vorhandenen Gruppe hinzuzufügen oder eigens eine Gruppe für das Board zu erstellen. Wenn das Board bereits einer Gruppe zugeordnet ist, kann man als Besitzer weitere Personen dieser Gruppe hinzufügen.

Für alle, die mehr wollen: Projektmanagement auf einem neuen Level mit den Planner Premium-Funktionen

Eine weitere Neuerung besteht darin, dass man Funktionen aus Microsoft Project for the Web nun auch im Planner findet. Voraussetzung dafür ist eine entsprechende zusätzliche Lizenz; dennoch ermöglichen diese Funktionen ein neues Level in Sachen Projektmanagement.

Bei der Erstellung eines neuen Planner-Boards haben Sie die Option, zwischen „Basic“ und „Premium“ zu wählen. Die wichtigsten Funktionen eines Premium-Boards bestehen darin,

• Ziele zu definieren, die Zielerreichung zu tracken und Aufgaben diesen Zielen zuzuordnen,
• Abhängigkeiten in Form eines Gantt-Diagramms darzustellen (s. Bild),
• Kapazitätsplanungen mithilfe von Aufwandsschätzungen vorzunehmen
• sowie die Copilot-Funktionalitäten zu nutzen.

Wir erleben es immer wieder, dass insbesondere die Darstellung von Abhängigkeiten eine notwendige Funktion für unsere Kunden ausmacht und umso mehr freuen wir uns, dass Planner nun eben diese Anforderung erfüllt.

Für oben genannte Premium-Funktionen werden separate Lizenzen benötigt (Stand: 06. Mai 2024). Allerdings kann man Premium-Planner-Boards auch ohne Lizenz als Endbenutzer nutzen – dann entsprechend nur mit den Basis-Funktionen. Das bedeutet, dass nicht alle Mitglieder eines Projektteams zwingend eine solche Lizenz benötigen. Denkbar wäre zum Beispiel, dass ein Projektmanager oder eine Projektmanagerin eine Lizenz erhält und entsprechend Ziele, Abhängigkeiten und Kapazitäten pflegen und tracken kann. Die Projektmitarbeitenden könnten auch ohne Lizenz ihre Aufgaben in dem Board pflegen, würden die Premium-Funktionen allerdings nicht sehen und nutzen können. In regelmäßigen Meetings kann dann über genau diese Ziele, Abhängigkeiten und Kapazitäten gesprochen werden.

Fazit

Der neue Planner bringt vielversprechende Änderungen mit; und egal ,ob Sie primär an der individuellen oder an der gemeinsamen Aufgabenplanung interessiert sind – durch die Integration aller Aufgaben aus dem Microsoft-Kosmos stellt der Planner ein nützliches und zentrales Tool der Aufgabenverwaltung dar.

Nutzen Sie die neue Flexibilität oder testen Sie in der aktuell verfügbaren 30-tägigen Testversion die Premium-Funktionen. Viel Spaß mit dem neuen Planner!

Digitalisierung und Excel: Geht das?

Digitales Deutschland – das ist das Ziel, das wir alle gemeinsam erreichen wollen. Doch viele sowohl öffentliche als auch private Unternehmen sind davon noch meilenweit entfernt. Die Krücke aller scheint dabei immer eins zu sein: nämlich Excel.

Excel ist ein tolles Tool für viele Anwendungsfälle und hält augenscheinlich ein Monopol bei deutschen Unternehmen. Das ist wenig überraschend, da vermutlich alle die Microsoft-Umgebung und damit auch Office-Pakete, wenn nicht sogar bereits Microsoft 365, nutzen. Schauen wir uns zum Beispiel diese Excel-Tabelle an:

Viele Infos, wenig Transparenz

Diese kommt beim internen Projektmanagement zum Einsatz und wir dokumentieren dort alle relevanten Ansprechpartner und Daten. An Kunden versenden wir wiederum folgende Excel:

Hier kann der Kunde einen kurzen Fragebogen mit Wünschen an das Tool beantworten. Jeder Kunde erhält die leere Vorlage als Excel, die zurückgeschickte befüllte Version wird dann als weiteres Blatt an die Projektmanagement-Excel angefügt.

Für die Anzahl an Beispielkunden und diesem kleinem Fragebogen funktioniert dieses Vorhaben so wie es soll. Aber wie lange noch? Sehr wahrscheinlich wird es dazu kommen, dass sowohl der Fragebogen als auch die Kundenzahl konstant wachsen.

Eventuell wollen Sie überdies hinaus ein Aufgabenmanagement für die Projekte in Excel etablieren, was wiederum weitere Excel-Blätter für jeden Kunden und eventuell für jeden Mitarbeiter bedeutet. Somit wächst die Excel mehr und mehr, wird unübersichtlich und stößt irgendwann an seine Grenzen.

Mittlerweile gibt es in der Microsoft-Welt aber eine Alternative zu Excel, nämlich Power Apps. Power Apps bietet Ihnen eine No-/Low-Code Möglichkeit, schnell und einfach eine mobile oder web-basierte Anwendung für Ihre Anforderungen zu entwickeln. Viele Funktionen, die Excel mit sich bringt, finden Sie in Power sich Apps wieder. Unter anderem daran zu erkennen, dass eine Anwendung auf Basis Ihrer Excel aufgebaut werden kann.

Spätestens nachdem Sie diese Komplexität erreicht haben, bietet Ihnen Power Apps die optimale Lösung für diesen Anwendungsfall.

Power Apps verbindet alte Gewohnheiten mit neuen Features

Wie würde jetzt unsere Beispieltabelle in Power Apps aussehen? Das Anlegen eines Datensatzes läuft in Power Apps immer über Formulare. Für das Projektmanagement und den Fragebogen könnte dies so aussehen:

Hierbei können auf den Formularen z.B. Komponenten wie die Zeitachse genutzt werden: Diese ermöglicht es Ihnen, direkt im Datensatz Aufgaben, E-Mail, Telefonanrufe, Termine und vieles mehr anzulegen; die Verknüpfung mit dem Datensatz erfolgt automatisch. Auch können wir andere bereits angelegte Datensätze hier direkt miteinander verknüpfen, etwa den ausgefüllten Fragebogen.

Dieser hingegen ist ein weiteres Formular, welches wir dem Kunden zuordnen. Sie können Ihrem Kunden Zugriff auf Ihr System ermöglichen oder weiterhin die Excel zukommen lassen und diese einfach in die Datenbank importieren. Ihre Ansichten wie in der Excel haben Sie in Power Apps auch weiterhin:

Für jede Tabelle können Sie so viele Ansicht konfigurieren, wie Sie benötigen; diese lassen sich wie in einer Excel durchsuchen und filtern. Die Formulare und Ansichten sind dabei nur einige der Standardfunktionen, die Power Apps mit sich bringt. 

Um Ihre Entscheidung des Wechsels von Excel auf Power Apps zu erleichtern hier eine Gegenüberstellung der Funktionen beider Produkte:

Sind Sie nun überzeugt oder haben wir Ihr Interesse geweckt, dann melden Sie sich gerne bei uns und Fragen nach Power Apps. Gerne beraten wir Sie bei Ihrem Vorhaben zum digitalen Deutschland!

Microsoft sagt „Ciao“

Die Nachricht vom Montag (15.07.2024) kam ohne Vorankündigung: Microsoft erklärte offiziell, dass die Lösung Fundraising & Engagement der Microsoft Cloud für Non-Profit-Organisationen eingestellt wird.

Fundraising and Engagement stellt ein speziell auf Non-Profit-Organisationen angepasstes Angebot von Microsoft dar, das auf der Standardlösung Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement basiert, genauer gesagt auf Microsoft Dynamics 365 Sales Enterprise sowie Dynamics 365 for Marketing bzw. Customer Insights.

Diese Softwareprodukte unterstützten spendenfinanzierten Organisationen gezielt dabei, potenzielle Spender effizienter zu adressieren und die dabei beworbenen Projekte mit höheren Transaktionen für Spenden verwalten zu können. Ergänzt wurde das NPO-Lösungsportfolio um ein Freiwilligenmanagement, das auf der Microsoft Power Platform gründet und damit nahtlos in die F+E Lösung integriert werden konnte.

Long Story short: Der damit verbundene technische Support endet nach exklusiven Informationen aus Redmond zum 31.12.2026.

Was bedeutet das für Organisationen, dies diese Lösung bereits einsetzen?

Zwischen dem 15.07.2024 und 31.12.2026 kann Dynamics 365 Fundraising and Engagement noch uneingeschränkt weiterverwendet werden. Im Anschluss wird Microsoft keine Sicherheitsupdates mehr für F+E bereitstellen und den technischen Support dieser Lösung vollständig einstellen. Das heißt konkret: Eine Nutzung der Software wäre danach weiterhin möglich, seitens synalis würden wir hiervon jedoch aufgrund der fehlenden Weiterentwicklung und potenziell aufkommender Sicherheitslücken abraten.

Welche Handlungsempfehlungen für Organisationen gibt es?

Wenden Sie sich am besten an Ihren Microsoft Partner, um zu analysieren, in wie weit man das Microsoft Dynamics 365 Sales Modul einsetzen bzw. anpassen kann, um Ihre Anforderungen auch weiterhin realisieren zu können. Wenn Sie keinen Partner haben, können Sie sich gern an unsere CRM-Experten aus dem Geschäftsbereich der Microsoft Business Applications wenden.

Weil Fundraising and Engagement in der Vergangenheit nicht hundertprozentig vom europäischen Markt angenommen wurde, ist die Einstellung des Produkts verständlich. Für Fundraising und die Verwaltung von Spenden haben wir in der Vergangenheit bereits auf eigene Lösungen gesetzt, die diese Anforderungen auf Basis der Microsoft Standardtools umsetzen und auch für einen breiten Markt anwendbar sind.

So geht’s weiter

Mit den Microsoft Standardlösungen unterstützen wir selbst derzeit über 40 Hilfsorganisationen in ihrem Kernprozess: der Hilfe anderer. Da vorgefertigte Lösungen tendenziell starrer und weniger flexibel sind, verfolgen wir insbesondere im Bereich der Microsoft Business Applications einen agileren Ansatz: Dabei setzen wir Ihre sowie unsere Expertise in bereits sehr gut vernetzte „Grundgerüste“ ein und machen Ihre Kernprozesse auf diese Weise durchgängig erlebbar. Die dabei erreichte Resilienz vor Lizenzierungsanpassungen sowie die Freiheit in der Weiterentwicklung ermöglichen uns und insbesondere Ihnen, Ihre IT-Projekte langfristig auf sicheren Standpfeilern zu planen.

Diesen Weg scheint jetzt auch Microsoft wieder vermehrt zu gehen. Schön zu sehen ist dabei auch, dass weiterhin vermehrt NPOs in der Optimierung ihrer IT-fußenden Prozesse unterstützt werden, was sich insbesondere in der weiteren Förderung von Lizenzen bemerkbar macht: Der Weg führt nun mehr zur Standardisierung und Weg von Branchensoftware.

Sollten Sie Hilfe bei Ihrer Microsoft Cloud Journey benötigen, wenden Sie sich gern an mich oder meinen Kollegen Fabian Felten.

SharePoint Premium, früher als Microsoft Syntex bekannt, ist die aktuellste Entwicklung im Bereich des Content-Managements und der Content-Erfahrung bei Microsoft. Mit SharePoint Premium beginnt eine neue Phase der Verwaltung von Inhalten, die durch künstliche Intelligenz (KI), Automatisierung und höhere Sicherheitsstandards gekennzeichnet ist.

Was ist SharePoint Premium?

SharePoint Premium ist eine leistungsstarke Plattform für das Management und die Erstellung von Inhalten, die die solide Grundlage von SharePoint Online und dessen Dokumentenbibliotheken nutzt. Es bietet eine umfassende Suite von Funktionen, die darauf ausgelegt sind, Inhalte und Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten, zu schützen, besser auffindbar und wiederverwendbar zu machen. Mit SharePoint Premium kann man einfach und benutzerfreundlich auf Fähigkeiten verschiedenster KI-Modelle aus der Azure-Welt zurückgreifen.

Was bedeutet das konkret?

Zu den verfügbaren Diensten gehört unter anderem die automatisierte Dokumentenverarbeitung, bei der mithilfe KI-trainierter Modelle Daten aus verschiedenen strukturierten Dokumenten (Rechnungen, Verträge, Freihandtext, etc. …) automatisch extrahiert und klassifiziert werden können, um Ihnen die Arbeit bei der Weiterverarbeitung zu erleichtern.

Mithilfe der automatischen Bildmarkierung oder dem Taxonomietagging lassen sich schnell und einfach Metadaten generieren. Sofern Sie über große Bilddatenbanken in SharePoint Online verfügen, lassen sich mit einem Klick Bilder z.B. nach bestimmten Motiven filtern. Die Übersetzung von Dokumenten in vielfältigen Sprachen aus Ihren SharePoint Online-Dokumentenbibliotheken ist mit einem Klick getan.

Die Funktion Inhaltsassembly hilft Ihnen bei dem Erstellen oder dem automatisierten Befüllen von Routinedokumenten.

Viel Potenzial sehen wir zudem in weiteren Features wie beispielsweise der SharePoint e-Signature. Dokumente können zur digitalen Signatur sicher intern und extern verschickt werden. Zudem gibt es neue Archivierungs– und Backup-Lösungen, um Compliance-Richtlinien gerecht zu werden. Somit kann zukünftig teuer eingekaufte Drittanbieter-Software eingespart werden. 

Lizenzierung & Kosten

SharePoint Premium wird nutzungsbasiert abgerechnet. Bis Juni 2025 sind einige der Funktionen bis zu einer bestimmten Kapazität kostenfrei test- und nutzbar. Dies bietet eine tolle Gelegenheit, um erste Use-Cases auszuprobieren. Gerne helfen wir Ihnen bei der Evaluierung Ihrer Prozesse und beim Einrichten von SharePoint Premium in Ihre Microsoft Infrastruktur.

SharePoint Premium als Upgrade

SharePoint Premium ist mehr als nur eine Weiterentwicklung von Microsoft Syntex; es ist eine zukunftsweisende Plattform, die die Art und Weise, wie wir Inhalte verwalten und erleben, revolutioniert. Mit den neuen KI-Funktionen und der verbesserten Sicherheit ist SharePoint Premium bereit, die Produktivität in Ihrem Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben.

Eine Zusammenfassung über die Zukunft der künstlichen Intelligenz in Europa

In einer Welt, die zunehmend von digitalen Technologien und Künstlicher Intelligenz (KI) geprägt ist, steht Europa vor einer entscheidenden Weichenstellung. Mit dem EU AI Act hat die Europäische Union einen umfassenden Gesetzesentwurf vorgelegt, der die Entwicklung und den Einsatz von KI-Systemen regulieren soll. Doch was bedeutet das konkret für Unternehmen, Entwickler und die Gesellschaft als Ganzes? 

Ein Meilenstein für KI in Europa 

Der EU AI Act markiert einen entscheidenden Wendepunkt für die Zukunft der Künstlichen Intelligenz in Europa. Diese Verordnung, offiziell als „Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates zur Festlegung harmonisierter Vorschriften für künstliche Intelligenz“ bekannt, wurde im April 2021 von der Europäischen Kommission vorgeschlagen. Seit der Veröffentlichung im Amtsblatt der EU am 12. Juli 2024 und dem Inkrafttreten am 1. August 2024 setzt das Gesetz neue Maßstäbe für die Entwicklung und den Einsatz von KI in Europa. 

Chancen und Herausforderungen des EU AI Acts 

Die rasante Entwicklung von KI-Technologien bringt nicht nur immense Chancen, sondern auch erhebliche Risiken mit sich. Unregulierte KI-Systeme können zu Diskriminierung, Verletzung der Privatsphäre und anderen ethischen Problemen führen. Die Herausforderung besteht darin, Innovation zu fördern, ohne die Sicherheit und Grundrechte der Bürger zu gefährden. 

Der EU AI Act unterteilt KI-Systeme in verschiedene Risikokategorien, die jeweils spezifische Anforderungen an die Unternehmen stellen: 

• Minimal Risk: Systeme, die ein geringes Risiko bergen, wie etwa KI-gestützte Rechtschreibprüfungen oder automatische E-Mail-Antworten, fallen unter diese Kategorie. Obwohl sie an keine gesetzlichen Verpflichtungen gekoppelt sind, können Unternehmen freiwillig zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, um das Vertrauen der Nutzer zu stärken. Dies umfasst etwa die Implementierung von Datenschutzmechanismen oder die Bereitstellung von Transparenzberichten. 

• Specific Transparency Risk: Systeme dieser Kategorie, wie zum Beispiel intelligente persönliche Assistenten oder KI-Tools zur Erstellung von Marketinginhalten müssen deutlich machen, dass sie mit einer Maschine interagieren. Unternehmen sind verpflichtet, klare und transparente Informationen bereitzustellen, damit Nutzer fundierte Entscheidungen treffen können und das Vertrauen der Verbraucher zu stärken. 

• High Risk: Hochrisiko-KI-Systeme, die in Bereichen wie der medizinischen Diagnostik oder der automatisierten Personalbeschaffung eingesetzt werden, unterliegen strengen Auflagen. Unternehmen müssen umfangreiche Risikomanagementsysteme implementieren, die die Qualität der Datensätze sicherstellen und eine ständige menschliche Aufsicht gewährleisten. Ein Beispiel hierfür wäre ein Unternehmen, das eine KI-basierte Diagnosesoftware entwickelt hat, bei der jedes Ergebnis von einem menschlichen Arzt überprüft werden muss, bevor es dem Patienten mitgeteilt wird. 

• Unacceptable Risk: KI-Systeme, die als unannehmbares Risiko eingestuft werden, wie etwa soziale Scoring-Systeme, sind nach dem EU AI Act verboten. Unternehmen, die in solchen Bereichen tätig sind, müssen alternative Lösungen entwickeln, die die gleichen Ziele erreichen, die Grundrechte der Bürger jedoch nicht verletzen. Anstelle auf ein soziales Scoring, müssen Unternehmen auf andere, weniger invasive Methoden zur Bewertung des Nutzerverhaltens setzen.  

Innovation vs. Regulation: Eine notwendige Balance 

Der EU AI Act stellt die zentrale Frage, ob die strengen Vorschriften die Innovationskraft europäischer Unternehmen fördern oder behindern. Kritiker befürchten, dass solche Regelungen die Entwicklung neuer Technologien einschränken könnten, während Befürworter klare und verbindliche Regeln als notwendig erachten, um Vertrauen in KI-Systeme zu schaffen und deren verantwortungsvollen Einsatz sicherzustellen. 

Ob Europa durch diese umfassende Regulierung eine Vorreiterrolle einnimmt, bleibt abzuwarten. Während der EU AI Act einen präzisen Rahmen setzt, wählt die USA einen „light touch“-Ansatz, bei dem der Fokus stärker auf den ethischen Grundsätzen und der Rechenschaftspflicht liegt. Diese Unterschiede werfen wichtige Fragen auf: Wird dieser strikte europäische Ansatz andere Regionen dieser Welt dazu veranlassen, ähnliche Maßnahmen zu ergreifen, um wettbewerbsfähig zu bleiben? Oder könnte er die Innovationsdynamik in Europa bremsen? Diese Fragen bieten reichlich Stoff für weitere Diskussionen und Analysen. 

Fazit: Ein Aufruf zur verantwortungsvollen Innovation 

Der EU AI Act bietet nicht nur einen rechtlichen Rahmen, sondern auch eine Chance für Unternehmen, ethische Standards zu etablieren und das Vertrauen der Gesellschaft in KI-Technologien zu stärken. Unternehmen sollten diesen Moment nutzen, um nicht nur die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern auch eine Führungsrolle in der verantwortungsvollen Entwicklung von KI zu übernehmen. Den vollständigen Gesetzestext in einer benutzerfreundlichen Oberfläche bietet der AI Act Explorer. 

Für zeitgemäße Unternehmen ist es heute unerlässlich, mit den Entwicklungen im Bereich Künstliche Intelligenz Schritt zu halten. Oder wie ChatGPT es treffend formuliert: „In der KI-Revolution sichern sich die Visionäre von heute die Erfolge von morgen.“ 

Weitere verwendete Quellen: 

[1] Historic Timeline | EU Artificial Intelligence Act 

[2] AI Act Finalised – Here is what has been agreed | DLA Piper 

Effizienzsteigerung und Kundenfokus durch digitale Vertriebsstrategien

In der heutigen digitalen Ära ist es für Unternehmen unerlässlich, ihre Vertriebsprozesse zu modernisieren und zu optimieren. Die Digitalisierung im Vertrieb spielt dabei eine entscheidende Rolle, indem moderne Technologien wie CRM-Systeme, E-Mail-Marketing und Social Media genutzt werden, um Kunden effizienter zu erreichen und zu betreuen. Unsere Kunden sind heute besser informiert als je zuvor und erwarten personalisierte und schnelle Rückmeldungen.  

Gleichzeitig ermöglicht die Automatisierung im Vertrieb wiederkehrender Aufgaben und Prozesse eine erhebliche Zeitersparnis und eine Reduzierung menschlicher Fehler. Durch die Kombination dieser beiden Ansätze können Unternehmen Zielgruppen gezielter ansprechen, den Vertriebsprozess optimieren und den Vertriebsmitarbeitenden die Möglichkeit geben sich wirklich auf vertriebliche Aktivitäten zu fokussieren und sich nicht mit lästiger „Fleißarbeit“ aufzuhalten. Diese Verbesserungen im Vertrieb führen letztlich zu einer erhöhten Arbeitsqualität und einer Umsatzsteigerung. 

Der Kern dieser Veränderungen ist das passende CRM-System. Es bedarf eines CRM-Systems, welches die technischen Voraussetzungen mit sich bringt, um dem Wandel der Zeit gerecht zu werden. Insbesondere Microsoft Dynamics 365 Sales bietet umfangreiche, KI-gestützte Möglichkeiten, die eine Innovation für den bisherigen Vertriebsprozess bieten.

Dynamics 365 Sales im Detail  

Die immersive Copilot-Homepage 

Features der Release Wave 2024 2 sollen Vertriebsmitarbeitenden den Start in den Tag erleichtern. Die immersive Copilot-Homepage, die voraussichtlich im Oktober 2024 als öffentliche Vorschauversion nutzbar ist, kreiert einen gut gegliederten Überblick über mögliche To-Dos und die wichtigsten Informationen. Es können vorgeschlagene Aktionen durchgeführt oder mit Hilfe des Copilot Chats in natürlicher Sprache schnell und simpel tiefere Einblicke in verschiedene Datensätze gewährt werden.  

Sales Accelerator für ein höheres Maß an Automatisierung im Vertrieb

Der Sales Accelerator in Dynamics 365 Sales hilft dem Vertrieb eine strukturierte und standardisierte Arbeitsweise zu implementieren. Dadurch wird der Verkaufsprozess effizient und transparent gestaltet. Eine wichtige Unterstützung hierbei sind die Sequenzen. Diese bieten eine klare Struktur für den Verkaufsprozess, da sie eine Reihe von Aktivitäten definieren, die Vertriebsmitarbeitende in einer bestimmten Reihenfolge ausführen sollen. Dies kann Aktivitäten wie Anrufe, (Follow-Up) E-Mails, Meetings und Aufgaben umfassen. Die Verwendung von Sequenzen stellt sicher, dass keine wichtigen Schritte vergessen und alle Verkaufschancen systematisch bearbeitet werden.  

Es können benutzerdefinierte Sequenzen für unterschiedliche Zielgruppen oder Vertriebsbereiche erstellt und genutzt werden. Somit können individuelle Kundenbedürfnisse abgebildet und der Vertriebsprozess flexibel angepasst werden. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben und die Bereitstellung klarer Anweisungen für die nächsten Schritte helfen Sequenzen, die Effizienz der Vertriebsmitarbeitenden zu steigern. Vertriebsmitarbeitende können sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren, während der Sales Accelerator sicherstellt, dass alle notwendigen Aktivitäten rechtzeitig und in der richtigen Reihenfolge durchgeführt werden. Sequenzen ermöglichen eine einfache Nachverfolgung des Fortschritts jeder Verkaufschance. Der Fortschritt der Mitarbeitenden wird für die Vertriebsleitung transparent gemacht und ermöglicht die Analyse, welche Sequenzen am effektivsten sind. Dies hilft dabei, den Verkaufsprozess kontinuierlich zu verbessern und die Erfolgsquote zu erhöhen. 

Ergänzend zu den Sequenzen bietet auch die Verkaufschance einige KI-gestützte Widgets, um die Arbeit innerhalb einzelner Verkaufschancen zu begleiten. Hierzu gehören beispielsweise:  

• Die Timeline: Eine chronologische Ansicht aller Interaktionen und Aktivitäten, die mit einer Verkaufschance verbunden sind. Dies hilft, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen leicht zugänglich sind. 

• Der „Als Nächstes“ Bereich: Zeigt die nächsten Schritte an, die auf den definierten Sequenzen und den bisherigen Interaktionen basieren. Dies hilft, Prioritäten zu setzen und wichtige Aufgaben nicht zu übersehen.

Automatisierte Arbeitszuweisung

Was ist die Arbeitszuweisung? 

Die Arbeitszuweisung in Dynamics 365 Sales ist eine Funktion, die es ermöglicht, die Aktivitäten des Vertriebsteams zu automatisieren. Sie hilft dabei, Datensätze basierend auf bestimmten Bedingungen zu segmentieren und diese Segmente mit Sequenzen zu verbinden, die dann automatisch Aktionen für diese Datensätze ausführen.

Wie funktioniert die Arbeitszuweisung? 

1. Segmentierung: Es können Segmente von Datensätzen erstellen, die bestimmte Kriterien erfüllen, z.B. Leads aus einer bestimmten Quelle oder Leads mit einem Umsatz größer X.
2. Sequenzen: Diese Segmente werden mit Sequenzen verbunden, die eine Reihe von Aktionen enthalten, wie z.B. das Senden von E-Mails oder das Planen von Anrufen. So werden zum Beispiel umsatzstärkere Leads einem Senior Sales Manager zugewiesen.
3. Automatisierung: Die Aktionen in den Sequenzen werden zum Teil automatisch für die Datensätze im Segment ausgeführt, was den Vertriebsprozess effizienter macht. Es kann eine Wartezeit oder eine Bedingung definiert werden, nach welcher eine Follow-Up E-Mail rausgeschickt oder eine Aufgabe erstellt wird.

Vorteile der Arbeitszuweisung 

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Aktionen sparen Zeit und Ressourcen.
• Konsistenz: Standardisierte Prozesse sorgen für konsistente Kundeninteraktionen.
• Priorisierung: Vertriebsmitarbeiter können sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren, da Routineaufgaben automatisiert werden.

Verkaufschancenbewertung

Was ist die Verkaufschancenbewertung? 

Die Verkaufschancenbewertung in Dynamics 365 Sales verwendet ein vorausschauendes Machine-Learning-Modell (MLM), um eine Punktzahl für alle offenen Verkaufschancen basierend auf historischen Daten zu berechnen. Diese Bewertung hilft Vertriebsmitarbeitenden, Verkaufschancen zu priorisieren, höhere Qualifizierungsraten zu erzielen und die Zeit zu verkürzen, die für die Qualifizierung einer Verkaufschance erforderlich ist. Es wird auf einen Blick ersichtlich, welche Verkaufschance eine höhere Wahrscheinlichkeit zum Erfolg bietet.

Wie funktioniert die Verkaufschancenbewertung? 

1. Datenanalyse: Das Modell analysiert historische Daten, um Muster zu erkennen, die auf den Erfolg oder Misserfolg von Verkaufschancen hinweisen.
2. Punktzahlvergabe: Jede Verkaufschance erhält eine Punktzahl, die ihre Wahrscheinlichkeit widerspiegelt, in einen gewonnenen Auftrag umgewandelt zu werden. Zum Beispiel könnte Verkaufschance A eine Punktzahl von 80 und Verkaufschance B eine Punktzahl von 50 erhalten.
3. Priorisierung: Vertriebsmitarbeitende können Verkaufschancen mit höheren Punktzahlen priorisieren, da diese eine höhere Wahrscheinlichkeit haben, erfolgreich abgeschlossen zu werden.

Vorteile der Verkaufschancenbewertung 

• Wirkungsgrad: Vertriebsmitarbeitende können ihre Zeit und Ressourcen auf die vielversprechendsten Verkaufschancen konzentrieren.
• Höhere Abschlussraten: Verbesserung von Abschlussraten, da der Fokus auf hoch bewerteten Verkaufschancen liegt.
• Datenbasierte Entscheidungen: Die Bewertung bietet eine objektive Grundlage für Entscheidungen im Vertriebsprozess.

Beziehungsstatus

Was ist der Beziehungsstatus? 

Der Beziehungsstatus in Dynamics 365 Sales ist Teil der Beziehungsintelligenz und bietet Einblicke in den aktuellen Stand der Kundenbeziehung. Diese Funktion hilft Vertriebsteams, die Interaktionen mit Kunden zu beobachten und zu analysieren, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Beziehungen zu stärken.

Wie funktioniert der Beziehungsstatus? 

1. Datenanalyse: Das System analysiert die Interaktionsdaten aus Dynamics 365 und Microsoft Exchange, um Muster und Trends in den Kundenbeziehungen zu erkennen.
2. Beziehungs-KPIs: Es werden Key Performance Indicators (KPIs) wie Kommunikationshäufigkeit, Antwortzeit und Interaktionshistorie berechnet. Diese KPIs helfen dabei, die Qualität der Beziehung zu bewerten.
3. Visualisierung: Grafische Darstellung von Ergebnissen, sodass Vertriebsteams schnell erkennen können, welche Beziehungen zu pflegen sind.

Vorteile des Beziehungsstatus 

• Verbesserte Kundenbindung: Durch das Tracking der Beziehungs-KPIs können Vertriebsteams proaktiv auf Kundenbedürfnisse eingehen und einsehen, bei welchen Kunden der letzte Kontakt zu lange her ist.
• Effiziente Ressourcenverteilung: Teams können ihre Ressourcen auf die wichtigsten Kundenbeziehungen konzentrieren.
• Datenbasierte Entscheidungen: Die Analyse bietet eine objektive Grundlage für strategische Entscheidungen im Kundenmanagement.

Erst Studium an der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg, dann IT-Consultant für die Microsoft Power Platform

Mein persönlicher Weg vom Hörsaal in die Berufswelt führte mich von einem Praxisprojekt an der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg über ein Praktikum, eine Werkstudentenstelle bis hin zur Bachelorarbeit und letztendlich zu einer Vollzeitanstellung als IT-Consultant für die Microsoft Power Platform bei synalis – und die Reise geht noch weiter!

Wie bist du zum Praxisprojekt gekommen und was waren deine Erwartungen daran?

Im Rahmen meines BWL-Studiums stellte ich schnell fest, dass ich großes Interesse an der IT habe. Daher entschied ich mich für das Schwerpunktfach Wirtschaftsinformatik. Während des Studiums hatte ich dann die Gelegenheit, ein Praxisprojekt zu belegen. Das Praxisprojekt „Digitalisierung von Kundenbeziehungen“, das in Zusammenarbeit mit synalis durch Jens P. Klasen und Jiamei Li durchgeführt wurde, erschien mir sehr vielversprechend und spannend. Ziel des Projektes war die Entwicklung einer Microsoft Power App auf Basis von Low-Code, also das Ganze ohne Programmierkenntnisse.

Meine Erwartung an das Projekt lag darin, mein theoretisches Wissen aus dem Studium praxisnah anzuwenden und kritisch zu hinterfragen. Zudem wollte ich Einblicke in die Nutzung einer Low-Code-Plattform und die Rolle des IT-Consultant gewinnen. Um es gleich zu sagen: Meine Erwartungen wurden erfüllt. Es war praxisnah, informativ und kurzweilig. Die Freude am Praktischen und die gemeinsame Entwicklung einer App standen dabei im Vordergrund.

Besonders faszinierte mich am Projekt auch, wie Low-Code Plattformen zur Optimierung von Geschäftsprozessen beitragen können – und das branchenunabhängig. Durch gezielte Veränderungen lassen sich dabei wahre Potenziale entfachen. Ich sehe die Digitalisierung von Kundenbeziehungen mit Low-Code als Chance dazu, nicht nur bestehende Prozesse zu verbessern, sondern auch innovative Lösungen zu entwickeln.

Was hat dich dazu bewogen, ein Praktikum bei synalis zu absolvieren? Und wie verlief der Bewerbungsprozess?

Nach dem erfolgreichen Abschluss des Praxisprojekts und dem geweckten Interesse an den Microsoft-Lösungen – insbesondere der Microsoft Power Platform – entschloss ich mich dazu, mich für ein Praktikum bei synalis zu bewerben. Der Bewerbungsprozess gestaltete sich äußerst ansprechend und professionell. Während des Bewerbungsgesprächs wurde in einer freundlichen und entspannten Atmosphäre ausführlich über meine Fähigkeiten, Ziele und Erwartungen an das Praktikum gesprochen. Das Gespräch mit Jens P. Klasen und Rieke Zervas verlief sehr angenehm und ich erhielt bereits innerhalb kürzester Zeit die Zusage für das Praktikum. Das war der Startpunkt meiner Reise bei synalis.

Wie war dein erster Arbeitstag bei synalis?

Mein erster Arbeitstag war komplett dem Onboarding gewidmet. Jens und Fabian nahmen sich ausreichend Zeit für mich und zwei weitere Kollegen, die mit mir angefangen haben. Insbesondere die Einblicke in die Arbeitsmethodik, Tools und internen Prozesse waren hilfreich, um einen guten Einstieg zu finden und zu verstehen, wie bei synalis gearbeitet wird. Der erste Tag war auch dem Kennenlernen des Teams gewidmet. Von Anfang an wurde ich herzlich ins Team aufgenommen und war augenblicklich Teil dessen. Die Einarbeitung verlief sehr strukturiert und umfassend, sodass ich mich schnell zurechtfand. Besonders beeindruckte mich der Teamspirit, das Miteinander und der offene Austausch.

Aufgrund des strukturierten Onboardings wusste ich von Beginn an, welche Erwartungen und Meilensteine gesetzt sind. Bei Fragen oder Herausforderungen konnte ich mich immer an meinen Lead Jens oder meine Firmenpatin Jiamei wenden. Genauso standen auch alle anderen Kollegen im Team immer hilfsbereit für Fragen zur Verfügung.

Was waren deine Aufgaben während des Praktikums?

Das Praktikum wurde in zwei Phasen gegliedert. Zunächst eine dreimonatige Orientierungsphase, gefolgt von einer dreimonatigen Integrationsphase (ähnlich zum IT-Consultant). In der Orientierungsphase lag der Fokus darauf das Team besser kennenzulernen, ein Verständnis für das Microsoft Ökosystem aufzubauen und sich in die agile Projektmethodik synalis365 einzuarbeiten. In der Integrationsphase wurde ich verstärkt dann in das Daily Business eines IT-Consultant eingebunden und hatte die Gelegenheit, aktiv in Kundenprojekten zu unterstützen.

Einer meiner Aufgaben bestand auch darin das Praxisprojekt „Low-Code & No-Code Software – Design einer Microsoft Power App“ vorzubereiten und durchzuführen. Das Projekt war ähnlich zu einem Kundenprojekt aufgebaut und bot mir die Möglichkeit in einem realen Szenario meine Fähigkeiten als IT-Consultant unter Beweis zu stellen.

Neben meinem Praxisprojekt erhielt ich die Chance, das interne CRM-System zu optimieren. Durch die Teilnahme an Kundenterminen konnte ich wertvolle Einblicke in deren Ablauf gewinnen und erfahren, wie maßgeschneiderte Lösungen auf Basis der Kundenanforderungen entwickelt werden. Ein bedeutender Meilenstein war auch die Absolvierung der Case Study. Ziel dieser Aufgabe war die Entwicklung einer Model-Driven Power App für die Projektverwaltung. Dabei wurden verschiedene Anforderungen gestellt, die schließlich in einem Konzept und einer funktionsfähigen App gemündet sind.

Was ist dein Fazit über das Praktikum?

Insgesamt bekam ich im Praktikum bereits einen sehr guten Einblick über die Rolle eines IT-Consultants. Ich hatte die Möglichkeit, an Kundenterminen teilzunehmen und Verantwortung für eigene Aufgaben zu übernehmen. Besonders der regelmäßige Austausch und die Feedbackgespräche haben zu einem angenehmen Arbeitsklima beigetragen. In dieser Zeit konnte ich nicht nur viel lernen, sondern auch Kontakte knüpfen und neue Freundschaften schließen. Durch Teambuilding- und Firmen-Events wie beispielsweise Bowling- oder Mario-Kart-Abende hatte ich zudem die Gelegenheit, das Team besser kennenzulernen.

Wie lief es nach deinem Praktikum weiter?

Die positiven Erfahrungen während meines Praktikums überzeugten mich davon, meine berufliche Laufbahn bei synalis fortzusetzen. Als Werkstudent wurde ich zunehmend mehr in Kundenprojekte eingebunden. Diese praktische Erfahrung ermöglichte es mir, mein Wissen zu vertiefen und die Power Platform in realen Szenarien anzuwenden. Die enge Zusammenarbeit mit erfahrenen Kollegen half mir dabei, aus meiner Komfortzone zu kommen und mich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln.

Wie kamst du dazu, deine Bachelorarbeit in Kooperation mit synalis zu schreiben? Wie verlief die Betreuung?

Ein Meilenstein in meiner akademischen Laufbahn war definitiv die Verfassung meiner Bachelorarbeit. Da ich mich bereits während meines Praktikums und meiner Werkstudentenstelle intensiv mit der Microsoft Power Platform beschäftigt habe, war es die perfekte Gelegenheit, meine Bachelorarbeit zu diesem Thema zu schreiben. In Zusammenarbeit mit synalis konnte ich ein Thema wählen, das sowohl wissenschaftlich relevant als auch praktisch anwendbar war. Meine Kollegen standen mir bei Fragen immer zur Seite und ich hatte Zugang zu allen notwendigen Ressourcen. Dies führte nicht nur zu einer erfolgreichen Bachelorarbeit, sondern stärkte auch meine Bindung zum Unternehmen.

Wie verlief der Übergang vom Studenten zum IT-Consultant in Vollzeit?

Nach dem erfolgreichen Abschluss meines Studiums bot mir das Unternehmen eine Vollzeitanstellung als IT-Consultant an, worüber ich mich sehr freute. Als IT-Consultant kann ich mein Wissen über die Microsoft Power Platform weiter vertiefen und anwenden. synalis bietet vielfältige Möglichkeiten zur Weiterbildung und Spezialisierung; ob Fach- oder Führungslaufbahn – es gibt zahlreiche Optionen, sich weiterzuentwickeln. Besonders schätzte ich die offene Unternehmenskultur, die regelmäßigen Feedbackgespräche und die Möglichkeit, an herausfordernden Projekten zu arbeiten.

Wie geht die Reise weiter?

Ich freue mich darauf, mein Wissen weiter zu vertiefen und nach dem Bachelor einen Master anzuschließen. synalis unterstützt mich auch hierbei: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, berufsbegleitend zu studieren, machen es mir leicht, Studium und Beruf unter einen Hut zu bringen. Die Unterstützung des Unternehmens zeigt die Wertschätzung, die den Mitarbeitern entgegengebracht wird. Ich bin dankbar für die zahlreichen Chancen und freue mich auf die weiteren Herausforderungen und Entwicklungen, die die Zukunft bereithält.

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Ideale Digitalisierungs-Kombo für jedes Unternehmen

Ab dem 1. Januar 2025 greift die schrittweise Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung / E-Rechnung. Zudem herrscht nach dem Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 ein anhaltender Handlungsdruck beim Thema Arbeitszeiterfassung – keine leichte Ausgangsbasis für Unternehmen.

Das Gute: Beide Themen (die auf den ersten Blick nicht unbedingt etwas gemeinsam zu haben scheinen) müssen – insbesondere in Kombination – längst nicht nur eine lästige bürokratische Pflicht sein. Vielmehr sind sie ein weiterer Anschub für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse in mittelständischen Unternehmen.

Rechnungseingang und -ausgang mit der E-Rechnung digitalisieren

Am 22. März 2024 wurde das „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“ – besser bekannt als Wachstumschancengesetz – verabschiedet. Damit herrscht auch in Deutschland Klarheit über die verpflichtende Einführung der E-Rechnung, wie Kollege Thorsten Taschler in seinem Blogbeitrag „E-Rechnungen und Wachstumschancengesetz“ schon angekündigt hat. Hier macht er auch deutlich, dass nun die „Zeit zum Handeln“ gekommen ist – gerade für die Geschäftsprozesse beim Rechnungseingang. Er erklärt auch, welche konkreten Anforderungen durch die Ausführungen im BMF-Schreiben vom 2. Oktober 2023 an die Datei-Formate gestellt werden.

Aus prozessualer Sicht bedeutet „schrittweise“ für Unternehmen: Sie müssen ab 2025 in der Lage sein, eingehende Rechnungen in einer der beiden elektronischen Formate (XRechnung oder ZUGFeRD) zu empfangen und zu verarbeiten. E-Rechnungen müssen also angenommen werden (Annahmepflicht). Bevorzugt der Empfänger die Rechnung in anderer Form, also bspw. in Papierform oder als PDF, muss das versendente Unternehmen dem zustimmen. Für den Rechnungsausgang gilt die Verpflichtung erst ab 2028 vollumfänglich. Will ein Unternehmen also weiterhin Rechnungen in anderen Formaten versenden, ist dies während der Übergangsfrist noch ohne Zustimmung der anderen Partei möglich.

Denkt man den Prozess insbesondere im B2B-Kontext aber zu Ende, so kommt man schnell zu dem Schluss, dass sich XRechnung und ZUGFeRD schon vor der vollumfänglichen Verpflichtung als gängige Formate für den Rechnungsausgang durchsetzen werden.

Es ergibt wenig Sinn, mit der durch den Gesetzgeber geschaffenen Sicherheit noch weiter in andere Prozesse beim Rechnungsausgang zu investieren. Hinzu kommt, dass durch die Annahmepflicht bereits ab 2025 jeder Kunde mit einem auf XRechnung- oder ZUGFeRD-First ausgerichteten Prozess bedient werden kann.

Die vorab zitierte „Zeit zum Handeln“ ist für Unternehmen also nicht nur beim Rechnungseingang, sondern auch beim Rechnungsausgang gekommen.

Digitale Zeit- und Leistungserfassung: Chance für Digitalisierung

Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung

Auch im Bereich der Arbeitszeiterfassung gibt es seit einiger Zeit Handlungsbedarf: Die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung geht auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 zurück (Rechtssache C-55/18). So entschied der EuGH, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber dazu verpflichten müssen, ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter einzurichten.

In Deutschland hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) am 13. September 2022 entschieden, dass die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) vom April 2023 konkretisiert diese Pflicht und sieht vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch aufgezeichnet werden müssen.

Trotz dieser Anforderungen hat die elektronische bzw. digitale Arbeitszeiterfassung zahlreiche Vorteile. Sie ermöglicht eine präzisere Erfassung der Arbeitszeiten, was zu einer gerechteren Vergütung und besseren Planung der Arbeitszeiten führt. Zudem können Unternehmen durch die Automatisierung der Zeiterfassung administrative Aufgaben reduzieren und die Effizienz steigern.

Ein weiterer Vorteil ist die erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Arbeitszeiten. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten jederzeit einsehen und überprüfen, woraus mehr Zufriedenheit und Motivation resultieren. Zudem können Unstimmigkeiten und Konflikte bezüglich der Arbeitszeit schneller und einfacher geklärt werden.

Die Zeit – wichtigste Ressource professioneller Dienstleistungsunternehmen

Unternehmen in der Dienstleistungsbranche (etwa Beratungsfirmen, Anwalts- und Wirtschaftsprüfungskanzleien, Werbeagenturen oder IT-Dienstleister) bieten hauptsächlich die von ihren Mitarbeitern erbrachten Leistungen an. Diese Leistungen werden üblicherweise nach der dafür aufgewendeten Zeit abgerechnet. Daher sind diese Leistungen ein zentraler Bestandteil der Arbeitszeit.

Insgesamt ergibt sich die Arbeitszeit aus der Summe der Zeit für Leistungen in Kundenaufträgen, Leistungen für interne Aufträge sowie Zeiten, die man für Fortbildungen oder zum Netzwerken mit Kollegen verbringt. In einem optimierten Gesamtprozess erfolgt daher nicht nur die Arbeitszeiterfassung, sondern gleichzeitig auch die Leistungserfassung digital und möglichst integriert. Eine integrierte Softwarelösung, die diese Prozesse effizient abbildet, kann daher ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation sein und bietet die Chance zur weiteren Professionalisierung wachsender Unternehmen.

Gesetzliche Vorgaben als Schub für eine digitale Leistungsabrechnung und Arbeitszeiterfassung

Kurz gesagt: Mit den Pflichten zur Arbeitszeiterfassung und elektronischen Rechnungsstellung geht großes Potential für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse einher. Der Gesetzgeber hat hier nicht nur Sicherheit in Bezug auf das „Was“, sondern durch die Konkretisierungen auch teils klare Standards zum „Wie“ vorgegeben, sodass Unternehmen ihre Investitionen zielgerichtet vornehmen können.

Insbesondere in projektorientiert und wissensbasiert arbeitenden Dienstleistungsunternehmen lässt sich so ein Prozess implementieren, in dem im Rahmen einer digitalen Zeiterfassung erfasste Leistungen medienbruchfrei in Rechnungen zusammengefasst werden können. Im end-to-end-Prozess werden diese Rechnungen dann in den vorgegebenen Formaten (XRechnung und ZUGFeRD) an den Kunden übermittelt.

synalis als Wegbegleiter bei der Digitalisierung

Welche nachhaltigen Chancen die Digitalisierung für Ihr Unternehmen und Ihre Services schafft, erarbeiten wir gern mit Ihnen zusammen. Dabei unterstützen wir Sie sowohl mit namhafter Businesssoftware als auch bei der Implementierung eines effizienten und für Sie maßgeschneiderten Prozesses.

Dazu nutzen wir nicht nur unsere Erfahrung aus der erfolgreichen Umsetzung zahlreicher Projekte bei Kunden aus der Dienstleistungsbranche, sondern vor allem auch das Wissen, das wir selbst in unserer alltäglichen Arbeit über die Geschäftsprozesse eines IT-Dienstleisters sammeln. Die durch uns angebotene Software haben wir selbst täglich im Einsatz und zeigen Ihnen gerne, wie wir unsere Prozesse damit vorantreiben – vom Dienstleister für Dienstleister.

Für den beschriebenen Handlungsbedarf beim Thema verpflichtende E-Rechnung vertrauen wir konkret auf Microsoft Dynamics 365 Business Central: Die Lösung kann – aktuell noch mit Erweiterungen wie Continia Document Output – Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD ausgeben. Für das kommende Release hat Microsoft zudem bereits eine Funktion im Standard angekündigt, die die Anforderungen bedienen soll. Dazu halten wir Sie natürlich auf dem Laufenden.

Für die Leistungserfassung und -abrechnung mit integrierter Zeiterfassung haben wir auf Basis langjähriger Expertise rund um sämtliche Geschäftsprozesse eines Dienstleisters selber eine Erweiterung für Business Central entwickelt. Auch zu diesem Produkt wird es bald weitere Infos geben. Haben wir Ihr Interesse jetzt schon geweckt, stellen wir Ihnen unsere Lösung selbstverständlich schon jetzt exklusiv vor!