Kategorie-Archiv: Digitalisierung

Wie das Lernmanagementsystem Durchblick schafft

Ob im privaten Bereich oder im Unternehmensumfeld – Microsoft 365 und Office 365-Lösungen sind nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglichen eine einfache, flexible und effektive Zusammenarbeit bzw. Kommunikation und helfen dabei, Dateien effektiv und sicher zu managen – völlig unabhängig davon, wo Sie sich grade befinden. Unter diesen Voraussetzungen sind Microsoft 365 und Office 365-Lösungen maßgeblich für eine Produktivitätssteigerung und das, wie bereits erwähnt, in jederlei Hinsicht.

Ein großer Vorteil dieser Lösungen besteht darin, dass Sie sich dem dynamischen Arbeitsumfeld, in dem es immer wieder neue Anforderungen und Herausforderungen gibt, flexibel anpassen und diesen gerecht werden. Im Idealfall können Sie und Ihre Mitarbeiter mühelos mit sämtlichen Lösungen von Microsoft 365 und Office 365 umgehen. Nur was, wenn das nicht der Fall ist?

Einfacher Zugang zu Lerninhalten, schnelles Lernen

Um sich diese Frage erst gar nicht stellen zu müssen, bieten Unternehmen wie die 365Akademie e-Learnings und Lerninhalte rundum die Microsoft 365-Lösungen an und fertigen diese im passenden Dateiformat für Lernmanagementsysteme wie das LMS365 an.

Ein großer Fokus liegt dabei auf der Aktualität der Inhalte: Die Lernenden sollen immer auf dem neusten Stand der dynamischen Umgebung sein. Zum einen damit sich keine Nachteile ergeben können – zum Beispiel ein Wettbewerbsnachteil durch mangelndes „Know-How”; und zum anderen, damit der Wunsch der Mitarbeitenden, sich im Arbeitsalltag selbst-organisiert das Wissen anzueignen, welches sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen erfüllt wird.

Eben in diesem Zusammenhang ist es der 365Akademie wichtig, Lernmaterial für die tägliche Arbeit sofort greifbar bereitzustellen, denn eine ansprechende Lernerfahrung, einfacher Zugang zu Lerninhalten und die Einbindung der Mitarbeiter sind Schlüsselelemente einer effektiven Lernstrategie.

Durch ein Lernmanagementsystem wie das LMS365 lassen sich Lerninhalte an einem Ort bereitstellen. Ebenso lassen sich die Lerninhalte von der 365Akademie an diesem Ort speichern und abrufen.

Eines der größten Vorteile neben der Abrufbarkeit dieser Inhalte ist der Überblick des Lernfortschritts einzelner Personen im LMS365. Das ist in der Microsoft 365-Umgebung schlichtweg so nicht vorhanden, weshalb das LMS365 als Lernumgebung dahingehend den letzten passenden Baustein für eine erfolgreiche Positionierung in einem dynamischen „Hindernisparcours“ an wachsenden Anforderung bildet.

Sie haben dadurch die Möglichkeit, eine Übersicht über Kursabschlüsse, erworbenen Zertifikate und Skills mit einem Klick aufzurufen und somit einen Einblick sowohl aus der Lernendenperspektive als auch aus der Perspektive des Vorgesetzten, auf den Ist-Stand in Bezug auf den Umgang mit Microsoft 365 Anwendungen zu bekommen. Stellen wir uns beispielsweise die Frage, wer nicht aus dem Unternehmen auf dem aktuellen Stand im Umgang mit Microsoft Teams ist, können wir spielend einfach über LMS365 nachvollziehen und bei Bedarf veranlassen, dass der „Rückstand“ aufgeholt wird.

Meine Highlights

In meiner Wahrnehmung sind es nicht einzelne Highlights, die besonders hervorstechen und andere Höhepunkte überstrahlen; es ist eher die Gesamtheit verschiedener Besonderheiten und Erfolge, die für mich ein Highlight ergeben, zum Beispiel

• das gewonnene Projekt, für das man mehrere Monate gearbeitet hat;
• oder das positive Feedback eines Kunden, der mit seiner IT-Lösung auch nach vielen Jahren noch zufrieden ist, weil diese gezielt eine erfolgreiche Geschäftsentwicklung unterstützt;
• oder der Mitarbeiter, der seine Aufgaben mit Engagement, Neugier und Ernsthaftigkeit angeht.

Diese Aspekte erfreuen mich jedes Mal aufs Neue.

Die größten Herausforderungen

Neben der Wirtschaftskrise in den Jahren 2008 / 2009, die ja für viele Unternehmen herausfordernd war, besteht die größte Herausforderung sicherlich in der Daueraufgabe, immer die richtige Balance zwischen „Ausweitung der personellen Kapazitäten“ und „Geschäftswachstum“ zu halten. Wir erbringen unsere Leistungen fast ausschließlich durch eigene Mitarbeiter: Das erschwert zwar eine Skalierung, verbessert aus meiner Sicht aber die Qualität und Nachhaltigkeit der Leistungen, die wir gegenüber unseren Kunden erbringen.

Parallel hierzu müssen wir mit dem technologischen Wandel richtig umgehen. Das bedeutet für uns: Wir müssen die Chancen, die sich hierbei für unsere Kunden ergeben, frühzeitig erkennen und zum richtigen Zeitpunkt im Rahmen unserer Arbeit auch zur Anwendung bringen.

Die schönsten Learnings

Ein wirklich schönes Learning für mich? Dass es sich für das Unternehmen sehr positiv auswirken kann, wenn man zum richtigen Zeitpunkt nicht nur ganzheitlich Verantwortung für einzelne Leistungsbereiche an Mitarbeiter überträgt, sondern auch Zentralfunktionen professionalisiert.

Hätten wir uns nicht dazu entschieden, den Bereich HR als eigenständige Abteilung mit dezidierten MitarbeiterInnen aufzubauen, sondern das Thema weiterhin parallel zur fachspezifischen Arbeit behandelt, hätten wir unser Wachstum in den letzten Jahren sicherlich nicht realisieren können.
Auch das „Inhousing“ des Marketings hat es uns erst ermöglicht, zeitnah und zielgerichtet mit Interessenten und Kunden zu kommunizieren und über kundenrelevante Themen zu sprechen.

Ein weiteres Learning ist sicherlich, dass das Unternehmen zusammen mit allen Akteuren immer „beweglich“ bleiben muss. Aufgrund der sich stets ändernden Rahmenbedingungen in Bezug auf Kunden, Mitarbeiter und Technologien ist es notwendig, das eigene organisatorische Setup sowie das Leistungsgebot immer wieder zu hinterfragen und entsprechende Anpassungen vorzunehmen. Das ist zwar manchmal anstrengend, stets aber ein guter Anlass, um neue Ideen zu entwickeln und sich daraus ergebene Chancen zu ergreifen.

Die spannendsten Entwicklungen

Cloud Computing ist meiner Ansicht nach eine der tiefgreifendsten Entwicklungen in unserem Tätigkeitsumfeld, die in den letzten 25 Jahren stattgefunden hat. Bei den meisten Unternehmen und auch Lösungsanbietern dauerte es eine gewisse Zeitlang, bis man die Implikationen dieser Entwicklung für Unternehmen und Organisationen in Gänze erfasst hatte und die tiefgreifenden Änderungen bei Lösungen und Arbeitsweisen absehen konnte.

Cloud Computing ist nicht nur eine andere technische Form der Bereitstellung von Daten und Applikationen – es eröffnet mittelständischen Unternehmen und Organisationen vielmehr zwei wesentliche Chancen:
Eine Chance liegt in der völlig neuen Entscheidungsfreiheit von Unternehmen, welche Prozesse man mittels IT unterstützen lassen möchte. Will man eine IT-Lösung implementieren, ist der erste Schritt hierfür inzwischen deutlich weniger aufwändig als noch in der Vergangenheit und die Auswahl an zur Verfügung stehenden Lösungen faktisch größer geworden.

Die zweite Chance, die sich aus dem Cloud Computing ergibt, besteht in der Qualität der IT-Services, die man als Unternehmen einsetzen kann. Was bis vor wenigen Jahren noch großen Unternehmen mit entsprechend großen IT-Systemen und den damit verbundenen hohen IT-Budgets vorbehalten war (redundante Rechenzentren, 99,9% Verfügbarkeit, Nutzung von komplexen Anwendungen), steht jetzt auch mittelständischen Unternehmen und Organisationen zur Verfügung.
Beide Elemente können somit wie ein „Booster“ bei der digitalen Transformation von Unternehmen und Organisationen wirken, was auch der Cloud-Monitor der bitkom zeigt.

Die Vision

Unsere Motivation ist es, ein leistungsfähiger, kompetenter und fairer Partner für mittelständische Unternehmen und Organisationen zu sein, welche ihre Geschäftsstrategie oder ihren Organisationszweck durch den Einsatz von Cloud-Technologien realisieren wollen!

Ein schöner Start in die Vorweihnachtszeit

Die Vorfreude der Kinder auf die Malaktion war unermesslich und das Strahlen in Ihren Augen unglaublich hell. Kreativ zu sein ist ein Geschenk und besonders in der Weihnachtszeit finden sich viele Gelegenheiten, um der eigenen Kreativität guten Gewissens freien Lauf zu lassen: Geschenke werden hübsch verpackt, Plätzchen verziert und die Wohnung dekoriert.

Neben Geschenkejagd und Weihnachtsfeier ist die Zeit für eine liebevolle Weihnachtskarte dann aber oftmals nur noch begrenzt.
An die Stifte, fertig, los! Es ist wieder Zeit für eine der schönsten Traditionen – unsere Malaktion. Nicht nur das Christkind kommt alle Jahre wieder, sondern auch die Malaktion, die synalis und der Abenteuer Lernen e.V. seit 2015 jährlich gemeinsam organisieren. Nachdem das Event im letzten Jahr leider nicht stattfinden konnte, haben sich die Kinder dieses Mal besonders über die bunte Abwechslung gefreut. „Es ist wunderbar, dass synalis die Malaktion fortwährend begleitet. Die Beständigkeit gibt den Kindern ein gutes Gefühl und für viele fühlt es sich an, als kommen sie zu Oma und Opa nach Hause“, erzählt Dr. Erika Luck-Haller, Geschäftsführerin des bildungsfördernden inklusiven Vereins, mit einem breiten Lächeln im Gesicht.

Unter dem Thema „Die Weihnachtszeit ist bunt & vielseitig“ zeichneten und malten rund 25 Kinder in Zusammenarbeit mit dem Abenteuer Lernen e.V. am 08. November farbenfrohe Weihnachtsbilder und zeigten dabei ihr künstlerisches Geschick. Für ein enges Beieinander und mehr Persönlichkeit hat sich jeder der kleinen Künstler zunächst ein Namensschild gebastelt und mit Lichterketten wurde eine besonders kreative Atmosphäre geschaffen. Dank frisch gebackener Weckmänner wehte ein Hauch von Weihnachten durch die Luft und bei Spekulatius und Lebkuchen hatten Groß und Klein ihren Spaß. Von einem lächelnden und reich geschmückten Weihnachtsbaum über ein bunt verziertes Lebkuchenhaus, einer farbenfrohen Schneekugel bis hin zum fröhlichen Weihnachtspanda waren der weihnachtlichen Phantasie und künstlerischen Freiheit keinerlei Grenzen gesetzt. Die vielen Weihnachtmotive zeigen Weihnachten aus der Sicht der Kinder, deren Schicksale und Geschichten berühren und unterschiedlicher nicht sein könnten, aber die sich in Ihrer Vorfreude und Menschlichkeit einen. Jedes Motiv ist ein einzigartiges Unikat, gemalt von jungen Leuten zwischen ein und 17 Jahren. 

Weihnachtskarten sind immer ein ganz individuell gestalteter Hinweis auf das nahende Weihnachtsfest. Im letzten Jahr mussten wir aus bekannten Gründen auf Vieles, das uns lieb und wichtig ist, verzichten. Gerade die Weihnachtszeit, die davon lebt, dass wir mit Familie, Freunden und Bekannten zusammenkommen, fiel durch die zahlreichen Einschränkungen ganz anders aus als wir es kennen. Besonders für die Kinder war es dieses Jahr demnach ein umso größeres Highlight, endlich wieder gemeinsam zu malen und an einem Ort zusammenzukommen, an dem sich alle willkommen fühlen. An andere denken, ihnen mit Kleinigkeiten eine Freude machen und andere Menschen überraschen; das gehört zu Weihnachten einfach dazu.

Dr. Erika Luck-Haller und Ihre Kolleginnen begleiten das Projekt seit einigen Jahren: „Es berührt uns jedes Jahr aufs Neue, mit wie viel Liebe die Kinder ihre Kunstwerke gestalten.“ Es ist und bleibt ein sehr emotionales Ereignis, eine schöne Geste des Miteinanders und der Solidarität und so freut sich das ganze Team über viele kreative, emotionale und weihnachtliche Impressionen.

Neben Gutscheinen für den Schreibwarenhandel Struck, in dem sich die kleinen Künstler einen ganz persönlichen Wunsch erfüllen können, unterstützt synalis den Abenteuer Lernen e.V. wie in den vergangenen Jahren auch mit einer finanziellen Spende: Unterstützung – egal ob monetärer oder ehrenamtlicher Art – kann die Einrichtung immer gut gebrauchen. Und eins ist klar: In die Zukunft der Kinder zu investieren ist eine Investition in unserer aller Zukunft und somit immer lohnenswert.

Der Power Apps – App-Designer kommt anwenderfreundlich, modern und übersichtlich daher

Durch den neuen Power Apps – App-Designer ist es jetzt einfacher und schneller denn je, eine model-driven-App zu erstellen und anzupassen. 
Der neue App-Designer wurde 2021 veröffentlicht und seitdem stetig verbessert und erweitert. Das neue Design bietet eine moderne, offene und userfreundliche Oberfläche und unterstützt die Anwender bei der Erstellung und Anpassung diverser Elemente ihrer Applikation. Nichtsdestotrotz ist die klassische Oberfläche noch aktiv und wird weiterhin in der Branche verwendet. Erfahren Sie nachstehend alles über die wesentlichen Unterschiede.  

Mithilfe des neuen Power Apps App-Designers können die Anwender Spalten, Ansichten, Formulare und Vieles mehr mühelos und intuitiv erstellen und anpassen. Hierbei wurde viel Wert auf Userfreundlichkeit gelegt, was sich nicht nur im Look and Feel widerspiegelt sondern auch in der Anwendbarkeit. Die Anwender müssen sich nicht mehr, verglichen zu der klassischen Oberfläche, durch diverse Unterseiten klicken, um ans Ziel zu kommen. Der Power Apps App-Designer ist anwenderfreundlicher und übersichtlicher, was wiederum nicht nur die Suche vereinfacht, sondern auch die Struktur gänzlich einheitlicher macht.  

Einer der größten Mehrwerte des neuen App-Designers, insbesondere bei der Bearbeitung von Formularen, Ansichten und der Siteübersicht der Applikation, ist die Vorschauansicht. Mithilfe der Vorschauansicht sieht der Anwender in Echtzeit all seine Änderungen, ohne das System zunächst speichern und veröffentlichen zu müssen. Hierdurch kann jede Änderung am Layout, an der Spaltenreihenfolge oder an der Anordnung der Tabellen in der Siteübersicht, nachvollzogen werden. Die Vorschauansicht wird zentral im App-Designer dargestellt. 

Innerhalb der Formularbearbeitung kann der Anwender die Spalten und Sektionen mithilfe von Drag-and-drop ziehen und verschieben. In einer Art Baukastensystem lassen sich beliebig viele Komponenten einbinden und anpassen. Das neue Design macht die Gestaltung um ein Vielfaches einfacher und vor allem userfreundlicher. Nachfolgend haben wir für Sie noch ein paar wertvolle Insights zu der Übersicht/Objektdarstellung des neuen Designs zusammengefasst. 

Nach der Erstellung einer Lösung/Applikation kann der Anwender auf der Übersichtseite alle Informationen gebündelt und klar strukturiert einsehen. Alle relevanten Informationen zur Applikation nebst Cloud-Flows, Dashboards, Prozesse, Tabellen, etc. werden übersichtlich und auf einer Seite angezeigt, sodass sich der Anwender ohne großen Aufwand schnell zurechtfinden kann. Alle relevanten Informationen und Objekte findet der Anwender in der linken Navigationsübersicht. An dieser Stelle kann er nicht nur auf die Objekte der Applikation selbst eingehen (Cloud-Flows, Prozesse, Optionen, Tabellen, etc.), sondern auch auf die Lösungsübersicht wechseln, in der z.B. der Export/Import von Übersetzungen oder der Applikation selbst durchgeführt werden kann.

Power Apps-Designer Formular: Modern vs. Klassisch

Der neue Power-Apps App-Designer bietet neben der modernen und strukturieren Oberfläche auch ein besseres Anwendererlebnis, welches die Bedienung einfacher macht. Darüber hinaus ist der neue Designer besser mit den restlichen Einstellungsmöglichkeiten verknüpft, sodass der Anwender sich nicht noch durch diverse (Unter-)Seiten klicken muss.  

Wenn Sie derzeit noch mit der klassischen Oberfläche arbeiten, möchten wir Sie an dieser Stelle ermutigen, die neue Power Apps Oberfläche auszuprobieren! Sie werden sich schnell zurechtfinden und benötigen auch keine umfangreiche und zeitintensive Einarbeitung. Wenn Sie dennoch etwas nicht finden, oder etwas in der klassischen Oberfläche nachstellen wollen, bietet die neue Power Apps Oberfläche an entsprechender Stelle die Möglichkeit, zur klassischen Oberfläche zurück zu wechseln. 
Insofern können Sie den Absprung in die alte Welt jederzeit weiterhin durchführen. Allerding ist nicht bekannt wie lange die klassische Oberfläche verwendet werden kann und wann Microsoft diese abkündigen wird.  

Unser Tipp: Schauen Sie sich die Power Apps Oberfläche an und nutzen Sie die zahlreichen Vorteile des neuen App-Designers bei der Erstellung und Anpassungen von Formularen, Ansichten und der App-Siteübersicht. Machen Sie sich mit der modernen Oberfläche vertraut und erkunden Sie selbst die Einsatzpotentiale und Vorzüge. 

Rein in die Stadt, raus in die Kälte

Am vergangenen Freitag haben wir im wachsenden synalis-Kreis in bester Laune und bei feinstem Adventswetter der Weihnachtsfeier beigewohnt, die diesmal in der Bonner Innenstadt ausgerichtet wurde. Nach dem Restaurant-Empfang mit Canapés und erstem kritischen Begutachten der mitgebrachten Schrottwichtelgeschenke ging es noch einmal hinaus in die Kälte: In zwei Gruppen aufgeteilt lauschten wir im Rahmen der geführten Nachtwächtertour anschließend historischen Fakten und bahnten uns angeleitet einen Weg durch die weihnachtlich beleuchteten Bonner Gassen, u.a. zum Rathaus und dem Geburtshaus Beethovens. Erklärt wurde zum Beispiel die Herkunft der Redewendung „An den Pranger stellen“, die wie so viele Idiome auf einen mittelalterlichen Brauch zurückzuführen ist. Auch in der ehemaligen Bundeshauptstadt wurden Verurteilte früher an dem Steinpfahl vor dem Bonner Münster öffentlich einem Vorwurf ausgesetzt. 

Applaus, Applaus

Die Ausschmückung mittelalterlicher Foltermethoden (Stichwort Hexenverbrennung) war ebenso Part der Führung, wirkte sich aber nicht auf den Appetit aus, mit dem wir nach gut einer Stunde zurück ins Restaurant marschierten. Nach der Buffet-Erstürmung gebührte der Dank den Mitarbeitern, die bereits mit synalis ihr vielfaches Jubiläum erleben und seit bis zu zwanzig Jahren das Unternehmen unterstützen. Auch für unseren Hausmeister mit seinen ausgesprochenen Backkünsten klatschte es Beifall, weil er uns regelmäßig die Tage im Büro zu versüßen versteht.

Fröhliches Schrottwichteln

Dann nahmen die Organisatoren den Gabentisch ins Visier, der sich unter den – mal mehr, mal weniger schrottigen – Wichtelgeschenken schon bog. Nach der Verteilung war jeder um einen Gegenstand reicher: Manch einer kehrte später mit einer Flasche Likör heim, ein anderer mit einer Trump-Cap oder Katzengras. Nach dem offiziellen Teil der Veranstaltung wurden schließlich die Boxen rausgeholt und zahlreiche Mitarbeiter blieben noch für ein gemütliches Beisammensein mit bunt gemixter musikalischer Untermalung (Stichwort Bluetooth-Verbindung Box: „Ey, wer hat mich rausgeschmissen?“) vor Ort. Danach brach der harte Kern noch ambitioniert für weitere Unternehmungen auf, während die restlichen Mitarbeiter schon auf dem Heimweg durch die kalte Nacht von ihren Bettchen träumten.

Alles in allem war es wieder eine „typische synalis-Feier“: Ausgelassene Stimmung, interessante Programmpunkte, fröhliche Menschen. Gar nicht so ein großer Unterschied zum Alltag 😉.

Welche positiven Veränderungen oder Entwicklungen konnte man 2022 hinsichtlich IT-Security verzeichnen?

Eine wirklich positive Entwicklung ist die Wahrnehmung der IT-Security als allgegenwärtiges und wichtiges Thema. Sicherheitsfragen werden beinahe flächendeckend ernstgenommen – von den zuständigen Ansprechpartnern bis hin zur Geschäftsleitungsebene. Darüber hinaus haben sich viele neue Lösungen und Technologien etabliert, die konkrete Lösungsumsetzungen von bestehenden Konzepten wie Zero Trust adressieren.

Eine weitere erfreuliche Entwicklung betrifft insbesondere kleine und mittlere Unternehmen. Diesen fehlt es häufig an Zeit und Ressourcen, um dem Thema IT-Sicherheit ausreichend Aufmerksamkeit zukommen zu lassen. Dabei geraten KMU zunehmend mehr in den Fokus von Angreifern. An dieser Stelle reagieren die Hersteller jetzt und integrieren oder verzahnen erweiterte Sicherheitslösungen mit bestehenden Angeboten. Insbesondere Microsoft hat an dieser Stelle kräftig nachgebessert und bietet mit dem Defender for Business eine umfangreiche Sicherheitslösung zu fairen Konditionen. Die technologische Basis ist dabei dieselbe wie bei den Enterprise Lösungen und bieten damit eine robuste und zukunftssichere Absicherung für dieses Kundensegment. 

Welche IT-Sicherheitstrends 2023 erkennt man?

Zero Trust ist nach wie vor eines der Top-Themen auch im nächsten Jahr: Das Konzept ist nicht neu, wird dafür aber zunehmend konkreter. Viele Hersteller greifen die Grundidee auf und setzen diese mit handfesten IT-Services um. Darüber hinaus ist aus meiner Sicht das Thema SSL-Inspection eins der Trendthemen, da es die IT-Abteilungen vor eine schwierige Aufgabe stellt. Einerseits ist es technologisch nicht einfach zu realisieren und andererseits ist das Thema in der Kommunikation mit den Mitarbeitern und den Datenschutzbeauftragten herausfordernd zu diskutieren. Aus technischer Sicht ist es aber heutzutage unbedingt notwendig.

Als letzten Punkt haben sich XDR-Systeme (Extended Detection and Response) schnell etabliert und bieten durch die Kombination von automatisch wirkenden Schutzmechanismen und einer umfassenden Überwachungs- und Auswertungsbasis eine solide Basis für einen aktuellen Grundschutz. Die meisten XDR-Systeme unterstützen die Unternehmen sehr gut dabei, vorhandene Schwachstellen aufzuzeigen und mit aktuellen Bedrohungslagen in Einklang zu bringen. Daraus resultiert eine in gewisser Weise objektive Sicherheitsbewertung.

Worauf sollten Unternehmen ein besonderes Augenmerk hinsichtlich Cyberangriffen haben?

Unternehmen sollten die IT-Sicherheit als elementaren und fortlaufenden Prozess verstehen, der genauso notwendig ist wie klassische Betriebs- und Support-Prozesse. Darüber hinaus sollte jedes Unternehmen sich mit dem Gedanken vertraut machen, dass es verschiedenen Studien nach zu urteilen mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit nicht Opfer eines Cyberangriffs werden kann, sondern wird: Das ist nach wie vor ein gewisses Tabuthema, da es fälschlicherweise als Versagen der IT-Systeme und der Verantwortlichen interpretiert wird.

Aber ähnlich wie bei einer Gebäudesicherung, dem der Einbruch an sich auch nicht angelastet wird, sollte auch in der IT das Thema nicht länger tabuisiert werden. Wer das ernsthaft in seine IT-Überlegungen einbezieht, wird auch leichter die richtigen Ableitungen treffen können. Denn so wichtig der Schutz der IT-Infrastruktur auch ist: Wenn ich „weiß“, dass ich Opfer eines Cyberangriffs werde, stelle ich mir zwangsläufig die wichtige Frage: Was kann ich tun um die Auswirkungen möglichst gering zu halten? Stelle ich mir aber diese Fragen erst, wenn der Fall eingetreten ist, ist es leider zu spät.

Endlich: Ende vom „App-Hopping“

Mit über 75 Millionen aktiven Nutzern täglich zählt Microsoft Teams zu den meistgenutzten Tools aus dem Microsoft 365-Produktportfolio. Seit Beginn der Pandemie ist Microsoft Teams in der heutigen Geschäftsfeld insbesondere in der digitalen Zusammenarbeit im und außerhalb des Unternehmens kaum noch wegzudenken. Den aktuellen Trend hat Microsoft aufgegriffen und mit der Teams-Integration in die Microsoft Power Platform & Microsoft Dynamics 365-Welt nahtlose Integration für die gemeinsame plattformübergreifende Zusammenarbeit geschaffen. 

Mit der Integration ist eine Einbettung von einer Microsoft Power App oder Microsoft Dynamics 365 App in Microsoft Teams jederzeit möglich. Dabei lässt sich das System innerhalb der Anwendung genauso abbilden und bedienen wie im klassischen Browser-Zugriff. Besonders praktisch dabei: Ein Wechsel zwischen Browser und System ist nicht mehr notwendig, da alles direkt aus Microsoft Teams heraus aufgerufen werden kann. 

Engere Zusammenarbeit 

Dank der neuen Zusammenarbeitsfunktionalität können gemeinsame Zugriffe auf Datensätze eingesehen werden. Die Anwender erhalten ein direktes Feedback über den aktuellen Verfügbarkeitsstatus der Kollegen / innen und können diesen direkt über die Informationskarte kontaktieren.

Die Erweiterung lässt sich in Ansichten verwenden und gibt ein direktes Feedback über den Online-Status von Personen.

Benachrichtigungen in Teams-Chats 

Über die erweiterte Teams-Chat Funktionalität können kontextbezogene Konversationen mit Kollegen / innen gestartet werden. Die ausgewählten Gesprächsteilnehmer erhalten eine direkte Benachrichtigung in Teams inklusive Benachrichtigung und einer direkten Verlinkung zum Datensatz im Microsoft Dynamics 365 CRM. 

Teams-Termineinladungen aus Dynamics 

Die Teams-Integration schenkt Ihnen ebenfalls die Möglichkeit, mit der Terminaktivität direkt aus Microsoft Dynamics 365 heraus eine Teams-Besprechungsanfrage zu versenden. Nach der Konfiguration und Einrichtung der Funktionalität kann mittels der Option eine Teams-Besprechung auf Basis der etablierten Terminaktivität erstellt werden.

Die Termineinladung hält, klassisch wie unmittelbar via Outlook versendet, die Einwahlmöglichkeiten zur Besprechung bereit. 

Bearbeitung von Datensätzen während einer Besprechung mithilfe des Teams Desktop-Clients 

Über den Teams Desktop Client lassen sich Datensätze aus dem Microsoft Dynamics 365 CRM-System während einer Besprechung jederzeit bearbeiten. Zusätzlich lassen sich nicht nur bisherige Aktivitäten & Notizen kontextbezogen anzeigen, sondern auch neu erfassen. 

Auch in Zukunft wird die Teams-Anwendung von Microsoft immer mehr in Erscheinung treten und einen Platz als weiterer wesentlicher Bestandteil und Treiber in der Digitalen Vernetzung einnehmen. 

Wenn Sie Unterstützung bei der Einrichtung und Nutzung der Teams Integration in die Microsoft Power Platform oder Microsoft Dynamics 365 Welt benötigen, sprechen Sie uns gerne an. 

Wie Sie Ihre Mitarbeitenden motiviert durch eine Veränderung führen

„Nichts ist so beständig wie der Wandel“

Was der griechische Philosoph Heraklit um 500 v. Chr. schon wusste, trifft heute mehr denn je zu. Um konkurrenzfähig zu bleiben, ist es für Unternehmen notwendig, in einer schnelllebigen Welt wie der unseren stetig in Bewegung zu bleiben.

Ein Wandel bzw. eine solche Veränderung kann vielfältig aussehen. In einer Zeit, in der sich Technologien mit einer rasanten Geschwindigkeit weiterentwickeln, stellen Systemeinführungen eine besonders häufige Umstellung in Unternehmen dar: Neue rechtliche Anforderungen, Prozessoptimierungen, aktualisierte Standards am Markt – die Gründe, um ein neues System einzuführen, variieren genauso. Eines haben Veränderungsprojekte jedoch gemeinsam:

Veränderungen in der gesamten Organisation erfordern Veränderungen beim Einzelnen

Eine Veränderung in einer Organisation tritt dann ein, wenn die einzelnen Beschäftigten auf eine neue Art und Weise arbeiten. Erst wenn zahlreiche dieser einzelnen Veränderungen zusammenkommen, erfüllt das neue System den Zweck seiner Einführung (mehr Automatismus, weniger erforderliche Kontrollschritte, mehr Effizienz etc.). Die bloße technische Einführung einer neuen Software reicht in der Regel nicht aus, um solche Ergebnisse zu erzielen.

Was bedeutet eine Systemeinführung für die Mitarbeitenden?

Wird ein neues System eingeführt, hat das Auswirkungen auf die Angestellten: Aufgaben, die sie vorher im alten System erledigt haben, werden nun durch Benutzung des neuen Systems ausgeführt. Bestehende Arbeitsmuster müssen also geändert werden. Genau das kann für Gewohnheitstiere wie uns Menschen eine Herausforderung darstellen. Denn das Lernen neuer Abläufe kostet mehr kognitive Kapazitäten als das automatische Abspielen von gelernten Verhaltensprotokollen. Kurz: Veränderung bedeutet Aufwand.

Da kommt die Motivation ins Spiel: Motivation erklärt, warum eine Person ein bestimmtes Verhalten ausübt oder es unterlässt, also dem neuen System offen gegenübersteht und es benutzt – oder eben nicht. Neben der Motivation gibt es eine Vielzahl weiterer Faktoren, die die Ausübung eines Verhaltens beeinflussen, etwa Persönlichkeitseigenschaften oder die jeweilige Situation. Mit der Motivation haben wir jedoch eine Stellschraube, die wir zugunsten unseres Vorgehens beeinflussen können.

Die Rolle der Motivation in Veränderungsprozessen

Halten wir fest:

1. Es ist eine persönliche Entscheidung, sich auf die Veränderung einzulassen oder nicht (z.B. das neue System zu benutzen oder nicht).
2. Sich auf eine Veränderung einzulassen, bedeutet Aufwand.
3. Motivation unterstützt bei dieser Umstellung.

Wenn wir es nicht schaffen, unsere Belegschaft ausreichend für die Veränderung zu begeistern, kann dies fatale Folgen haben. Die Notwendigkeit für die Neuerung wird nicht erkannt oder sogar infrage gestellt, Schulungen werden nur halbherzig absolviert und wenn das System schließlich live ist, kommen entweder Beschwerden über die komplizierte Benutzung auf oder es werden sogar Wege gesucht, das neue System zu umgehen. Die Folge: Das System erfüllt seinen Zweck nicht.

Wie schaffen wir es nun, diesen Szenarien vorzubeugen und die Nutzergruppen bei der Veränderung mitzunehmen?

Wie Sie als Führungskraft die Motivation Ihrer Mitarbeitenden fördern können

Um sich auf das neue System und den damit einhergehenden Aufwand im Zuge der Umgewöhnung einzulassen, helfen Verständnis und gute Gründe. Daher ist es mehr als ratsam, die Angestellten von Anfang an mit ins Boot zu holen, zu informieren und zu motivieren. Idealerweise halten Sie diese Motivation zudem über den gesamten Prozess der Veränderung aufrecht. Wie geht das konkret?

Wir haben fünf Praxistipps für Sie, die Ihnen dabei helfen, die Nutzergruppen abzuholen und sicher durch den Veränderungsprozess zu leiten.

Tipp 1: Die Notwendigkeit der Veränderung verdeutlichen

Der erste Schritt einer Veränderungsbegleitung besteht darin, das betreffende Projekt frühzeitig anzukündigen. Dabei empfiehlt es sich definitiv, die Gründe für die Systemeinführung zu nennen. Heben Sie auch hervor, welche negativen Konsequenzen es für das Unternehmen bedeuten würde, falls die Umstellung nicht erfolgt (etwa verringerte Wettbewerbsfähigkeit und im Zuge Gefährdung von Arbeitsplätzen) oder welche Arbeitserleichterung daraus erwachsen kann. Dieses Vorgehen erlaubt den Beschäftigten, sich auf das kommende Projekt einzustellen und verdeutlicht, dass der Veränderungsprozess nicht nur notwendig, sondern auch vorteilsbehaftet ist.

Tipp 2: Psychologische Sicherheit vermitteln

Eine solche Ankündigung kann zunächst Befürchtungen auslösen, beispielsweise die Sorge vor Schwierigkeiten bei der Umstellung, vor Mehraufwand durch die Trainingsmaßnahmen oder letztlich sogar davor, durch das neue System ersetzt zu werden. Sorgen und Skepsis können den Veränderungsprozess blockieren. Deshalb ist es ratsam, den Beschäftigten eine gewisse Sicherheit zu vermitteln.

Machen Sie dem Personal Folgendes deutlich: Sie wissen, dass mit einer solchen Veränderung Herausforderungen einhergehen – und sind sich bewusst, dass auch Fehler passieren können, die natürlich zum Lernprozess dazugehören. So verstehen die Angestellten, dass die Befürchtungen unbegründet sind und sie im neuen System auch mal etwas ausprobieren dürfen. Dies fördert langfristig das Lernen und die Umstellung.

Tipp 3: Die betroffenen Nutzergruppen in die Veränderung einbinden

Ein weiterer Tipp besteht darin, die Angestellten so weit wie möglich in die Veränderung einzubinden. Eine Rolle in dem Veränderungsprojekt einzunehmen hat einen unvergleichlich motivierenden Effekt. Dies ist vor allem für diejenigen Betroffenen empfehlenswert, die der Veränderung besonders skeptisch gegenüberstehen.

Eine solche Teilhabe oder Involvierung kann auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen. Beispiele sind:

• Key User oder Early Adopter bestimmen. Besonders für die stark betroffenen Nutzergruppen ist dieser Schritt sinnvoll. Im weiteren Verlauf können die Personen Erfahrungsberichte mit denjenigen teilen, die später von der Umstellung betroffen sind.
• (Anonyme) Mitarbeiterbefragung durchführen, um Feedback zu sammeln. Solche Umfragen erfüllen gleich mehrere Zwecke: Einerseits motivieren sie, da sich die Angestellten gesehen fühlen und andererseits liefern sie wertvolle Informationen für das Projekt.
• Die Mitarbeitenden nach ihrem Schulungsbedarf befragen. Auch diese Maßnahme hat gleich zwei Vorteile: Der Bedarf kann besser an die Bedürfnisse der Betroffenen angepasst werden und gleichzeitig wird die Eigenverantwortung der Teilnehmenden für den Trainingserfolg erhöht.

Tipp 4: Lob und Wertschätzung

So simpel es auch klingen mag: Lob und Wertschätzung können echte Gamechanger sein. Die Effekte von Lob und Wertschätzung auf die Motivation und Jobzufriedenheit werden von vielen unterschätzt, sodass die Anerkennung von Leistungen im Arbeitsalltag schnell mal untergeht.

Wertschätzung kann auf viele Arten erfolgen. Gerade am Anfang können bereits kleine Fortschritte gelobt werden, beispielsweise die erfolgreiche Teilnahme an einer Schulung oder die ersten Testversuche im neuen System. Im weiteren Verlauf des Projektes kann die Anerkennung der Umgewöhnung dann auch durch ein Teamevent oder Ähnliches ausgedrückt werden.

Tipp 5: Vorbild sein

Ein besonders einflussreicher Faktor zur Motivierung während eines Veränderungsprojekts sind Vorbilder. Zeigen Sie, dass sie hinter dem Projekt stehen und das neue System selbst benutzen. Scheuen Sie sich nicht, von anfänglichen Schwierigkeiten zu berichten. Das animiert zum Nachmachen und schafft Sicherheit und Vertrauen. Sie prägen damit die neue Kultur und geben Ihren Angestellten die Möglichkeit, von Ihnen zu lernen.

Kurzum: Kommunizieren, involvieren, vorleben

Veränderungen sind aufwendig und müssen ausreichend begleitet werden, um erfolgreich zu sein. Motivation ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für das Gelingen eines Veränderungsprojekts. Ein Unternehmen hat verschiedene Stellschrauben, um seine Mitarbeitenden in das Projekt einzubinden und zu motivieren. Neben Kommunikation empfiehlt es sich, die Angestellten bestmöglich in das Projekt zu involvieren und die Veränderung vorzuleben. Vergessen Sie nicht: Eine Umstellung wird nicht von heute auf morgen vollzogen. Wenn Sie die gegebenen Tipps beachten und den betroffenen Gruppen Zeit geben, steht dem Erfolg der Veränderung nichts im Wege.

Falls Sie sich Unterstützung in Ihrer Veränderungsbegleitung wünschen und mehr über Themen wie Kommunikation, Motivation und Lernen im Rahmen von Veränderungsprojekten wissen möchten, beraten wir Sie gerne.

Aus aktuellem Anlass: Vorsicht geboten

Während viele Unternehmen sich der Gefahr durch Phishingmails inzwischen bewusst sind, ist die Bedrohung durch sogenanntes Vishing (Zusammensetzung aus Voicecall & Phishing) häufig weniger bekannt. Da auch wir im Januar Ziel eines (erfolglosen) Vishing-Angriffs waren, möchten wir bei unseren Kunden und Partnern für erhöhte Awareness bei telefonischen Betrugsversuchen plädieren, etwa durch vermeintliche Kundenanrufe.

Vishing-Vorfall im Januar

In unserem Fall gaben sich die kriminellen Anrufer als scheinbarer Kunde aus. Mit unterdrückter Nummer klingelten sie bei verschiedenen Mitarbeitern durch, um unter dem Vorwand von Beschwerden oder angeblich ausbleibenden Rückrufen weitere Informationen zu erschleichen.

Wie auch bei Phishing üblich, hatten die Kriminellen zuvor bereits öffentlich zugängliche Informationen eingeholt, um eine Fake-Vertrauensbasis vorzugaukeln. So bestanden die Anrufer unter anderem darauf, die Durchwahlen zu konkreten, namentlich genannten Personen zu erhalten oder den Vorgesetzten zu sprechen. Häufiger Aufhänger neben vorgeschobenen Beschwerden waren auch Anliegen, die eingeleitet wurden mit: „Ich habe bereits mit XY telefoniert, dieser verwies mich an …“ oder „XY hat das gesagt, trifft das noch zu?“ Mittels gezielter Aussagen und Fragen wollten sich die anonymen Anrufer peu è peu herantasten, um sensiblere personenbezogene Daten zu erfahren – allerdings ohne Erfolg.

Security-Maßnahmen und Folgen

Aufmerksame Mitarbeiter bemerkten kleinere Unstimmigkeiten während der Gespräche, die sich trotz Vorbereitung der Betrüger eingeschlichen hatten, und informierten daraufhin unsere interne IT-Security-Abteilung. Diese sah sich anschließend mit der Herausforderung konfrontiert, eine Lösung für die Vishing-Angriffe zu finden.

Zunächst wurden alle privaten Nummern unterdrückt, sodass keine anonymen Anrufe mehr ins Unternehmen gelangten. Problem: Somit unterband man zwar ungewollte anonyme Anrufe, aber auch Calls von Personen, die unter Umständen nicht ihre Nummer preisgeben wollen, wenn sie beispielsweise im unternehmerischen Kontext von ihrem privaten Handy aus anrufen. Mit dieser generellen Einstellung ist eine Differenzierung zwischen Anonym Spoofing / Vishing und Privater Modus Geschäftskunde nicht möglich.

Nachdem zwischenzeitlich anonyme Anrufe geblockt wurden, nutzten die Anrufer im nächsten Schritt Fakenummern. Diese konnte unser Security-Team jedoch leicht erkennen und automatisch ablehnen. Mithilfe von MS Teams ist zentrales Monitoring nicht nur möglich, sondern auch sinnvoll, um gefälschte Absender problemlos zu identifizieren.

Fazit: Breite Awareness und gutes Incident Management

Was kann Ihr Unternehmen tun, wenn es ins Ziel von Vishing-Angreifern gerät? Wie so oft in Security-Angelegenheiten ist Awareness bei den Mitarbeitern die Basis für mehr Sicherheit: Schaffen Sie Transparenz, indem sie offen über aktuelle Bedrohungen sprechen und Meldewege kommunizieren, wenn die Alarmglocken schrillen.

Überlegen Sie sich passende Reaktionen und Maßnahmen: Lohnt es sich für Sie, unterdrückte Nummern gänzlich zu blockieren oder riskieren Sie auf diese Weise Serviceeinbußen? Zielgerichteter wäre hier zum Beispiel die Option, alle unbekannten Nummern zentral an spezielle Mitarbeiter weiterzuleiten, die gut gebrieft sind und Vishing schnell erkennen.

Darüber hinaus kann die IT-Forensik den SIP-Traffic analysieren und so Rückschlüsse über die Absender ziehen. Gewonnene Spam-Infos sind besonders hilfreich, wenn sie an den Provider weitergeleitet werden, der die Nummern dann grundsätzlich sperrt.

Was macht eine gute Lösung für digitales Bewerbermanagement aus?

Grundsätzlich kann man sagen: Ein passendes Bewerbermanagementsystem erleichtert meinen Arbeitsalltag. Als Personalerin möchte ich die Möglichkeit haben, wiederkehrende Anforderungen, Jobprofile und Stellenanzeigen als Vorlagen zu speichern und Vakanzen mit einem Klick auf unserer Website sowie externen Stellenportalen zu veröffentlichen – diese Kriterien sollte die HR-Lösung also schon mal erfüllen.

Außerdem ist es extrem hilfreich, wenn Bewerber automatisch eine passende Eingangsbestätigung für ihre Bewerbung erhalten und ich unmittelbar informiert werde, sobald eine neue Bewerbung vorliegt. Weiterhin stellt eine gute Lösung sicher, dass ich mir möglichst schnell einen umfassenden Überblick über alle Bewerber für eine Vakanz und ihren jeweiligen Status im Prozess verschaffe.

Auch die Abstimmung mit Kollegen zu einzelnen Bewerbungen unterstützt das System idealerweise: Alle Beteiligten sollten stets einen Überblick über anstehende Schritte und offene To Dos im Prozess erhalten. Die Korrespondenz mit den Bewerbern erfolgt nach Möglichkeit ebenfalls automatisiert. Ich möchte per Klick Rückfragen an Bewerber stellen können oder eine Einladung zum Gespräch versenden. Bei einer Absage schätze ich die Option, systemseitig um Erlaubnis für die Aufnahme in unseren Talentpool zu bitten. Passende Kandidaten aus dem Talentpool schlägt das System bei neuen Vakanzen eigenständig vor. Bei Einstellung eines Kandidaten überführt das Bewerbermanagementsystem die Stammdaten automatisch in die angelegte digitale Personalakte.

Ein gutes Bewerbermanagementsystem erspart allerdings nicht nur den Personalern zusätzliche Arbeitsschritte; es gestaltet den Prozess auch für unsere Bewerber so einfach wie möglich. Ein Jobportal muss schnell auffindbar und intuitiv zu bedienen sein. Der Bewerber sollte auf einen Blick alle wichtigen Informationen zu einer Vakanz erhalten und sofort verstehen, wie er sich auf die ausgeschriebene Stelle bewerben kann. Das Bewerbungsformular wird bestenfalls so kurzgehalten, dass der Bewerber in der Lage ist, sich innerhalb einer Minute auf die gewünschte Vakanz zu bewerben. Der Dateiupload sollte zudem unkompliziert und zuverlässig funktionieren.

Worauf sollte der HR-Bereich achten, wenn er eine neue Lösung für Bewerbermanagement einführt?

Es gibt Grundfunktionen, die im Idealfall jedes Bewerbermanagementsystem zuverlässig erfüllt sowie viele Best Practice-Ansätze, an denen man sich bei der Gestaltung orientieren kann. Allerdings ist davon abzuraten, vorschnell ein neues Bewerbermanagementsystem anzuschaffen.

Wichtig ist stattdessen eine umfassende Evaluation des gewünschten Systems, um zu gewährleisten, dass das dieses auch den individuellen Erfordernissen gerecht wird. Je nach Größe des Unternehmens, Umfang der zu besetzenden Stellen oder Anzahl der beteiligten Personen kann es sein, dass nicht alle Funktionen notwendig sind.

Wir selbst haben beispielsweise bei der Einführung unseres Bewerbermanagementsystems recht schnell festgestellt, dass wir manche Funktionen gar nicht benötigen und den Prozess durch die Nutzung dieser Funktionen nur unnötig in die Länge ziehen. Ein Bewerbermanagementsystem sollte somit immer bedarfsgerecht konfiguriert werden. Dies ist aus meiner Sicht vor allem in Bezug auf die Kommunikations- und Abstimmungsprozesse wichtig, denn jeder Arbeitgeber ist unterschiedlich, hat ein individuelles Arbeitgeberbild, welches auch durch das Bewerbermanagementsystem repräsentiert wird und verfügt über individuelle Kommunikationsstrukturen.

Gibt es Risiken bei der Einführung eines neuen Bewerbermanagementsystems, auf die man besonders achten sollte?

Sorgen Sie dafür, dass alle Prozessbeteiligten ordentlich abgeholt werden und eine gründliche Einführung in das System und die neuen Prozesse erhalten. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist es umso wichtiger, unmittelbar auf geeignete Bewerber zu reagieren. Wir können es uns nicht leisten, Bewerber warten zu lassen, nur weil unsere Entscheider den Bewerberdatensatz im System nicht finden oder die Unterlagen nicht aufrufen können. Stellen Sie zudem sicher, dass Sie von ihren Bewerbern regelmäßig Feedback zum Prozess erhalten. Gegebenenfalls gibt es Hürden im Bewerbungsprozess, die Sie als Personaler gar nicht selbst auf dem Schirm haben.

Wir selbst haben das Bewerbermanagementsystem ELO HR Recruiting im Einsatz.