Kategorie-Archiv: Digitalisierung

Meine Empfehlung für gute Eigenorganisation: Microsoft To Do

Die Tagesplaner-App ist ideal für alle kleineren und großen Aufgaben und fungiert als To Do-Liste im wahrsten Sinne des Wortes: Hier pflege ich meinen täglichen Arbeitsalltag: Was ist heute wichtig? Was muss ich erledigen? Was priorisieren?

Vorteile: Tagesplanung mit Microsoft To Do

Die Anwendung schenkt mir täglich einen Überblick über meine Aufgaben: Ich kann diese konkret terminieren und meinen Tag beziehungsweise meine gesamte Arbeitswoche strukturieren. Kleinere Aufgaben geraten mit MS To Do nicht in Vergessenheit dank Erinnerungsfunktion – praktisch, denn bei Stoßzeiten oder Urlaubvertretung können gerade kleine Dinge schnell untergehen.

Meine Tasks kann ich datieren (auch wiederholend nach einem individuell festgelegten Rhythmus) und kategorisieren. Über die „Mein Tag“-Funktion schiebe ich kleine Aufgabenpakete auf das richtige Datum und arbeite diese dann strukturiert ab.

Aufgaben können auch anderen Kollegen zu gewiesen werden: Wenn meine Chefin mir eine neue Task zuweist, erscheint sie auch in meiner Übersicht. Wenn ich Aufgaben abgeschlossen habe, kann ich diese (mit oder ohne Signalton) abhaken und ernte jedes Mal das befriedigende Gefühl, etwas geschafft zu haben – ein schöner Motivator!

Die Outlook-Integration macht es möglich, dass ich die mit dem Fähnchen markierten E-Mails in Outlook unter „Gekennzeichnete E-Mails“ wiederfinden und zu einer To Do-Aufgabe umwandeln kann. Wenn ich die Task in der App abhake, hakt sich auch gleichzeitig meine gekennzeichnete E-Mail in Outlook ab und sorgt so für übergreifende Ordnung.

Ich kann sogar aus Microsoft Teams heraus eine Aufgabe in MS To Do erstellen (zu finden unter „Aufgaben“) und dann in meinen Tag oder meine Kategorie ziehen und gegebenenfalls umbenennen.

Zuletzt hilft mir die Anwendung dabei, am Ende des Tages meine Kontierung korrekt auszufüllen und keine erledigte Aufgabe zu vergessen!

Outlook richtig nutzen: Gewusst wie

Für den internen wie externen E-Mailverkehr, Terminplanungen und Organisatorisches wird Outlook im Alltag genutzt. Der zeitliche Rahmen für Meetings wird sofort festgelegt, erlaubt eine gute Basis für die weitere Tagesplanung und die Erinnerungsfunktion macht uns auf Besprechungen aufmerksam, die wir vielleicht gerade nicht auf dem Schirm haben. Ein paar Outlook-Hacks sind vielleicht noch nicht jedem bekannt oder geraten immer wieder in Vergessenheit – das ändern wir jetzt:

Erinner-mich: aber richtig!

Die Eigenorganisation über Outlook-Termine ist verbreitet, weil sie einfach und praktisch ist. Viele meiner Kollegen stellen sich Erinnerungsfunktionen ein, zum Beispiel „Dokument xy bearbeiten und versenden“, aber nur manche stellen den Termin bei reiner Memo-Funktion unter „Anzeigen als“ wieder auf „frei“. Das Zeitfenster ist demnach unter Umständen viel länger geblockt als nötig, um die gemerkte Aktion durchzuführen. Wird der digitale Merkzettel hingegen als „frei“ deklariert, erscheine ich auch in Microsoft Teams als „verfügbar“ und kann meinen Kollegen Erreichbarkeit suggerieren, ohne auf meine Erinnerung verzichten zu müssen.

Umgekehrt ist es sehr sinnvoll, seinen Kalender so zu pflegen, dass kurzfristige Außentermine, Arztbesucher oder auch ein spontaner früher Feierabend sofort ersichtlich sind. Diese Termine stelle ich also grundsätzlich auf „Anzeigen auf“ „außer Haus“ und mache so meine Abwesenheit deutlich.

Gewusst wie: Mehr Übersicht

Während die Erinnerungsfunktion recht geläufig ist, ist nicht jedem bekannt, dass die Mails mit Dynamics 365 unter „Bezug nachverfolgen“ direkt mit CRM-Datensätzen verknüpft werden können, sodass sie anschließend auch im CRM-System auffindbar sind. Auf diese Weise wird der Mailverkehr mit Kunden und Partnern lückenlos festgehalten und sorgt für Transparenz.

Apropos Transparenz und Wissensmanagement: Bei der Terminplanung sind je nach Besprechungsart auch weitere Faktoren relevant, etwa die benötigten Ressourcen, um das geplante Meeting zu organisieren. Bei der Ressourcen-Planung können Sie zum Beispiel Räume oder Dienstwagen buchen und vermeiden Ärger wegen Doppelbuchungen.

Gemeinsame Posteingänge

Ich kann in Outlook auch „gemeinsame Posteingänge“ erstellen, sodass auf einen zentralen Posteingang mehrere Mitarbeiter im Unternehmen Zugriff haben, etwa die gesamte Buchhaltung oder das Vertriebsteam. Der klare Vorteil dabei: Die Bearbeitung eines Posteingangs kann von mehreren Kollegen verantwortet werden und in Vertretungsregelegungen (Urlaub oder Krankheit) wird die Bearbeitung der E-Mails weiterhin gewährleistet, um Wissensinseln bei Einzelpersonen zu vermeiden.

MS Excel als Alleskönner

Keine Frage, Excel ist ein wahrer Alleskönner: Excel hält eine ungeheure Vielzahl an Funktionen bereit und unterstützt Sie beim Reporting. Warum dann noch mit Power BI beschäftigen?

Doch fangen wir von vorne an: Excel ist die wohl bekannteste Tabellenkalkulationssoftware auf der Welt und wurde in den späten 1980er Jahren entwickelt. Schon Anfang der 1990er Jahre fand sich diese Software auf vielen Privat- und Firmencomputern wieder und entwickelte sich im Laufe dieser Zeit zu einem der meistgenutzten Werkzeuge für Tabellenkalkulationen und die Auswertung von Geschäftsdaten aller Art. Eine Erfolgsgeschichte!

Viele Menschen benutzen diese Software seither und wissen, was sie an ihr haben. „Mit recht: „Excel sei Dank“ lassen sich aus eigenen Daten Erkenntnisse gewinnen und Analysen durchführen, Excel-Formeln, Pivot-Tabellen und VBA-Makros bestimmen die Anwendung. Die Möglichkeiten, die uns Excel an die Hand gibt, scheinen grenzenlos zu sein.

Aus dem Nähkästchen geplaudert: Excels Grenzen & Nachteile

Doch wo Licht ist, da ist bekanntlich auch Schatten: Mangelnde Performance, lange Ladezeiten, Systemabstürze oder schlechte Wartbarkeit des Programmiercodes sind Kehrseiten der scheinbar glänzenden Medaille – und ich spreche aus eigener Erfahrung:

Ich erinnere mich noch gut an eine meiner Werkstudententätigkeiten, der ich vor vielen Jahren parallel zu meinem Informatikstudium nachgegangen bin. Eine meiner Aufgaben bestand in der Bereitstellung monatlicher Auswertungen auf Basis eines vorhandenen Excel-Reports, der neben klassischen Tabellen auch Visualisierungen enthielt.

VBA-Makro-Programmierung ist hier das Stichwort. Diese Excel-Auswertung funktionierte eigentlich – aber eben nur „eigentlich“. Die Programmzeilen waren unverständlich und die Aktualisierung dieser einen Datei dauerte eine gefühlte Ewigkeit. Während dieser Zeit konnte ich meinen Computer überhaupt nicht mehr bedienen – verlorene Arbeitszeit.  Zahlreiche Systemabstürze waren quasi programmiert. Ich habe es mir irgendwann abgewöhnt, den Mauszeiger während einer laufenden Aktualisierung zu bewegen, die Wahrscheinlichkeit eines Systemabsturzes war hoch. Aber auch ohne Bewegung der Maus hielt die Anspannung an mit der anhaltenden Frage: Läuft der Report durch? Wir Kollegen im Kleinen 4-Mann-Büro durchlebten wahre Gefühlsausbrüche der Erleichterung, wenn die Aktualisierung der monatlichen Zahlen erfolgreich abgeschlossenen war.

Trotz der bekannten Schwierigkeiten mit dieser Auswertungsart entschied sich die Geschäftsleitung, am Status Quo festzuhalten. Noch mehr Arbeit und Ressourcen sollten nicht investiert werden in eine Vorgehensweise, die ja irgendwie funktionierte. Damals hatten nur wenige von Business Intelligence und Power BI gehört.

Power BI: Die effiziente Art für Reporting und Controlling

Fakt ist: So wie ich damals gearbeitet habe muss es heute nicht zwangsläufig aussehen. Aus meinen Erfahrungswerten leite ich eine Verallgemeinerung ab – eine Ist-Situation – in der sich die meisten von wohl heute noch befinden.

Wir kommen alle aus dieser einen Welt, in der wir mit mühsam aufbereiteten Excel-Dateien arbeiten, die nicht performant sind und in die wir viel Arbeit und viele Ressourcen investieren müssen, um unsere Geschäftsdaten auszuwerten. Dieser manuelle Aufwand bündelt Ressourcen, verschwendet sie – und ist meiner Meinung nach vermeidbar.  

Welche Rolle spielt Power BI in diesem Vergleich?

Power BI ist ein Analyse-Werkzeug, genauso wie Excel ein Mitglied der Microsoft-Familie und prädestiniert für Analysen. Seit 2015 unterstützt Power BI Controller und die erste Version setzte auf den bekannten Excel-Add-Ins Power Query (erstellt Datenabfragen und transformiert abgefragte Daten), Power Pivot (erstellt und verwaltet Datenmodelle, um mit Daten zu interagieren) und Power View (visualisiert Daten). Power BI baut auf Excel auf und führt diese Technologien geschickt weiter.

Das perfekte Analyse-Tool

Wenn ich mir frei etwas von einem Analyse-Werkzeug wünsche, dann sind das im Wesentlichen diese Punkte:

1. Meine Geschäftsdaten und Auswertungen sind jederzeit verfügbar; auch außerhalb des Unternehmens und von unterschiedlichen Geräten aus habe ich jederzeit Zugriff.
2. In kürzester Zeit kann ich auf neue Erkenntnisse reagieren und schnell mit diesem Werkzeug arbeiten sowie Auswertungen mit Kollegen teilen.
3. Kein aufwendiger Verbindungsaufbau ist notwendig, um die Systeme zu starten.
4. Ich kann als Mitarbeiter selbst Auswertungen erstellen, ohne Programmierer zu sein.
5. Ich benötige keinen kostenintensiven IT-Dienstleister dafür (Stichwort Self-Service BI).

7 Gründe für das Upgrade zu Power BI

MS Power BI bietet in all diesen Punkten ein Angebot – und daher gewisse Vorzüge gegenüber Excel:

1. Der kraftvolle Motor in Power BI ist seine Engine

Power BI nutzt die bekannte Excel-Power (Power Pivot, DAX) und erweitert sie zusätzlich: Nutzen Sie dynamische Berechnungsmöglichkeiten wie z.B. Vorhersagen und Prognosen.

Modellieren Sie Ihr eigenes Datenmodell, um einfacher Zahlen zu berechnen und ihre Analysemöglichkeiten zu verbessern.

2. Power BI ist übersichtlich und einfach zu bedienen

Das Look-and-feel von Power BI ist dem bekannter (und bewährter!) Microsoft-Produkte nachempfunden und wir fühlen uns in der Anwendung direkt „zuhause“. Excel hat eine Menüleiste, Power BI auch. Excel kann Schriften formatieren, Power BI auch. Excel ist relativ einfach zu erlernen und zu bedienen – Power BI auch.

3. Verarbeitung größerer Datenmengen als in Excel möglich

Power BI nutzt intelligente Algorithmen, um auch große Datenmengen verarbeiten zu können. In Power BI laden Sie im Vergleich zu Excel problemlos große Datenmengen, die Ihnen beispielsweise in kürzester Zeit relevante Informationen zu Ihren Kundendaten liefert und Erkenntnisse generiert.

4. Cloudbasiert und als mobile App verfügbar

Das Verschicken von Auswertungen per E-Mail gehört mit dem Tool endlich der Vergangenheit an: Teilen Sie Ihre Auswertungen jetzt einfacher mit einem ausgewählten Kollegenkreis – der Power BI-Dienst macht es möglich. Cloudbasierte-Datenquellen lassen sich zudem problemlos anbinden.

5. Berechtigungen lassen sich festlegen

Sicherheit auf Zeilenebene ist eine gute Möglichkeit, Daten auf der Grundlage des angemeldeten Benutzers einzuschränken.

6. Eine Vielzahl von schicken Diagrammen und Visualisierungen sind verfügbar

Power BI bietet eine Vielzahl von schicken Visualisierungsmöglichkeiten – direkt aus dem Katalog! Zudem gibt es individuelle Erweiterungsmöglichkeiten: Importieren Sie  bequem neue eigenentwickelte Datenvisualisierungen von zertifizierten Programmieren: Die Power BI-Community liefert regelmäßig kostenlos neue Visualisierungen.

7. Analysieren Sie auf dem nächsten Level

Auch die direkte Interaktion in Berichten wird durch wechselseitige Filterung ermöglicht, sowohl durch die Drill-Down-Filterung als auch die Drill-Through-Filterung.

Power BI: Moderne Lösung für meine Anforderungen

Jetzt kommen wir zu der wohl interessantesten Frage: Was sind die Voraussetzungen, damit Sie den Sprung von Excel auf Power BI schaffen?

Es gibt im Wesentlichen keine Voraussetzungen, Power BI bedienen zu können. Das Wichtigste ist wie so oft das Interesse daran. Da Sie diesen Artikel lesen, beweisen Sie ganz offensichtlich das nötige Interesse und sind somit befähigt mit Power BI zu arbeiten. Wenn Sie auf Grundkenntnisse in Excel oder vielleicht sogar auch auf Grundkenntnisse in Datenmodellierung zurückgreifen können, gestaltet sich der Einstieg entsprechend leicht. Die Power BI-Formelsprache DAX erinnert sogar an Excel. Wenn Sie Excel kennen (und mögen), werden Sie Power BI lieben (lernen). ?

Bei Fragen zur Unterstützung in diesem Thema kommen Sie gern auf mich zu!

Erfolgreiches Reporting mit Business Intelligence! Das sind die 8 Power BI Tipps von unserem Experten.

1. Umdenken gefragt: Veränderung beginnt im Kopf

MS Power BI ist die Business Suite Ihrer Wahl für Ihr zukünftiges Reporting? Dann erfüllen Sie bereits die besten Voraussetzungen für sicheres Controlling. Häufig verfällt man nach einer Umstellung auf ein neues System oder Tool jedoch in alte Muster zurück. Das heißt: Wer mit Business Intelligence arbeitet, sollte sie auch nutzen: Adieu, Excel, hallo interaktives Reporting!

Die Zeiten, in denen Sie Tabellen nach Excel exportieren, Screenshots machen, Excel-Auswertungen mit monatlichen Geschäftszahlen per Email versenden und anschließend in Power Point präsentieren sind vorbei: Bauen Sie das Reporting stattdessen direkt so auf, dass es sämtliche Anforderungen erfüllt und bestenfalls jederzeit live für Präsentationen abgerufen werden kann.

2. Gut Ding braucht Weile

Die Arbeit mit Power BI ist nicht zwingend intuitiv und benötigt eine gewissen Einarbeitungszeit. Die regelmäßige Weiterbildung im Team ist daher relevant. Wie immer trifft auch hier zu: Wer ein Thema mehrere Monate liegen lässt, erschwert sich den Einstieg unnötig.

3. Updates im Blick

Informieren Sie sich auch über neue Funktionen durch Updates, die Ihre Arbeit erleichtern und noch effizienter machen können. Infos zu Updates und neuen Features finden Sie auch in unserem Blog!

4. Besseres Reporting durch gepflegtes Quellsystem

Es ist ein Grundsatz, der auch für die Arbeit mit Power BI gilt: Lieber gleich sauber arbeiten statt im Nachgang alles ausbessern zu müssen: Wer also früh damit anfängt, die Daten in hoher Qualität zu erfassen, hat schlussendlich im Reporting weniger Unstimmigkeiten und Ausbesserungsbedarf. Zudem sollten immer darauf achten, dass Ihr BI-Tool nicht künstlich Daten erzeugt, die in den Quellen nicht existent sind.

5. Nicht verwendete Tabellen nicht in das Datenmodell laden

Die Versuchung ist oft groß: Sie haben es geschafft, die richtigen Quelldaten zu finden und diese in Power BI einzubinden – und laden in Folge zusätzlich die ein oder andere Tabelle in Ihr Datenmodell, obwohl Sie diese in nächster Zeit kaum verwenden werden. Im ersten Moment scheint der Gedankengang „Was wir haben, haben wir“ vielleicht korrekt.

Aber: Das Datenmodell zu überfrachten ist nicht ratsam. Laden Sie deshalb nur die Tabellen in Power BI, die Sie auch tatsächlich für kommende Auswertungen benutzen möchten. Das macht die Datenmodellierung weitaus übersichtlicher, Sie verbauen sich keine Wege, Ihre Daten laden schneller und Sie verschwenden keine unnötige Zeit. So lässt sich optimiert arbeiten! Ihre Vorgehensweise sollte dem Prinzip „So viel wie nötig, so wenig wie möglich“ folgen, um effizient zu bleiben.

6. Browsererweiterung zur exakten Farbbestimmung installieren und verwenden

Ihr Unternehmen hat ein schönes Corporate Design und Sie möchten dessen Farbgebung auch in Power BI wiedersehen? Am besten benutzen Sie dafür ein Pipetten-Tool (Farbwähler oder Color Picker), um die exakte Farbe zu bestimmen. Installieren Sie im ersten Schritt eine kostenlose Color Picker–Browsererweiterung (z.B. Eye Dropper für Chrome).

Gehen Sie anschließend auf Ihre Homepage, wählen Sie die entsprechenden Farben mit dem Curser aus und bestimmen Sie mithilfe der neuen Erweiterung die jeweiligen Farbwerte, die Sie in Power BI verwenden möchten. Sie bekommen zu jeder Farbe Hexadezimal- und RGB-Werte angezeigt.

7. Json-Datei für Farben erstellen

Für die komfortable Anwendung Ihres Corporate Designs empfiehlt es sich zudem, eine eigene kleine json-Farbdatei zu erstellen. Im ersten Schritt laden Sie sich einen freien Texteditor (z.B. Notepad++) herunter und kopieren das kurze Skript in eine leere Seite hinein. Die acht Zeilen unter dem Wort dataColors beinhalten in den Hochklammern „“ Hexadezimalwerte, die sie mit der installierten Browser-Erweiterung generieren können.

{

„name“: „Ihr Firmenname“,
„dataColors“: [
„#0063B1“,
„#03BEEE“,
„#000000“,
„#A2AAAD“,
„#ffffff“,
„#ffffff“,
„#ffffff“,
„#ffffff“

]

}

So sieht die Benutzeroberfläche einer Notepad-Seite aus.

Im Anschluss speichern sie diese Datei als .json-Datei ab. Im letzten Schritt importieren Sie die entsprechende Datei in Power BI unter der Option Anzeigen (englisch: View) -> Nach Designs suchen (englisch: Browse for themes). Jetzt finden Sie in jeder Ihrer Power BI-Visualisierungen ausschließlich Ihr eigenes einheitliches Farbschema wieder!

8. Die richtige Menge an Visualisierungen im Bericht verwenden

Sie wollen ansprechende Reports mit hoher Aussagekraft erstellen? Guter Ansatz, nur: Woher wissen Sie, wie genau ein ansprechender Bericht aussehen muss? Die Internetrecherche liefert hier schnell zahlreiche Treffer für vermeintlich gute Designvorschläge, bei der jedoch sorgsam selektiert werden sollte:

Überfrachtete und unstrukturierte Berichtsseiten mit zu vielen Visualisierungen sind genauso wenig zu empfehlen wie Berichtsseiten mit zu wenig Visualisierungen oder unpassenden. Redundanzen und der falsche Einsatz von Farben erschweren zudem die Datenanalyse.

Wir empfehlen für ein strukturiertes Berichtsdesign: Zeigen Sie beispielsweise im oberen Bereich relevante Daten und KPIs an, bilden Sie im mittleren Bereich Filter und Schaltknöpfe ab und schließen Sie mit Diagrammen und Karten.

Die Microsoft-Plattform Dynamics 365 bietet automatisierte, KI-gestützte und Segment-basierte Prozesse für die Bereiche Marketing, Vertrieb und Service und ermöglicht so eine zielgruppenspezifische Rundum-Betreuung für mittelständische Unternehmen.

Dynamics 365 Marketing bietet seinen Kunden sehr viele Funktionen, von denen die meisten Anwender vermutlich nicht einmal wissen oder sie zumindest noch nicht in ihrem Alltag nutzen. Kannst du ein Beispiel geben für so einen „Geheimtipp“ und warum man ihn unbedingt kennen sollte?

Fabian Scarvaci, Lead Consultant Dynamics Marketing bei synalis: „Dynamische Inhalte“ und „Inhaltsblöcke“ sind zwei Tools, die eingesetzt werden können, um zum einen Inhalte aus dem System (Kontaktdaten oder mit dem Kontakt in Beziehung stehende Daten) für die Personalisierung und Standardisierung der Mailings zu verwenden, und zum anderen, um vordefinierte Texte oder Inhaltsabschnitte (z.B. Slogans, Werbesprüche oder Signaturen) immer wieder für Mailings oder Formulare zu verwenden.

Gibt es Bereiche im Marketing-Modul, welche die Anwender regelmäßig vor Fragen stellen? Kannst du Aufschluss darüber geben?

Fabian Scarvaci: Häufig höre oder lese ich: „Eventmanagement-Komponenten in Mails wie die Verlinkung von Ereignissen oder Links zu Team-Check-Ins werden nicht richtig in Mails dargestellt“. Hier steckt der Teufel im Detail: Wichtig ist es, nicht nur darauf zu achten, dass die Beziehungen zum Ereignis in den Mails beziehungsweise für die einzelnen Schaltflächenelemente richtig gesetzt sind. Auch in den Kundenkontaktverläufen / Customer Journeys muss in den Eigenschaften der E-Mail-Elemente eine Beziehung zum richtigen Ereignis hergestellt werden.

Das Thema Abonnementverwaltung und Double-OptIn fällt oft im gleichen Satz und ist für viele Firmen eine essentielle Anforderung bei der Auswahl eines Marketingtools. Beides kann durch Dynamics Marketing sauber abgedeckt werden, sollte aber durch qualifizierte Berater*innen nach genauer Aufnahme und Bewertung der Anforderungen an den Prozess, individuell- unter Zuhilfenahme des Standards implementiert werden. Gerne können Sie mich darauf ansprechen.

Die neue Release Wave bringt einige Neuerungen mit sich. Was ist deiner Ansicht nach eine besonders gelungene Ergänzung oder Optimierung bei den Features?

Fabian Scarvaci: In meinen Augen gibt es einige sehr nützliche Ergänzungen, die die alltäglichen Prozesse optimieren, etwa die Vereinfachung der Personalisierbarkeit von Mailings über dynamische Inhalte oder eine deutliche Verbesserung der Content-Blöcke, welche diese erst jetzt so richtig effizient macht. Die Verwendung von personalisierten Inhalten wird deutlich vereinfacht und lässt sich für die regelmäßige Wiederverwendung vorkonfigurieren – aktuell wird für die Nutzung eine tiefgreifende Schulung und / oder ein grundlegendes Verständnis des Datenmodells vorausgesetzt. Content-Blöcke können nun ebenfalls dynamisierte Daten enthalten und bieten dadurch eine deutlich größere Menge an Anwendungsfällen.

Eine tiefgreifendere Änderung liegt darin, dass bald auch endlich Leads als Ziel für Marketingmails ausgewählt werden können – das ist etwas, auf das viele Anwender und MS Partner schon lange warten, da diese Aktualisierung die Verwendung von Leads dadurch deutlich attraktiver wird und man nicht zur doppelten Datenhaltung mit Lead + Kontakt pro Person gezwungen wird.

Auf jeder einer so vielseitigen Plattform wie Dynamics 365 gibt es sicher Insider-Tipps, die wie ein Aha-Erlebnis wirken, wenn man das erste Mal davon erfährt. Hast du Beispiele für uns?

Fabian Scarvaci: Kalendereinträge können sowohl für das gesamte Ereignis als auch für einzelne Sessions angelegt und versendet werden, was die Ausrichtung noch spezifischer und individueller macht: Im E-Mail-Editor kann hierbei entschieden werden, ob der Empfänger die Kalendereinträge pro (angemeldeter) Session, für das gesamte Event oder für beides erhält.

Auch Vorlagen erleichtern das Alltagsleben von Anwendern ungemein: Vorlagen für E-Mails sind relativ geläufig und werden meist vielfach verwendet. Dynamics Marketing bietet darüber hinaus allerdings Vorlagen in fast jedem Kontext: egal ob bei Ereignissen, Marketingformularen oder sogar Kundenkontaktverläufen: Vorlagen helfen Ihnen dabei, Prozesse zu standardisieren, Fehler zu vermeiden und deutlich Zeit einzusparen.

Dynamische Inhalte / Personalisierung: Das beliebteste und am weitesten verbreitete Beispiel ist die personalisierte Anrede – weitere einfach umsetzbare Anforderungen sind zudem Adressen & Kontaktdaten. Auch zugeordnete Daten beziehungsweise Firmendaten können relativ einfach eingebunden werden. Unter Zuhilfenahme von Code können auch zugeordnete Daten wie etwa eine Übersicht aller zugeordneten Serviceanfragen oder anderer Custom-Entitäten abgebildet werden. Außerdem kann die Personalisierung genutzt werden, um über die Sendeeinstellung empfängerspezifische Versender zu hinterlegen; z.B. kann im Kontext des Datensatzbesitzers versendet werden, oder dieser als Empfänger von Antworten auf ein Mailing definiert werden.

Gibt es Felder, in denen es deiner Meinung nach noch Optimierungsbedarf seitens Microsoft gibt?

Fabian Scarvaci: Sowohl der E-Mail-Editor als auch das Eventmanagement bieten unglaublich viele Features bereits im Standard der Dynamics Marketing Lösung, die vielen Kunden das Leben deutlich vereinfacht. Trotzdem erfordert das Aufsetzen neuer Ereignisse samt Kundenkontaktverlauf / Customer Journey und E-Mail-Inhalten noch viel manuellen Aufwand, welcher durch standardisierte Beziehungen und Inhalte zwischen Mails, Kundenkontaktverlauf / Customer Journey und Ereignissen deutlich vereinfacht beziehungsweise reduziert werden könnte.

Die Ausgangslage: Arbeiten in der Pandemie

Hurra, endlich wieder Flurfunk statt Chat und die Möglichkeit, mich an der Seite meiner geschätzten Kollegen durch alle Kaffeespezialitäten durchzutesten, die der Automat hergibt. Die traurige Ära löslicher Instantdrinks neigt sich dem Ende. Zuversichtlich schaue ich der Zeit entgegen, die mir die alte Routine zurückbringen wird, die vor Corona herrschte: den Büroalltag. Aber wie war der noch gleich?

Routine ist für die meisten Menschen wichtig: Durch Gewohnheiten entstehen Automatismen in unserem Denken und Handeln, die uns den Alltag erleichtern, weil wir nicht ständig jede Situation neu bewerten müssen. Routine bedeutet also Entspannung für unser Hirn. Vor Corona hatte ich eine feste Arbeitsroutine wie sicherlich die meisten:

Morgens aufstehen, wenn ich nicht verschlafen habe noch eine Yogasession vor das Frühstück quetschen, zur Arbeit fahren (je nach Faulheitsgrad mit Rad oder Auto), mit den Kollegen den ersten (oder zweiten) Kaffee des Tages genießen, wenn ich am Vorabend fleißig war um 12 Uhr mein selbst gekochtes Essen erwärmen und wenn nicht an der gemeinsamen Essensbestellung teilnehmen, sich bei sonnigem Wetter auf die Dachterrasse setzen und ein Eis aus der Snackbox gönnen, begleitend dazu der berufliche wie private Austausch mit den Kollegen, bevor man wieder seinen Platz aufsucht und seine Aufgaben erledigt – ganz selbstverständlich.

Routine vor und nach Corona

Dann grassierte die Pandemie und das Homeoffice winkte. Schade um die Kollegen und den Kaffee – aber diese neu gewonnenen Freiheiten! Ein bisschen zu verschlafen endete nicht mehr in einem morgendlichen Verzicht zu Ungunsten von Frühstück oder Erscheinungsbild. Der Wegfall des Arbeitsweges (der bei mir zugegebenermaßen unterdurchschnittlich kurz ausfiel) hieß geschenkte Zeit! Und plötzlich war auch das Führen vom Haushalt (zumindest für die meisten Kinderlosen, die nicht Meetings und Kinderbetreuung miteinander vereinbaren mussten) einfacher: Spül- oder Waschmaschine konnte man schnell zwischen den einzelnen Terminen anstellen oder in der Mittagspause mit dem Hund rausgehen, sodass die meisten privaten To Dos einen nicht geballt abends erschlugen, Stichwort #Worklifebalanceworks. Man entwickelte also eine neue Routine, die der Corona-bedingten Umstellung geschuldet war und an die neue Situation angepasst wurde.

Schlafgewohnheit, Morgenroutine, Essensrituale oder Tätigkeiten im Haushalt wurden neu abgestimmt; erst temporär, dann langfristig – zumindest bis jetzt, da das Thema Homeoffice seit Aufhebung der Homeofficepflicht neu ausgerollt und angesichts der schwankenden Inzidenzen stets wiederkehrend bewertet wird.

Aber jetzt müssen wir uns wieder umorientieren: Zurück zur alten Routine? Geht das überhaupt noch? Was ist mit einem hybriden Arbeitsmodell oder einem bleibenden Homeoffice-Angebot? Homeoffice ist aktuell noch eine Möglichkeit, aber keine Pflicht mehr. Viele Arbeitgeber und -nehmer befinden sich gerade in einer Art „Zwischenlösung“ und bereiten sich organisatorisch wie mental auf die Rückkehr ins Büro vor. Kann ja eigentlich nicht so schwer sein, oder?

Können wir so einfach die Corona-Routine überwinden und wieder die gewohnten Muster der „Zeit davor“ aufnehmen? Und wollen wir das?

Wo geht die Reise hin?

Viele haben die Freiheiten lieb gewonnen, die mobile Arbeit und Homeoffice ihnen bieten; seien es jetzt die Zeitersparnis durch den wegfallenden Arbeitsweg, Einsparungen bei den aktuellen Spritkosten oder der Komfort, nicht erst das Haus verlassen zu müssen, um produktiv zu werden. Auf der anderen Seite fehlen einigen auch die sozialen Kontakte, der „Live-Austausch“ und die Ruhe und Fokussierung im Büro (gerade bei den Eltern).

Also zurück zum reinen Officeleben? Einfach im Homeoffice bleiben? Oder doch wie beim Hack halb-halb? Befragungen zufolge scheint sich das die Mehrheit der Arbeitnehmer zu wünschen – ganz zurück ins Büro entspricht nicht mehr den Vorstellungen der Mitarbeiter.

Egal, welche Modelle die Arbeitgeber anbieten werden: Eine erneute Umstellung kann / wird kommen. Wie genau diese im Einzelnen aussieht entscheiden dann vermutlich Branche, Stelle, Arbeitgeber und Unternehmenskultur. Apropos „Unternehmenskultur“: Hat diese unter der räumlichen Distanz gelitten? Müssen wir wieder bei null beginnen und die sozialen Strukturen vom Grundsatz her aufbauen?

Hier ist gutes Personalmanagement gefragt. Was kann man tun, um die Mitarbeiterbindung an das Unternehmen zu stärken und die Nähe zwischen den Kollegen aufrechtzuerhalten – auch aus der Ferne? Reicht das Angebot aus Online-Events, Vor-Ort-Treffen oder regelmäßigen Mitarbeiterbefragungen aus, um eine Covid-19-geprägte Unternehmenskultur wieder zu kitten? Was passiert mit den Mitarbeitern, die gerade in dieser Phase zum Unternehmen gestoßen sind und gar nichts anderes kennen als die Teams-Kommunikation?

Sich neu erfinden oder an Altem festhalten?

Ergibt es Sinn, Strukturen wieder aufleben lassen zu wollen, die vor Corona funktioniert haben oder sollte sofort ein Umdenken beginnen, das die in den letzten zwei Jahren angestoßenen Änderungen direkt mit einbezieht? Lieber Trial and Error oder zurück in alte Muster verfallen in der Hoffnung auf eine positive Aufnahme der Masse?

Geschäftsleitung und Personalabteilung werden zwangsläufig mit einigen Fragen konfrontiert, die die Gestaltung des Arbeitslebens betreffen. Und Arbeitnehmer müssen abgleichen, ob das Arbeitsmodell noch zum eigenen Alltag passt. Es ist extrem angenehm, wenn der eigene Job eine ausgewogene Work-Life-Balance schafft. Sich bewusst konstant während der Arbeitszeiten private Termine zu legen ist aber auch hier zu hinterfragen, denn Freiheit bedeutet nicht automatisch Regellosigkeit. Im Büro würden wir auch davon absehen, Termine (ausgenommen relevante Arzttermine etc.) innerhalb der Geschäftszeiten zu machen.

Insofern gilt es, noch einmal ein paar grundlegende Gewohnheiten zu hinterfragen und uns dann tatenfreudig in den Berufsalltag zu stürzen, der sich – vorläufig oder langfristiger – für uns ergeben wird. Mit einem können wir schließlich immer rechnen: Alles ist im Wandel.

Stimmen aus dem Unternehmen zur Homeoffice-Thematik

Neue Möglichkeiten durch Homeoffice

„Mit Rückblick auf die Pandemie hat mir die Homeofficepflicht gezeigt, dass es auch andere Wege und Möglichkeiten gibt, wie man seine Arbeit produktiv realisiert. Spontane Büroabsprachen oder ein kurzer Austausch zwischen Tür und Angel fallen zwar weg, aber dafür eröffnet sich mir eine neue, viel dynamischere Arbeitsweise mit Möglichkeit, freier in der Gestaltung seiner Arbeitszeit zu sein, um etwa einen längeren Mittagsspaziergang zu machen!“

Homeoffice und Kind? Eine Herausforderung

„Beim Homeoffice mit Kind besteht die Herausforderung darin, beidem gerecht zu werden: auf der einen Seite das Kind, welches zu Hause ist, weil es krank ist oder weil die KiTa geschlossen hat aufgrund der Corona-Situation. Auf der anderen Seite der Arbeitgeber, der flexible Arbeitszeiten anbietet, über die man sehr froh ist. Allerdings ist es nicht leicht, beides unter einen Hut zu bekommen: Wenn das Kind zu Hause bleibt, man seiner Pflicht als gewissenhafter Arbeitnehmer aber nachkommen möchte, bedeutet dies Stress. Man möchte während seiner Arbeit weiterhin professionell agieren; dies gestaltet sich jedoch schwer, wenn das Kind immerzu etwas anderes möchte.

Man kann ein Kind nicht die ganze Zeit vor den Fernseher setzten und verlangen, dass es dort brav sitzen bleibt. Also wird man erfinderisch und richtet dem Kind ebenfalls einen Schreibtisch im Büro ein, wo es malen, basteln und puzzeln kann. So hat man als Eltern einen Blick auf sein Kind und kann beruhigter arbeiten, aber nicht zwangsläufig ruhig. Der Stressfaktor bleibt bestehen. Mit der Zeit findet man jedoch einen Weg mit dieser Situation klarzukommen und ist einfach dankbar, flexibel von zu Hause arbeiten zu können. synalis ist ein familienfreundliches Unternehmen, welches sehr bewusst darauf eingeht, dass die Kinderbetreuung gewährleistet werden kann.“

Halb und halb

„Wieso eigentlich Homeoffice oder Büro? Mir hat die Pandemie, bei all ihren Nachteilen, viele Vorteile in der Vereinbarung von Berufs- und Privatleben aufgezeigt. Man wird mit einer Homeoffice-Option um einiges flexibler als noch in der vorherrschenden pflichtbewusst-starren Arbeitsweise rein aus dem Büro. Termine, sowohl beruflicher als auch privater Natur, lassen sich einfacher in Einklang bringen, die Arbeitsqualität und -quantität kann bei richtiger Handhabung im Homeoffice gegenüber dem vollbesetzten Büro sogar noch steigen und mithilfe von gezielten Bürotagen verliert sich auch der soziale Kontakt zu Kunden und Kollegen nicht.“

>> Egal ob Büroarbeit, Homeoffice, Telearbeit oder mobile Work – Microsoft Teams erleichtert die Zusammenarbeit von überall <<

DocuSign Integration for Dynamics 365 CRM: schnelle Unterschriftenprozesse und die direkte Bearbeitung in Dynamics CRM

Ausdrucken, Unterschreiben, Einscannen – Ein langwieriger Prozess, der eigentlich schon lange der Vergangenheit angehören sollte, in vielen Unternehmen jedoch nach wie vor zum Alltag gehört. Dies ist nur eines von vielen Beispielen, bei denen Unternehmen aufgrund veralteter und analoger Prozesse von ihrer Konkurrenz abgehängt werden.

Etwa acht Prozessschritte (Drucken, Signieren Person 1, Scannen, Versenden an Person 2, Drucken, Signieren Person 2, Scannen, Versenden) sind notwendig, um ein Dokument von zwei Personen unterschreiben zu lassen. Genau hier setzt die Digitalisierung der Unterzeichnung von Dokumenten an. Dank der DocuSign Integration für Dynamics 365 straffen Sie Ihre Prozessstruktur!

Auch Unternehmen, deren Prozesse bereits durch CRM-Systeme unterstützt und beschleunigt werden, bleiben teilweise nicht davon verschont, die oben beschriebene Prozessschleife zu durchlaufen. DocuSign und Microsoft Dynamics 365 bieten genau hierfür eine einfache Lösung: „DocuSign for Dynamics 365 CRM“ ermöglicht es Ihnen, Dokumente direkt aus Dynamics 365 aufzubereiten, sie zu signieren, zu verschicken sowie den Status der zur Unterschrift freigegebenen Dokumente nachzuverfolgen. Dadurch können Sie Ihre Prozesse weiter digitalisieren und beschleunigen.

Ein typischer Anwendungsfall im CRM-Kontext ist die digitale Signatur von Angeboten und Aufträgen. Zudem werden alle benutzerdefinierten Tabellen bzw. Datenobjekte, die nicht direkt vom System bereitgestellt werden, sondern von ihrem IT-Dienstleister speziell für Sie gebaut wurden, von „DocuSign for Dynamics 365 CRM“ unterstützt. Voraussetzung für die Nutzung ist lediglich, dass Word Vorlagen und/oder DocuSign Templates für die jeweilige Tabelle verfügbar sind.

Darüber hinaus lässt sich DocuSign in die Prozesse in Dynamics 365 integrieren. Das Add-In bietet diverse Bausteine an, mit denen man beispielsweise das automatisierte Versenden von Envelopes (Umschlägen) im Sales- oder Service Prozess steuern kann. Neben der automatisierten, prozessualen Durchführung besteht außerdem die Möglichkeit, bedarfsabhängige Befehle auszuführen. Außerdem können Felder in DocuSign Dokumenten automatisch mit Daten aus dem CRM befüllt werden. Diese Funktionen werden über die Workflow Engine von Dynamics 365 gesteuert und konfiguriert. Dies entspricht der Low-Code Philosophie von Microsoft.

In einem unserer beliebtesten Blog-Beiträge erfahren Sie alles rund um die Digitalisierung von Unterzeichnungsprozessen. Sollten Sie Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an!

IT-Sicherheit zu schaffen ist das eine – Sicherheit zu halten das andere. Um den Stand der eigenen Infrastruktur zu prüfen sollten regelmäßig Penetrationstests durchgeführt werden, zum Beispiel durch den TÜV: Sie prüfen diese auf verschiedene Schwachstellen und Risiken und geben Aufschluss über gefährliche Angriffsflächen. Herrscht Handlungsbedarf, werden entsprechende Maßnahmen empfohlen. Im Rahmen des Tests klassifizieren die Prüfer aufgenommene Mängel, Schwachstellen und sonstige Erkenntnisse nach konkreten Vorgaben und Gefahrenstufen (siehe Bild).

Auch wir lassen kontinuierlich Pentests durchführen, um den eigenen Sicherheitsstatus zu prüfen. Letzte Woche haben wir das positive Ergebnis der jüngsten Sicherheitstests erhalten und haben Grund zur Freude! Der Score bestätigt den erfolgreichen Schutz durch verschiedene Security-Lösungen wie etwa der Zero Trust Exchange Plattform Zscaler oder die Microsoft Defender Plattform.

Über Herausforderungen von Hybrid Work & Chancen durch ein Lernmanagementsystem wie LMS365

Im Interview: Tobias Felten, Head of Digital Workplace bei synalis:

Was sind deiner Ansicht nach die größten Herausforderungen bei der Einführung und Durchsetzung erfolgreicher Hybrid Work?

Tobias Felten: Meiner Erfahrung nach entstehen bei der Einführung mobiler Arbeit einige Veränderungen und damit auch Herausforderungen im Bereich Kommunikation. Insbesondere die informelle Kommunikation verändert sich durch hybride Arbeit und Remote Work: Bisher fand sie an der Kaffeemaschine, auf dem Flur oder in der Mittagspause statt: Chattet man jetzt, während man sich daheim einen Kaffee aufbrüht oder fallen informelle Gespräche eher ganz weg?

Zusätzlich erfordert es ein gewisses Maß an Selbstdisziplin, im privaten Umfeld genauso konzentriert tätig zu sein wie im Büro. Das zeigt sich zum Beispiel beim Thema Zusammenarbeit, Abstimmungen und Termintreue. Gegenseitiges Vertrauen ist außerdem ein wichtiger Punkt: Das muss durchweg im Unternehmen, bei den Führungskräften und Mitarbeitern gefestigt sein, weil sonst die Basis für ein produktives Arbeitsumfeld und positives Arbeitsklima ausbleibt.

Technisch betrachtet gibt es zwar nahezu keine Grenzen, aber grundsätzlich benötigen wir auch weiterhin ein „anderes soziales Miteinander“: Gute und gesunde Kommunikation kann nicht allein per E-Mail ablaufen, erfolgreiche Zusammenarbeit etabliert sich nicht durch das Versenden von Dateien per Mail, Workshops können nicht nur telefonisch gehalten werden et cetera. Hier bedarf es passender Systeme.

Gerade die Führungskräfte sind jetzt gefordert: Sie müssen konstant im Austausch mit allen Mitarbeitern stehen und dabei die unterschiedlichen Präferenzen berücksichtigen. Wird das versäumt, steigt die „Austauschbarkeit“ des Arbeitgebers enorm, da viele Unternehmen „Remote Work“ anbieten – im Zweifel strukturierter als Sie. Plus: Es entsteht ein deutlich größerer Arbeitsmarkt für Information Worker, wenn man nicht vor Ort sein muss – regionale Grenzen werden aufgehoben.

„Kommunikation“ ist also das Schlüsselwort, wenn es um erfolgreiche hybride beziehungsweise mobile Arbeit geht. Das gilt ja gewissermaßen auch für das klassische Vor-Ort-Modell, ist da allerdings leichter umzusetzen, wie schon festgestellt. Gibt es noch andere Bereiche, auf die ein besonderes Augenmerk gelegt werden sollte?

Tobias Felten: Genauso ist es. Neben einer vielschichtigen Kommunikationsstrategie braucht es außerdem klare und eindeutige Regeln für erfolgreiche Hybrid Work, also ein komplettes Konzept. Bei der aktiven Gestaltung und Umsetzung dessen sind dann Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen gefragt, damit das Beste aus beiden Welten zusammengeführt werden kann – also die Vorteile aus der Arbeit vom Büro aus und remote. Eine beispielhafte Zielsetzung unseres Konzepts bei synalis könnte man grob so zusammenfassen:

• Transparenz und Klarheit über die Zeit „nach Corona“
• Einheitlicher Rahmen mit individuellen Freiräumen, aber auch Grenzen, die für alle gleich sind.
• Ausgewogenheit zwischen Mitarbeiterwünschen und Unternehmensbedürfnissen

Werden die Punkte zielführend umgesetzt und beherzigt, kann Hybrid Work ein neues Maß an Flexibilität und Freiheit für alle Mitarbeiter bedeuten und damit auch eine gesteigerte Produktivität. Eine gute Empfehlung an dieser Stelle: Beziehen Sie Mitarbeiter in die Entscheidungsfindung und Konzeptentwicklung direkt mit ein.

Welche Rolle spielt das Thema „Fort- und Weiterbildung“ in diesem Zusammenhang?

Tobias Felten: Für Einarbeitung oder Onboarding sowie Fort- und Weiterbildung braucht es Ergänzungen abseits klassischer Präsenztrainings. Das können E-Learnings / Web Based Trainings (WBTs), Live Online-Trainings oder Blended Learning-Ansätze sein. Auch neue Konzepte und Ideen können anschaulich über E-Learnings transportiert, Erwartungshaltungen klar formuliert und Techniken & Methoden erlernt werden.

Gibt es Einschränkungen bei der Nutzung von LMS365 in einem mobilen Arbeitsumfeld?

Tobias Felten: LMS365 ist sauber in den modernen digitalen Arbeitsplatz integriert und bietet daher alle Möglichkeiten, auch in einem mobilen Arbeitsumfeld zielgerichtet eingesetzt und genutzt zu werden.

Der Zugriff auf das System durch die Benutzer erfolgt dabei beispielweise per Browser, über den Microsoft Teams Client oder die mobile App für Smartphone und Tablet. Lernen wird damit absolut flexibel und kann etwa Wartezeiten im Vorzimmer überbrücken. Mittlerweile setzen Unternehmen beispielsweise sogar auf Podcasts, die Mitarbeiter sich „nebenbei“, z.B. bei einer Autofahrt zum Kunden oder ins Unternehmen anhören können.

Lohnt sich der Einsatz „nur“ bei Telearbeit und mobiler Arbeit oder auch in Unternehmen mit reiner oder überwiegender Präsenzkultur?

Tobias Felten: Auch in Unternehmen mit überwiegender Präsenzkultur lohnt sich der Einsatz eines Lernmanagementsystems. Allein schon, da nicht immer alle Mitarbeiter zur gleichen Zeit für Präsenzschulungen zur Verfügung stehen. E-Learning steigert die Flexibilität erheblich und spricht verschiedene Lerntypen gezielt an.

Was waren die schönsten Rückmeldungen von Unternehmen, die LMS365 mit deinem Team und dir eingeführt haben?

Tobias Felten: Insgesamt teilen die Kunden mit uns sehr positive Erfahrungen. Das gilt sowohl für die Nutzerfreundlichkeit von LMS365 als auch für die Auswirkungen auf die Flexibilität beim Lernen.

„Dank gemeinsamer Maßnahmen und Aktionen im Rahmen von „Adoption & Change Management“ haben wir eine echte Lernkultur entwickelt: LMS365 bot hierfür die optimale technische Basis und hat den letzten Anstoß gegeben.“

„Durch LMS365 haben wir nun auch beim Lernen die gleiche Flexibilität, die wir schon in Bezug auf die Zusammenarbeit mit Microsoft 365 zu schätzen gelernt haben.“

„Mithilfe von LMS365 haben wir es endlich geschafft, das Onboarding im gesamten Unternehmen zu vereinheitlichen und allen neuen Mitarbeitern die gleichen Chancen zu bieten. Außerdem kommen wir allen Anforderungen hinsichtlich Compliance-Trainings nun mit einer gewissen Leichtigkeit nach.“

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Durch die Bereitstellung von Power Virtual Agents (Chatbots) über Low-Code-Plattformen ist heutzutage mitunter jeder in der Lage, einen eigenen Chatbot für seine Webseite und Zielgruppe zu erstellen und diesen mit wenigen Handgriffen auf vielen Kommunikationskanälen einzubinden. Lange Zeit war diese Möglichkeit primär IT- und Entwicklungsabteilungen vorbehalten. Wirft man einen Blick auf diverse renommierte Internetseiten zeigt sich schnell, dass ein Großteil der Chatbots nicht immer einen Mehrwert oder gar eine intelligente Hilfe für den Kunden darstellen. Virtuelle Assistenten wie z.B. Alexa, Siri oder Google Assistant lassen diese Technologien auch für den Endkonsumenten immer greifbarer werden.

Einer Studie von Gartner zu Folge, sollen in 2021 nahezu alle Kundenservice-Interaktionen vollständig von KI abgewickelt worden sein. Ebenso sollen 2022 nahezu 70% aller Angestellten in Ihrer täglichen Arbeit mit KI-basierten Unterstützungswerkzeugen interagieren. Sowohl in der Innen- als auch Außenwirkung sollte diese Technologie in den nächsten Jahren auf dem Radar aller CIOs stehen. Virtuelle Assistenten werden dank ihrer zahlreichen Einsatzpotenziale höchstwahrscheinlich tiefgreifende Auswirkungen auf Unternehmen haben und den Stellenwert eines Must-HAVES genießen (Trough of Disillusionment).

Chancen, die sich aus dem Einsatz von Bot-Technologien ergeben

1. Effizienzsteigerung in der Interaktion zwischen Kunde und Partner (Self Service Prozesse: Vertragsnummer, Serviceanliegen, Garantie etc.)
2. Verringerung von Kosten durch Self Service
3. Steigerung der Kundenzufriedenheit (Self Service und Schnelligkeit)
4. Verbesserung der Erreichbarkeit (Bot ist 24h erreichbar)
5. Vielseitige Einsatzfähigkeiten (Vertrieb, Service, Human Resources; Intern)
6. Low Code ermöglicht vollständige Kontrolle über Chatbot

Umgang mittelständischer Unternehmen mit Technologie-Themen wie dem Power Virtual Agent

Wir haben uns im Rahmen der Zusammenarbeit mit der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg im vergangenen Wintersemester mit dem Power Virtual Agent von Microsoft Dynamics 365 beschäftigt. Dieser besteht aus einer sehr simpel zu konfigurierenden Low-Code Plattform mit „einfachem“ Zugriff auf den Dataverse (einheitliches Datenmodell der CRM Power Platform) und ermöglicht eine relativ schnelle und einfache Interaktion mit dem Kunden. Dieser Erstkontakt erfolgt über die Webseite und geht nach einer automatisierenden Qualifizierung in z.B. Vertrieb, Service oder Recruiting an einen „echten“ Mitarbeiter über. Anhand von Keywords können Kommunikationsstränge und Weichen initiiert werden, die letztlich wichtige Informationen von Interesssenten und Kunden abfragen, daraus ggf. eine Serviceanfrage oder Verkaufschance erstellen und im Idealfall sein Anliegen direkt beantworten können.

Wie bereits angemerkt steht die Technologie für die IT-Lösung hierzu zur Verfügung und ist mit wenigen Handgriffen eingerichtet. Die Herausforderung in der Implementierung besteht dabei primär darin, logische und sinnvolle Handlungsstränge mit den richtigen Keywords zu entwerfen bevor diese dann unmittelbar mit einem einfachen Widget für die Unternehmenswebseite aktiviert werden können und letztlich automatisiert Datensätze in der CRM Lösung aus der Bot-Interaktion erzeugen können.