Auf dem synalis Innovation Day, den synalis kürzlich bei uns ins Leben gerufen hat, kommen alle Mitarbeiter zu Wort: In einer Vorabstimmung reichen zunächst alle Kollegen Themenvorschläge und Ideen ein, die sie gern im Rahmen eines internen Mini-Workshops ausarbeiten möchten. Was beschäftigt uns bei synalis?
Gibt es Prozesse, die ausbaufähig sind und einer Aktualisierung bedürfen? Stimmen die Aufwandsabschätzungen noch? Wie zufriedenstellend ist der Onboarding-Prozess neuer Kollegen? Gibt es Optimierungsbedarf beim Teambuilding? Können wir unseren Arbeitsplatz noch etwas nachhaltiger und „grüner“ gestalten?
Nach der Themensammlung ordnen sich alle Mitarbeiter einem für sie interessanten Projekt zu, das am auserkorenen Innovation Day unter festen Gesichtspunkten bearbeitet wird. Wie sieht die aktuelle Situation aus und welche Änderungen sind wünschenswert? Wie erreichen wir diese Ziele? Wie sieht ein entsprechendes Konzept aus? Wie gewinnen wir unser Unternehmen für die Änderungsvorschläge?
Wir haben insgesamt sechs Gruppen gebildet, die sich mit aktuellen Themen auseinandergesetzt und eifrig die Köpfe zusammengesteckt haben – mit Erfolg! Mit Papier, Stift und Surface bewaffnet stürzen sich die Mitarbeiter motiviert in den Austausch und die Ideen sprudeln nur so vor sich hin: Der Status Quo wird festgehalten, Ziele werden erfasst und die Wege dahin notiert und als Mindmap, PowerPoint oder Scribble veranschaulicht.
In einer kleinen Thementour stellen die Kollegen sich anschließend gegenseitig Herausforderungen und Ergebnisse vor und sind erstaunt, wie konstruktiv die Gruppenarbeit tatsächlich ist und welche neuen Anstöße und Inspirationen ihr zu verdanken sind.
Damit die gewonnenen Erkenntnisse und Ideen nicht im Sande verlaufen, werden nun Folgetermine für die neu entstandenen Projektgruppen geplant, in denen die Konzeptausarbeitung weiterhin vertieft werden und Gestalt annehmen soll.
Fakt ist: Vom Innovation Day profitieren Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen. Eventuelle Missstände oder Stolpersteine können auf den Tisch gebracht und diskutiert werden, um anschließend Lösungswege zu erarbeiten, die die Zufriedenheit aller Prozessbeteiligten steigert und auch Abläufe an sich optimiert. Win-Win also.
Verträumte Landschaften in Schneekugeln, geschmückte Tannenbäume, bunte Geschenke und Lichterketten, freundlich winkende Schneemänner, fliegende Schlitten, brennende Kerzen, ein sternenüberzogener Nachthimmel – der kindlichen Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Auch dieses Mal nicht, als wir uns am 03. Dezember mit drei Mitarbeitern beim Abenteuer Lernen e.V. versammeln und wie jedes Jahr von einer fröhlichen Kinderschar empfangen werden.
„Weihnachtszauber“ lautet das Motto der Malaktion, die nun ins fünfte Jahr geht. Als wir zu Beginn der Veranstaltung das Thema für die entstehenden Kunstwerke bekanntgeben, sehen wir neben Dr. Erika Luck-Haller (Geschäftsführerin des bildungsfördernden inklusiven Vereins), Birgit Kuhnen (Pädagogische Leiterin) und Lorenz Sander (Auszubildender) und weiteren Helfern viele vertraute Gesichter wieder.
Sam, Buhan oder Alijan etwa haben schon im vergangenen Jahr ihre Vorstellung eines stimmungsvollen Weihnachtsmotives zu Papier gebracht. Kinder wie Hani, Hassina oder Moustafa sehen wir an diesem Abend zum ersten Mal und staunen ein bisschen, dass neben der Vorfreude auf das Malen und die anschließende Mini-Vernissage das Wort Hilfsbereitschaftschon bei den Kleinsten so großgeschrieben wird. Dank vieler kleiner Kinderhände sind im Nu Becher bereitgestellt, Spekulatius und Stollen angerichtet, Blätter auf den Tischen verteilt. Man gibt aufeinander acht, teilt die Farben, die der Nachbar benötigt, reicht sich den Radierer und staunt über den kreativen Einfall der anderen.
Besonders freut uns dieses Mal auch der große Anteil der Teenies: An zwei Tischen haben sich zwei Gruppen von Mädchen und Jungen zusammengefunden, die wie Fatima und Ali hochkonzentriert oder wie Mohamet amüsiert malen.
Die fertigen Bilder werden an die Wand gehängt, die sich nach und nach füllt. Nachdem alle Künstler ihre Werke abgegeben haben, treffen wir uns vor der Bilderwand und bewundern gemeinsam die bunten Weihnachtsbilder. Anschließend verteilen wir gepackte Tüten mit Aufmerksamkeiten und ziehen das erfreuliche Resümee, dass dieses Jahr 35 Kinder teilgenommen haben. Aus den entstandenen Bildern wählen wir bei synalis im nächsten Schritt nun das Motiv unserer Weihnachtskarte aus, die im Dezember ihren Weg zu unseren Kunden und Partnern finden wird.
Natürlich erfolgt auch 2019 eine Vereinsunterstützung in Form einer finanziellen Spende. Darüber freut sich Frau Dr. Erika Luck-Haller neben dem Mal-Engagement ebenfalls: „Es ist schön, dass synalis uns anhaltend unterstützt. Wir freuen uns natürlich immer über einmalige Spenden, aber gerade wiederkehrende Aktionen sind hilfreich für ein Pack-an. Um unser Programm für Flüchtlingskinder auch in Zukunft sinngebend fortzuführen kann unser Verein Unterstützung gebrauchen.“ Wer dem Verein und vor allem den Familien etwas Gutes tun möchte, kann den Abenteuer Lernen e.V. mit Spenden unterstützen.
DigitalDetox lautete das Motto, unter dem einige das Jahr 2019 resolut beendet haben. Wir hingegen starten mit #DigitalResolutions ins Jahr 2020: Nicht weniger digital, sondern sinnvoller!
Das neue Jahrzehnt steht im Licht der fortgeschrittenen digitalen Revolution. Langsam etabliert sich die Erkenntnis darüber, dass gelungene Digitalisierung Tradition und Bewährtes keinesfalls ausschließt, wenn man es nur richtig angeht. Wer Digitalisierung als Prozess versteht anstelle eines zu erreichenden Status, der hat das Spiel verstanden.
Auch für uns als digitales sowie digitalisierendes Unternehmen ist der Weg das Ziel. Täglich lernen wir dazu – nicht nur durch die digitalen Ansätze unserer Kunden, sondern auch durch unsere eigenen Learnings. Dieses Mal wollen wir uns von den konventionellen Vorsätzen verabschieden und uns stattdessen digitale Ziele für das kommende Jahr setzen.
Deshalb haben wir unsere Kollegen gefragt: Welche digitalen Vorsätze nehmt ihr euch für 2020 vor? Was wollt ihr ändern?
„Klebezettel gehören nicht an den PC, sondern an den Kühlschrank.“ Rieke Zervas koordiniert und optimiert konstant Personalangelegenheiten
Schluss mit Verzetteln
Ein Anruf, ein Klebezettel, zwei neue ToDos. Personalbeauftragte Rieke Zervas greift gern zu den kleinen Papierzetteln, wenn es um Aufgaben und Reminder geht. Man hat sie dekorativ vor Augen und vergisst sie nicht so schnell. Wirklich sicher ist die Strategie, sein Notebook zu pflastern, allerdings nicht. Einen Windstoß oder ein paar Ortswechsel später sieht man mit Pech nur noch die Lücke, an der die Papieraufgabe einst haftete – und vor fremden Blicken kann man Memos auch nicht gut schützen.
So arbeite ich 2020: Weniger Zettel, mehr mit dem Microsoft Planner arbeiten und dort Aufgaben sinnvoll strukturieren. Außerdem die App „Kurznotizen“ anwenden, um weiterhin den visuellen Reminder-Effekt nutzen zu können.
„Endlich Frieden mit den Mails schließen und Freundschaft mit To Do.“ Luisa Möller schöpft kreative Möglichkeiten effizienter Zusammenarbeit aus
Mehr Struktur, mehr Ordnung, mehr Klarheit
Selbst für die Modern Workplace-Experten persönlich gibt es die ein oder anderen Stolpersteine. Luisa Möller aus dem Collaboration-Team möchte das Kriegsbeil mit Outlook begraben und endlich Ordnung in ihr Postfach bringen. Als leidenschaftliche Teams-Userin empfindet sie Mails tendenziell als ein Relikt vergangener Zeiten – und ist dennoch auf deren Nutzung angewiesen. Problem:
Eine überlaufende Inbox voller nicht kategorisierter Mails erhöht abrupt ihr Stresslevel, da der Überblick schnell verloren geht. Zum Glück bietet Outlook mannigfaltige Tools und Funktionen, die man nur richtig einsetzen muss.
Sogenannte QuickSteps verschieben Mails mit nur einem Klick in die richtige Kategorie. Ob diese zeitlich priorisiert oder thematisch eingeordnet wird, ist jedem selbst überlassen. Je nach Einstellung werden die Mails zur Nachverfolgung gekennzeichnet und landen damit – und so kommen wir zu Luisas Vorsatz Nummer 2 – auch automatisch in Microsoft To Do. Das kleine Tool ist Luisas Geheimtipp und ihrer Ansicht nach zu Unrecht ein Underdog des Office 365-Universums. Hier bündeln sich ganz automatisch Aufgaben aus E-Mail und Microsoft Planner; zusätzlich können eigene Aufgaben erfasst und kategorisiert sowie der persönliche Tag durchgeplant werden. Dazu wählt man per Klick die Tagesaufgaben aus den verschiedenen Quellen aus und erhält die vollständige To Do-Liste für den jeweiligen Arbeitstag.
Mein Ordnungsplan 2.0: Den Outlook-Posteingang smart aufgeräumt halten und mit To-Do den Arbeitsalltag strukturierter gestalten.
„Endlich geräteunabhängig arbeiten – alles in die Cloud.“ Daniel Philips ebnet den Weg für grenzenlose Arbeitsweisen
Sofort in die Cloud – ohne wenn und aber
Überall, jederzeit, von jedem Gerät aus: Unser Experte für sichere Cloudinfrastruktur Daniel Philips glaubt an die Vorzüge des Modern Workplace – trotzdem nutzt er sie manchmal selbst nicht voll aus; manche Gewohnheiten lassen sich einfach schwer ablegen. Manchmal schafft es nicht jede Datei auf OneDrive oder SharePoint, die OneNote-App muss unterwegs spontan installiert werden, mit dem Smartphone ist nur die Hälfte der arbeitsrelevanten Dokumente verfügbar etc. „Kann ich erst machen, wenn ich wieder im Büro bin“ soll es für Daniel nicht mehr geben: Alle wichtigen Dateien sollen in die Cloud wandern. Ob OneDrive oder SharePoint, entscheidet der jeweilige Arbeitskontext. Wenn wirklich alle Arbeitsdokumente dort verfügbar sind, wird geräteunabhängiges Arbeiten zum Kinderspiel. Der Zugriff ist problemlos von überall möglich. Büro, Zuhause, im Co-Working-Space oder im Café. Bisher hat Daniel das ein oder andere exklusiv auf seinem Arbeits-PC liegen – schwierig, da er viel unterwegs ist.
Mein Vorsatz: Alle Dateien auf allen Geräten verfügbar machen – und das konsequent. Das bedeutet, dass all meine Arbeitsprozesse ausnahmslos auf eben diese modernen Cloud-Applikationen anwendbar sein müssen. Das erfordert mitunter auch eine Überarbeitung gewohnter Arbeitsweisen und -methoden. Dadurch habe ich meinen „modernen Arbeitsplatz“ stets bei mir, damit ich im Zweifel auch unterwegs bei schlechter Internetverbindung auf die vorher synchronisierten Notizen, Dateien und Mails zugreifen kann. So ist ein wichtiger Schritt Richtung Modern Workplace getan: Auf alles, was ich für meine Arbeit benötige, habe ich stets Zugriff.
„Schnelles Zwischenspeichern? Der Desktop ist von nun an tabu. “ Fabian Felten hat das Vertragsmanagement im Blick
Saubere Ordnerablage
Als Head of Marketing and Sales zählen Struktur und Ordnung zum festen Tagesablauf von Fabian Felten. Dennoch landet auch auf seinem Desktop die ein oder andere Datei, ein Ideenentwurf oder ein Bild, weil der korrekte Ablageort nicht gleich zur Hand ist oder vielleicht erst noch gefunden werden muss. Gleiches gilt für den Downloadordner, der in der Regel nur selten aufgeräumt wird, weil man ihn immer nur akut nutzt und dann wieder „vergisst“.
Das will ich ändern: Sämtliche Dateien immer gleich korrekt ablegen, damit ich sie jederzeit wiederfinde und keine überflüssigen Kopien erstellen muss, weil ich sie notdürftig auch schon mal mehrfach „zwischenlagere“ in unterschiedlichen Ordnern.
„Papierberge im digitalen Büro: Wo gibt’s denn sowas?“ Jennifer Eller kümmert sich erfolgreich um Rechnungsanliegen und „Papierkram“
Papier war gestern: Heute heißt es #greenit
Die Motivation unserer Vertriebsmitarbeiterin Jennifer Eller ist neben der Umwelt auch ein gewisses Effizienzdenken. Gedruckte Rechnungen und Akten schaffen Chaos auf ihrem Tisch und bringen ihre Arbeit immer wieder ins Stocken. Wenn 2021 selbst die gelben Scheine einer digitalen Lösung weichen können (zum Eintausch gegen die Bonpflicht), sollte man doch annehmen, dass die Papierreduktion gerade in Büros, die sich mit dem Thema Digitalisierung beschäftigen, ein Leichtes ist. Für die meisten Prozesse existieren tatsächlich Lösungen, aber – man muss sie auch annehmen. Das gilt nicht nur für die Vertriebskollegin: Dokumente wie Pressemeldungen, redaktionelle Beiträge, Verträge oder Mailings kann man der Freigabe halber natürlich immer noch ausdrucken.
Die gute Nachricht: Das Redigieren von Dokumenten lässt sich auch prima online lösen, genauso kreativ wie in ausgedruckter Form. Neben einer erleichterten Suche lassen sich auch nahezu beliebig viele Versionen bereitstellen und wieder aufrufen. Mittels SharePoint lassen sich Dokumente in sekundenschnelle zum gemeinsamen Lesen oder Bearbeiten freigeben. Wer dennoch nicht auf Freihandskizzen verzichten will, kann dies auch in Word oder in OneNote tun. – dafür gibt es schließlich die Zeichenfunktion.
Das nehme ich mir vor: Weniger ausdrucken und mehr gemeinsam an Dokumenten in Teams arbeiten. Ergänzend stärker die digitalen Ein- und Ausgangsrechnungen mit ELO verwenden!
Einfach wie in der Schule Lernmaterial austauschen: LMS365 macht‘s möglich!
Wenn man auf der Arbeit etwas Neues lernt, fühlt man sich manchmal schnell wieder wie in der Schule: Man muss auf Knopfdruck Leistung bringen. Um den Mitarbeitern ohne diesen Druck neue Inhalte nahezubringen ist LMS365 ein effektives Tool mit dem Vorteil, dass man es einfach in Microsoft Teams einbinden und so die Kommunikation zu neuen Themen fördern kann.
LMS365 im Allgemeinen
LMS365 ist ein Lernmanagement-System, das wir bei synalis auch selbst erfolgreich nutzen. Es hilft uns vor allem dabei, neue Mitarbeiter einzuarbeiten oder „alte Hasen“ an neue Features oder Tools heranzuführen.
In LMS365 können verschiedene Kurse für die Mitarbeiter bereitgestellt werden, und zwar interaktiv gestaltet und durch Videos veranschaulicht. Denn mal ehrlich: Wer hat schon Lust, sich als Lernstoff ewig lange Texte zu einem Thema durchlesen zu müssen? Außerdem gibt es die Möglichkeit, am Ende eines Kurses eine Lernkontrolle in Form eines Quiz einzubinden. Das ist nicht nur hilfreich für den Mitarbeiter, sondern hat auch den Nebeneffekt, dass der Vorgesetzte sehen kann, wo eventuell noch Schwächen sind und mehr Unterstützung gebraucht wird.
Praktisch: LMS365 bietet neben E-Learning-Kursen auch die Bereitstellung von Präsenzschulungen und Webinaren samt Terminen an. Einen Schulungsplan mit mehreren Kursen kann ein Kursleiter zusätzlich für die Mitarbeiter erstellen. Diese Funktion nutzen wir bei synalis zum Beispiel für das Onboarding.
Onboarding? Mit LMS365 kein Problem mehr!
Neuen Mitarbeitern kann durch Kurse in LMS365 der Einstieg in das neue Arbeitsumfeld und in neue Systeme erleichtert werden. Dies habe ich selbst vor kurzem erlebt:
An meinem ersten Arbeitstag bei synalis habe ich zu dem Zeitpunkt noch nicht viel mit Office 365 gearbeitet. Ich kannte nur den SharePoint und wusste, dass ich mich mit dem Thema als neugierige Entwicklerin genauer auseinandersetzen möchte. Die ersten Fragen, die ich mir gestellt habe, lauteten: Was für Tools werden hier genutzt – und wie? Was können diesen Tools? Was muss ich auf jeden Fall lernen? Weil ich direkt nach der Ausbildung den Betrieb gewechselt hatte, machte mich das Ganze zugegebenermaßen etwas nervös.
Zum Onboarding wurden mir ein paar LMS365-Kurse, beispielsweise zu den Office 365-Tools, bereitgestellt: Damit habe ich mich sehr schnell in die Themenbereiche einarbeiten können. Jetzt, nach fast 6 Monaten, bin ich bereits geübter im Umgang mit manchen Tools als einige Mitarbeiter, die seit Jahren dabei sind, aber zum Beispiel nur unregelmäßig damit arbeiten.
Was passiert aber, wenn ich zu einem Thema mal nicht weiterweiß? Wie kann ich Feedback zu den Kursen geben? Wie kann ich mich darüber informieren, ob es etwa zum Thema IT noch weitere Inhalte gibt, die für mich als Entwicklerin spannend sein könnten? Wie kann ich Interessengebiete vertiefen und mich mit anderen, die das Thema interessiert, einfach mal austauschen? Die Antwort hier ist relativ einfach:
LMS365-Tabs in Microsoft Teams und wie wir sie nutzen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, LMS365 in Teams einzubinden. Eine davon ist, LMS365-Kurse, Kurskataloge, Schulungspläne oder das Dashboard in ein einzelnes Team als weiteren Reiter einzubinden. Bei synalis nutzen wir dies in einem Onboarding-Team. Dort sind das LMS365-Dashboard und unser Onboarding-Schulungsplan direkt als Tab hinterlegt.
Vor allem anfangs fand ich das sehr hilfreich: Ich werde eingeladen und habe direkt alle wesentlichen Informationen auf einen Blick. Außerdem besteht die Möglichkeit, den Schulungsplan direkt im Team zu kommentieren oder ihn in einem Post zu referenzieren, wie eine Datei. Jedes Teammitglied weiß dann, worum es genau geht und kann sich dazu äußern und mit Rat und Tat zur Seite stehen. Zusätzlich werden so Fragen dokumentiert: Wenn ein neu eingestellter Mitarbeiter sich eine bereits aufgenommene Frage stellt, kann er die Antwort darauf direkt im Team nachlesen.
Durch das Einbinden einzelner LMS365-Kurse als Tab in Microsoft Teams kann man einen ganz anderen Fokus auf diese legen bzw. hat diese direkt im Blick. Ich kann die Kollegen auch auf einen neuen Kurs im Team hinweisen, indem ich sie über die @-Erwähnung direkt anspreche und den Kurs verlinke. Dies ist besonders nützlich, wenn ihr mal selbst einen Kurs erstellt und möchtet, dass die Kollegen diesen einmal durchgehen, bevor er für alle Mitarbeiter bereitgestellt wird. Ihr könnt euch dann direkt in der Teams-Umgebung dazu austauschen.
Durch das eingebundene Dashboard können die Teammitglieder sich direkt „vor Ort“ einen Überblick über ihre Lernfortschritte machen und sehen, ob sie noch „offene“ Kurse haben, die sie vollenden sollten.
Der LMS365-Chat-Bot
Die andere Integrationsmöglichkeit von LMS365 in Microsoft Teams erfolgt über das Hinzufügen eines weiteren Bereiches in der Übersichtsleiste an der linken Seite, in der man zu den Teams und Chats kommt.
Wenn man nun auf den neuen Bereich geht, wird ein Chat-Fenster geöffnet. Der LMS365-Chat-Bot begrüßt mich sehr freundlich und erklärt nochmal, wie er genau helfen kann. Ich finde es sehr hilfreich, dass dort auch direkt Vorschläge gemacht werden, womit man denn fortfahren möchte. Im Chat kann man sich alle Kurskategorien anzeigen lassen und so schnell weitere Kurse zu einem Themenbereich finden. Diese werden einzeln im Chat dargestellt und wenn man einen Kurs findet, den man gerne absolvieren würde, muss man diesen nicht erst in der Weboberfläche von LMS365 heraussuchen, sondern kann ihn anklicken und direkt in Teams loslegen. Diese ganze Kurssuche kann auch noch weiter beschränkt werden auf einen Kurstypen, zum Beispiel E-Learning.
In den Tabs des Chats mit dem LMS365-Chat-Bot erhalte ich außerdem Einblick in mein Dashboard und kann den zuletzt in Teams geöffneten Kurs einsehen und fortsetzen.
Mein Fazit
Gerade Anfangs fand ich es sehr praktisch, dass LMS365 bei uns in einem Onboarding-Team eingebunden ist. So konnte ich die Kurse zu den Office 365-Anwendungen in einer Umgebung absolvieren und die Apps Schritt für Schritt kennen lernen. Ich musste mich also erst mal nur mit der Bedienung von Teams anfreunden. Zum Glück lief der erste LMS365-Kurs im Onboarding-Schulungsplan über Teams ? Das hat mir den Einstieg definitiv erleichtert. Die Mitarbeiter, die kurz vor mir eingestellt wurden, haben auch schon fleißig Kommentare zu den Kursen geschrieben und Zusatzinfos gepostet.
Durch die Einbindung in Microsoft Teams kann ich auch jetzt noch super einfach Informationen zu den Onboarding-Themen finden, ohne extra die E-Learning Seite in unserem SharePoint aufrufen zu müssen. Teams habe ich ohnehin immer geöffnet, um mit Kollegen zu chatten – natürlich rein beruflich ? – und mich über Projektstände auszutauschen.
Allen LMS365-Anwendern kann ich daher nur empfehlen, es auch in Verbindung mit Microsoft Teams zu nutzen. Die neuen Mitarbeiter, die sich vielleicht noch nicht so gut mit den Office 365-Tools auskennen, werden es euch danken, wenn sie anfangs nur eine Einweisung in Teams benötigen. Das klassische stundenlange „Über-die-Schulter“-Schauen bei Kollegen entfällt und somit auch der zusätzliche Onboarding-Aufwand. Die restliche Einarbeitung in die Programme kann sich der neue Kollege dann selbst einteilen.
Wer auf ein explizites Onboarding-Team verzichten möchte, bindet Kurse am besten in themenbezogene Teams wie zum Beispiel IT ein oder schaltet den LMS365-Chat-Bot für alle Mitarbeiter ein.
So oder so gilt: Viel Spaß beim Ausprobieren – man kann nur gewinnen!
Am 4. Februar begrüßte unser Experte für ERP und Power BI Moritz Brauweiler die Teilnehmer des ausgebuchten Trainings „Dashboard in a Day“, das zu unseren beliebtesten Trainingsformaten zählt und inzwischen in die sechste Runde geht. Ob Controller, Entwickler oder Geschäftsführer – die Weiterbildung richtet sich an jede Position und Person mit Grundkenntnissen in Excel, wie auch die vergangene gut durchmischte Teilnehmerschaft aufzeigte.
Ziel der Schulung war wie immer die erfolgreiche Vermittlung verschiedener Arbeiten mit Microsoft Power BI: Von der Abfrage und Transformation von Daten über die Anreicherung von Berechnungen (Measures, berechnete Spalten) bis hin zum Kennenlernen des Dashboards standen verschiedene Punkte auf der Agenda. Aus der Veranstaltung gingen zufriedene Teilnehmer heraus, die praktische Ansätze und Inspirationen für den eigenen Arbeitsalltag mitnehmen konnten. Ein weiteres Training ist bereits vorgemerkt; die ersten neuen Anfragen gibt es schon.
Heute ist der Safer Internet Day 2020: Ein guter Tag, um für mehr Sensibilisierung und Bewusstsein (Awareness) der Nutzer des Internets und weiterer digitaler Dienste zu appellieren. Nur zu gerne wird das Thema Cyber Security auf technische Problemstellungen reduziert und der Benutzer teilweise als ohnmächtig dargestellt. Jeder, der das Internet oder andere digitale Dienste nutzt, sollte sein Verhalten entsprechend anpassen.
Wer im „analogen“ beziehungsweise realen Leben eine vollkommen neue Umgebung betritt, wird auch zunächst ein hohes Maß an Vorsicht walten lassen. Gleiches gilt, wenn in bekannten Umgebungen vollkommen neue Ereignisse eintreten. Wenn ich ein fremdes Land erstmalig bereise, werde ich auch nicht beliebig meine Kreditkarte und meinen Personalausweis vorzeigen, jedes Geschenk annehmen oder jeder Einladung folgen. Ebenso werde ich nicht direkt jedem, der an meiner Haustür klingelt, blind vertrauen und unmittelbar hereinbitten. Eben diesen umsichtigen Verhaltensweisen sollten wir auch in der digitalen Welt folgen und uns nicht in einer trügerischen Sicherheit wägen. Darüber hinaus müssen wir uns immer bewusst sein, dass es schon sehr viele Möglichkeiten und Technologien gibt, die die Sicherheit merklich erhöhen.
Wenn ich auf diese jedoch aus Bequemlichkeit oder Komfortverlust verzichte, bringt die beste Technologie uns nicht weiter. Auch, wenn es sicher einfacher wäre, die Haustüre immer offen stehen zu lassen, werde ich es in der Praxis sicher nicht so handhaben. Ebenso sollte ich meine Geräte mit den neuesten Updates versorgen, Erweiterungen zur Erhöhung der Sicherheit nutzen und meine Identitäten geeignet schützen. Anknüpfungspunkte bietet hier das BSI.
Wer im unternehmerischen Umfeld die Awareness erhöhen will, kann mit wiederkehrenden Trainings, Guidelines und einer Integration in ein Learning Management System einen schnellen Mehrwert in Sachen Cyber Sicherheit generieren, ohne auch nur ein IT-System zu verändern. Gemäß dem Motto: „Wir sind nicht nur verantwortlich für das, was wir tun, sondern auch für das, was wir nicht tun“, möchte ich jeden dazu aufrufen sich dem Thema Cyber Security zu öffnen.
Immer häufiger melden sich Mitarbeiter mit dem Wunsch, von zuhause aus arbeiten zu dürfen. Die Umsetzung von Homeoffice hängt dabei von technischen, rechtlichen und digitalen Faktoren ab. Um diese Themen genauer zu beleuchten, luden die Unternehmen der Bundesverband Mittelständische Wirtschaft (BVMW), dhpg und synalis vergangene Woche zur Veranstaltung „Chef, ich möchte von zuhause arbeiten“ ein.
Teil dieser Veranstaltung war unter anderem IT-Tools wie Microsoft Teams vorzustellen, die eine einfache, schnelle und ortsunabhängige Kommunikation der Mitarbeiter ermöglichen, ohne die Teamzugehörigkeit und persönliche Kommunikation zu verlieren. Die eingeladenen Unternehmensvertreter konnten beobachten, wie mehrere Mitarbeiter am gleichen Dokument zusammen arbeiteten, ohne das Problem der verschiedenen Dokumentenversionen aufkommen zu lassen. Zudem konnten zum Abschluss der Veranstaltung an einem beispielhaften modern eingerichteten Arbeitsplatz einige Funktionen von Microsoft Teams aktiv getestet werden, wie zum Beispiel Videotelefonie, Chat oder Dokumentenablage.
Auch die Bereiche Arbeitsrecht sowie Arbeits- und Datenschutz wurden im Rahmen der Veranstaltung ausgiebig behandelt und sämtliche Fragen der über 60 Gäste beantwortet. Die vortragenden Rechtsanwälte der dhpg empfahlen zudem, klare Vereinbarungen mit den Mitarbeitern im Homeoffice zu treffen, um ein gleiches Verständnis über die Arbeit im Homeoffice zu gewährleisten. So sollte der Umsetzung eines modernen und flexiblen Arbeitsplatzes nichts mehr im Wege stehen.
Die Verbundenheit mit unseren Kunden und die ausgiebige Betreuung stehen für uns an erster Stelle und sollen nicht durch den Virus in den Hintergrund gedrängt werden. Um den Schutz vor einer Infektion zu gewährleisten, führen wir unsere Kundentermine aktuell digital durch. Dadurch können wir Kunden weiterhin ausführlich beraten. Auch bei Fragen und Problemen stehen unsere Experten zur Verfügung und geben ihr Bestes, um Kunden zu unterstützen.
Hierfür setzen wir Microsofts Allround-Talent Office 365 – insbesondere Microsoft Teams ein. Microsoft Teams unterstützt Sie bei der Kommunikation in Form von Telefonie, Konferenz- und Chatfunktionalitäten sowie bei der allgemeinen Zusammenarbeit in Ihren Teams. Zudem erhalten Sie und Ihre Kollegen von überall Zugriff auf Ihre Daten.
Für die synalis ist Microsoft Teams die ideale Lösung, die Gesundheit der Mitarbeiter zu schützen und trotzdem voll und ganz für unsere Kunden erreichbar zu sein.
Sollten auch Sie Microsoft Teams nutzen wollen, können Sie sich gerne an unseren Vertrieb wenden (Fabian Felten, [email protected], 0228 9268-129; Laura Krüger, [email protected], 0228 9268-139).
So unterstützen wir Sie bei der Einführung von MS Teams
Homeoffice-Optionen sind aktuell wichtiger denn je. Wir bieten Ihnen dabei folgende Unterstützung an:
Durchführung einer ersten Bestandsaufnahme
Wo stehen Sie derzeit?
Was brauchen Sie, um starten zu können?
Wie können Sie Microsoft Teams einrichten?
Schnell-Einrichtung der Microsoft Office 365-Plattform (Fast Track)
Jederzeit flexibel und virtuell durchführbar – wir unterstützen Ihre IT-Abteilung
Einrichtung eines Onboarding-Portals für Ihre Mitarbeiter (Self-Service)
Die wichtigsten Schritte in der Nutzung von Teams (Beispiele)
Wo finde ich Teams?
Wie erstelle ich ein Team?
Wie greife ich auf Dokumente zu?
Wie verwalte ich Teams?
Bei diesen Aufgaben kann Teams Sie unterstützen (Beispiele)
Virtuelle Meetings
Zusammenarbeit an Dokumenten
Persönliche und Team-Chats
Telefonisch & Online: Tägliche Erreichbarkeit & Support durch das synalis-Team
Eine gute Ausgangslage: Homeoffice als Bereicherung
Es ist verzwickt: Melden sich die Handwerker an, hat die KiTa geschlossen oder fallen die Bahnen aus, sind wir dankbar, es nutzen können. Jetzt, da viele von uns zum Eigenschutz und Schutze anderer hinein „verbannt“ wurden, bedauern wir es: Die Rede ist vom Homeoffice.
Die Möglichkeit, in den eigenen vier Wänden für die Arbeit tätig sein zu können, gibt vielen von uns in erster Linie zwei Dinge:
die Freiheit, unseren Arbeitsalltag dahingehend mitbestimmen zu können, dass wir ihn selbst strukturieren und für die bestmögliche Produktivität an unsere bevorzugten Arbeitszeiten angleichen können,
die Sicherheit, auch dann arbeitsfähig zu sein, wenn die äußeren Umstände den Weg ins Büro einmal entweder sehr beschwerlich oder sogar unmöglich machen, wie es zum Beispiel bei Streiks im öffentlichen Verkehr der Fall ist. Anstatt gezwungenermaßen einen Urlaubstag opfern zu müssen, der weder Sie selbst noch Ihren Chef aufgrund der Spontanität sonderlich glücklich macht, können Sie daheim tätig werden.
Homeoffice stellt eine Erweiterung des normierten Arbeitsalltages dar und demzufolge eine Bereicherung. Wir arbeiten gern mal von zuhause aus – wenn es für uns passt. Jetzt sieht die Lage allerdings anders aus: Aufgrund der Corona-Krise sind zahlreiche Menschen mit Bürotätigkeiten dazu angehalten, im Homeoffice ihre Aufgaben zu erledigen. Und das voraussichtlich über mehrere Wochen hinweg. Plötzlich weicht das Gefühl von Freiheit und Sicherheit der Enge und dem Unwohlsein und die eigentliche Chance wird zum Stressfaktor. Aber muss das so sein?
Die Herausforderungen der Heimarbeit: Organisation, Konzentration, Motivation
Natürlich macht es einen entscheidenden Unterschied aus, ob ich einmal im Monat von zuhause aus Leistungen erbringe oder einen ganzen Monat am Stück. Die Herausforderungen liegen auf der Hand:
Zum ersten sind viele organisatorische Dinge zu klären: Verfügt das Unternehmen über die nötige Hard- und Software, um sämtliche Mitarbeiter zu befähigen, auch außerhalb des Firmengeländes fleißig zu sein? Wird jedem Mitarbeiter Laptop und Monitor gestellt oder muss auf private Devices zurückgegriffen werden? Wie sieht es dann mit dem Datenschutz aus? Gibt es Programme, um weiterhin die optimale Vernetzung zu gewährleisten?
Es verlangt weiterhin mehr Selbstdisziplin, im ablenkungsreichen Heimarbeitsplatz (Social Media, TV, Kinder, Kühlschrank, Couch) genauso akribisch Berichte zu lesen oder zu erstellen, Kundenanfragen zu beantworten, Controlling zu betreiben, Personalanliegen zu verfolgen oder Tickets zu lösen wie in den Büroräumen.
Der fehlende Sozialkontakt zu den Kollegen, die kurzen Unterbrechungen beim gemeinsamen Kaffeetanken und die Face-to-Face-Kommunikation nagen an der Motivation und fordern noch mehr Konzentration. Denn während man mit Bürokollegen auch mal kurz spontan Brainstormen, sich gegenseitig mit Ideen bereichern und so auch mal dem eigenen Hirn kleine Denkpausen gönnen kann, ist das allein schon schwieriger.
Tückisch kann auch die Frage nach dem Arbeitsplatz innerhalb der Wohnung oder des Hauses sein. Gibt es keinen Schreibtisch oder ist dieser aktuell in Beschlag durch den Partner, der ebenfalls im Homeoffice sitzt, muss eventuell der Esstisch umfunktioniert werden. Kommt die Familie dann an diesem zusammen ist ein Umzug gefragt. Störfaktoren wie laute Geräuschkulissen durch Mitbewohner oder Nachbarn sind zusätzlich strapaziös.
Mehr Flexibilität dank Homeoffice: Kein Fahrtstress, mehr Denkpausen
Und dennoch: Homeoffice in Krisenzeiten kann auch etwas Gutes haben. Sprechen wir also über diese:
Gewonnene Zeit
Wie praktisch, wenn der Arbeitsweg entfällt. Das bedeutet: Kein nerven- und benzinfressendes Stop-and-Go, kein Stau, keine überfüllte Bahn oder ein verspäteter respektive ausfallender Zug, im Idealfall sogar Ausschlafen. Wer im Homeoffice arbeitet, wird schnell merken, dass er Zeit geschenkt bekommt. Die meisten Minuten gewinnt man durch die wegfallenden An- und Abfahrtszeiten. Aber auch beim Mittagessen kann sich der Zeitgewinn äußern, indem keine Warteschlange vor der Kantine oder Mikrowelle mehr zwischen Ihnen und Ihrem Essen steht.
Kurze Denkpausen für mehr Denkkraft
Auch im Homeoffice gilt: Bei einer Denkblockade oder einem temporär unlösbar scheinenden Problem lieber mal eine Pause einschieben statt Frustration. Kommen Sie in einem Gedankenkonstrukt, mit einem Vertrag, einem Kundenprojekt etc. nicht weiter, dann machen Sie lieber 5 Liegestütze, Yoga-Asanas oder vertreten sich die Beine auf dem Balkon, statt sich im Grübeln zu verlieren. Da Sie niemand schräg anschauen kann, dürfen Sie sich so ablenken, wie es für Sie das Beste ist: Sei es mit einem Mini-Sport-Intervall, einer Kuscheleinheit für den Hund oder einer Kaffeepause im Garten.
Isolation muss nicht sein
Wer seine Kollegen vermisst und allmählich glaubt, einen Lagerkoller zu erleiden, der kann auf die Vielzahl an technischen Hilfsmitteln und modernen Tools zurückgreifen. Ob Chat oder Videoanruf (etwa via Microsoft Teams) – die digitalen Möglichkeiten der nahtlosen Kommunikation und Verknüpfung sind gegeben. Plus: Wer einmal am Tag einer Videokonferenz oder einem Videochat beiwohnt, läuft nicht Gefahr, dem vielseits gefürchteten Clochard-Look verfallen, weil er sich wie für den Gang ins Büro herausputzt. Gut, um sowohl sich selbst als auch dem Gegenüber Respekt zu erweisen.
Gute Einfälle schnell festhalten
Es ist bewiesen, dass Schlaf- und Arbeitsplatz idealerweise voneinander getrennt werden sollen, damit wir im Ruhemodus komplett abschalten können, ohne an offene Aufgaben zu denken. Aber: Es ist doch ungemein praktisch, einen eingehenden Geistesblitz in den eigenen vier Wänden mit der Minute einfangen zu können, auch wenn er einen abends kurz vor der Prime Time trifft. Im Homeoffice können wir schnell zu unserem Notebook greifen, Notizen verfassen und eine Präsentation erweitern, während wir andernfalls viele Dinge auf morgen schieben, um sie im Büro zu erledigen. Nicht selten hat man den Einfall dann über Nacht im Land der Träume verloren und ärgert sich am nächsten Tag. Dieses Risiko ist im Homeoffice bedeutend geringer! Auch die kreative Annäherungsweise an Themen kann hier begünstigt werden: Die Bewegung durch das Auf-und-Ab-Tigern durch die Räumlichkeiten beflügelt das Denken und stört keine Kollegen. Braucht man eine kleine Abwechslung zum neu eingerichteten Arbeitsplatz, kann man auch mal auf der Couch, dem Balkon oder Garten produktiv werden – solange das WLAN eben reicht.
Fazit: Homeoffice richtig nutzen
Konzentrieren wir uns auf die Vorzüge des Homeoffice, die wir unter „normalen Umständen“ sehr schätzen würden. Freuen wir uns darüber, besonders viel Zeit in der vertrauten Umgebung verbringen zu dürfen und Zeitplan und Aufgaben – wenn der Chef es erlaubt – individuell an unseren Biorhythmus anzupassen. Nutzen wir morgens die zusätzlichen Minuten, um uns im Bett noch einmal dankbar umzudrehen, mit einem Morgenkaffee auf dem Balkon Frischluft zu schnuppern, einen kleinen Wachwerd-Spaziergang zu unternehmen oder alternativ vom Bett auf den Stuhl zu rollen und direkt zu starten.
Teams-Schnellstart im eigenen Intranet: Das Teams-Onboarding-Portal kurz erklärt
Microsoft Teams schnell einführen: Das wollen zurzeit viele Unternehmen und Organisationen tun. Im Netz finden sich dazu etliche Leitfäden für Anwender, ob als Video oder Textbeitrag. Darüber hinaus bieten IT-Dienstleister, wie auch synalis, virtuelle Anwenderschulungen an.
Mit dem Teams-Onboarding-Portal wollen wir Ihnen auf Ihrer Reise gen Digitalisierung ein Stück entgegenkommen. Die Inhalte haben wir für Sie vorab ausgewählt und vorstrukturiert, um die vielen Informationen über Microsoft Teams besser verdaulich zu gestalten. Die Seite basiert auf Microsoft SharePoint Online und wird in Ihrem eigenen System bereitgestellt. Damit gewinnen Sie folgende Vorteile:
Volle Kontrolle über die Inhalte sowie die Möglichkeit zur Anpassung
Die Seite kann im Look & Feel Ihres Intranets gestaltet werden
Die Inhalte sind auf Deutsch (optional: auch auf Englisch)
Das Portal bietet verschiedenen Anwendertypen eine gute Lerngrundlage über unsere drei Bereiche:
ENTDECKEN: Die wichtigsten Funktionen von Microsoft Teams für den Schnellstart ins System
LERNEN: Tiefergehendes Wissen in Form von E-Learnings zu den wichtigsten Microsoft Tools
TESTEN: Ein virtueller Sandkasten, um Teams direkt selbst und risikofrei auszuprobieren
Im Video zeigen Caren Görtz, Entwicklerin bei synalis und Ramy Bouslimi, Consultant, wie das Portal aufgebaut ist!
