Einsatz für den KYC Check – Digital Management Blog

Dr. Elena Scherschneva ist Österreichs führende Trainerin im Bereich der Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Im Interview habe ich mit ihr über die Bedeutung des KYC-Prinzips, die sich daraus ergebenden Verpflichtungen und den Prüfungsprozess gesprochen.

Banken, Kreditinstitute und weitere Finanzdienstleistungsunternehmen kennen das Prinzip des Know-Your-Customer-Checks ganz genau. Sie sind bereits seit vielen Jahren verpflichtet, ihre Geschäftskunden zu identifizieren und zu überprüfen. Aber was genau heißt das? Und ist nur das Finanzwesen betroffen? Gibt es Konsequenzen, wenn die Prüfpflicht missachtet wird?

Eines vorweg: Im Sinne des Geldwäschegesetzes müssen die sogenannten gesetzlich Verpflichteten die Identität ihrer Kunden kennen, noch bevor sie eine Geschäftsbeziehung anbahnen. Dies betrifft eine Vielzahl von Unternehmen und Personengruppen – also nicht nur den Finanzsektor. Mit der Identität des Kunden können und sollen mögliche Straftaten wie Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und weitere Arten der Wirtschaftskriminalität aufgehalten und bekämpft werden.

Liebe Frau Dr. Scherschneva, wie würden Sie das Know-Your-Customer-Prinzip beschreiben und weshalb ist es so wichtig?

Das Know-Your-Customer-Prinzip bedeutet, wie der englische Name bereits sagt, dass Sie als verpflichtete Berufsgruppe Ihre Kunden kennen müssen. Dazu gehört es unter anderem, dass Sie die Identität des Kunden feststellen, wirtschaftliche Eigentumsverhältnisse prüfen und in Erfahrung bringen, welche Art von Geschäften der Kunde mit Ihnen durchführen will. Nur dann sind Sie in der Lage, Abweichungen in seinem Verhalten wahrzunehmen und mögliche Verdachtsmomente zu erkennen.

Mit welchen Strafen müssen Verpflichtete rechnen, wenn sie ihrer Verpflichtung nach dem Geldwäschegesetz nicht nachgehen?

Das Geldwäschegesetz sieht Strafen für Verpflichtete vor – diese können je nach Verstoß von einer bloßen Abmahnung bis hin zu Strafen in Millionenhöhe reichen. Wenn es sich über den Einzelfall hinaus um systematische Verstöße handelt, kann einem Unternehmen sogar die Konzession oder eine andere Berufsberechtigung entzogen werden.

Wann müssen Legitimationsprüfungen durchgeführt werden? Gibt es Grundsätze, die beachtet werden müssen, z.B. wie oft Prüfungen stattfinden sollten?

Grundsätzlich muss der gesamte KYC-Prozess vor Begründung einer Geschäftsbeziehung durchgeführt werden. Die Häufigkeit der Aktualisierungen wird risikobasiert – also je nach individueller Einstufung des Kunden in eine bestimmte Risikogruppe – durchgeführt. Konkrete Anhaltspunkte finden Sie in Informationsschreiben und Empfehlungen Ihrer zuständigen Aufsichtsbehörde.

Sollten Unternehmen bzw. Personen, die einen KYC-Check durchführen, speziell geschult werden? Und wenn ja, weshalb?

Wie jedes Handwerk muss auch die Überprüfung von Personen und Unternehmen gelernt und geübt werden. Regelmäßig Schulungen sind daher unumgänglich. Die Prüfungsergebnisse bilden das Fundament für die Compliance-Sicherheit in Ihrem Unternehmen. Auch wenn Sie diese Checks auslagern müssen Sie sichergehen, dass der Beauftragte seine Aufgabe präzise und mit dem nötigen Know-how durchführt.

Worauf ist im KYC-Prozess zu achten und welche Regeln gibt es z.B. in Verbindung mit einem Nachweis der Sorgfaltspflicht?

Neben den bereits erwähnen Angaben zum KYC müssen Sie auch prüfen, ob Ihr Kunde eine politisch exponierte Person (PEP) ist oder aus anderen Gründen ein erhöhtes Risiko für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung in sich birgt. Die wichtigste Regel dabei ist, dass das Prüfungsergebnis für Sie plausibel sein sollte. Sie müssen das Geschäftsmodell des Kunden verstehen und risikobasiert einer Risikoklasse zuordnen. Abhängig davon gestalten sich dann auch die erforderlichen Maßnahmen und Prüfungsintervalle. Besonders wichtig ist, dass Sie alle Ihre Schritte dokumentieren und die eingeholten Dokumente und Unterlagen sorgfältig aufbewahren.